Использование формы для просмотра и редактирование записей в табличной БД

Вопросы занятия:

·        формы в базах данных;

·        представлением табличной базы данных с помощью таблицы и формы.

На прошлом уроке мы с вами создали собственную базу данных «Планеты Солнечной системы». Записи нашей базы данных мы просматривали и редактировали в виде таблицы, когда записи образуют строки в этой таблице.

Такое представление базы данных очень удобно, потому что позволяет просматривать несколько записей одновременно. В этом заключается достоинство табличного представления баз данных.

Но часто базы данных включают большое количество записей и представление в виде таблицы не позволяет видеть полностью всю информацию на экране. Либо база данных может содержать много полей, а в значениях полей будет много символов. В таком случае все поля таблицы не поместятся на экране, а значения полей будут не видны полностью.

Форма – это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных.

Или другими словами Форма в базах данных - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка, в котором есть ряд поименованных (подписанных) полей для ввода информации. Пользователь заполняет эти поля информацией, и она автоматически заносится в соответствующие таблицы базы данных.

Смысл формы заключается в том, что пользователь получает возможность заполнять только некоторые из полей. Это снижает количество ошибок и упрощает работу.

Форма предоставляет возможности для:

·        ввода и просмотра информации базы данных;

·        изменения данных;

·        печати;

·        создания сообщений.

К основным преимуществам формы можно отнести:

·        возможность во время создания формы выбирать какие поля базы данных включить в форму.

·        затем эти поля можно расположить в окне формы в порядке, удобном для работы.

·        также можно изменять дизайн формы (размер, цвет и другие свойства) элементов и надписей.

Проще говоря с помощью формы создаётся графический интерфейс доступа к базе данных. В форму можно включать элементы управления. К ним относятся: надписи, текстовые поля, бланки, флажки, кнопки переключателей, графические объекты.

При желании можно создать форму для каждой таблицы базы данных, а также разработать формы, которые позволяют добавлять данные сразу в несколько таблиц.

Обычно на форме размещаются надписи, являющиеся именами полей базы данных, и текстовые поля, содержащие данные из базы данных.

Рассмотрим структуру формы.

Любая форма может включать следующие разделы: область заголовка, область данных и область примечания.

Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение — их содержимое не связано напрямую с таблицей или запросом, на котором основана форма. 

Раздел «Заголовок формы» может располагаться в верхней части формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления.

Раздел данных имеет содержательное значение — в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.

Раздел «Область данных» является основной частью формы. Данный раздел содержит данные, полученные из таблиц или запросов базы данных. В область данных можно добавлять элементы управления (переключатели, флажки, списки, текстовые поля, кнопки и другие элементы).

Теперь давайте практически попробуем создать форму для просмотра данных, для таблицы «Планеты Солнечной системы» и форму для заполнения таблицы «Класс»

Создание формы можно проводить двумя способами:

1. В режиме дизайна (сложный путь), который позволяет создать форму, указав источник данных, элементы управления и их свойства;

2. С помощью Мастера для создания форм (более простой путь), который с помощью серии диалоговых панелей помогает в создании формы.

Итак, создадим форму для базы данных «Планеты».

Будем создавать форму с помощью Мастера для создания форм.

Откроем файл базы данных, в котором нужно создать форму. Теперь в области окна базы данных выбираем значок Формы и далее: Использовать мастер для создания формы.

Мастер форм предложит нам следующие шаги:

1 Шаг. Выбор поля.

Здесь в окне Таблицы или запросы выбираем таблицу или запрос, по которым мы будем создавать форму. В нашем примере для таблицы «Планеты Солнечной системы» выберем все поля. И нажимаем Дальше.

2 Шаг. Установка субформы.

Субформа – Это такая форма, которая является вложенной в другую форму. Субформа используется для отображения данных из таблиц или запросов типа «один ко многим». Если выбрать Добавить субформу, то нужно будет выполнить два дополнительных шага, в которых необходимо выбрать нужные пункты, аналогично шагу один. В нашем случае субформа не нужна, и мы переходим сразу к шагу 5.

5 Шаг. Расположить элементы управления.

На этом шаге мы должны выбрать, каким образом будет расположение элементов на форме. В разделе расположение головной формы выберем первый вариант: столбцы – подписи слева и нажимаем Дальше

6 Шаг. Установка источника данных.

Здесь производится выбор режима источника данных.

В зависимости от потребностей форма может использоваться для отображения всех данных или только для ввода новых данных, также можно запретить изменение существующих данных и добавление, удаление данных.

Мы выбираем вариант «форма для отображения всех данных». Нажимаем Дальше

7 Шаг. Применить стили.

Выберем стиль. В разделе Применить стиль выбираем светло-серый, а в разделе Обрамление поля – трёхмерный вид. Нажимаем Дальше

8 Шаг. Задать имя.

Зададим имя формы и выберем действие после заполнения формы. Нажимаем кнопку Готово и в результате получаем следующую форму.

Полученная форма имеет слишком мелкий шрифт. Вид формы можно изменять в Режиме разработки. Чтобы открыть Режим разработки нужно щёлкнуть по кнопке Режим разработки, в нижнем ряду второй слева.

В созданной нами форме базы данных «Планеты» нужно увеличить размер шрифта. Также можно увеличить некоторые поля вывода числовых значений, например, для того чтобы большие числовые данные в них помещались.

Выделяем поле с надписью и нажимаем два раза мышкой.

Откроется диалоговое окно Свойства. Здесь устанавливаем необходимые параметры (в том числе размер шрифта).

Проделаем действия для всех полей.

Для того чтобы изменить параметры надписи и поля по отдельности их нужно разгруппировать.

Выделяем надпись и поле, нажимаем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем пункт Группировка-Разгруппировать. Проделаем данные действия для всех остальных полей.

Теперь форма для базы данных «Планеты» готова.

С её помощью можно просматривать записи, редактировать их или вводить новые записи.

После открытия форма содержит запись номер один. При работе с формой для перехода от одной записи к другой необходимо воспользоваться панелью Запись, которая находится в нижней части окна формы.

Также можно в поле номера записи ввести номер искомой записи.

Давайте попробуем создать форму для ввода данных. Откроем таблицу класс. Как видите, она не заполнена. Заполним её с помощью формы.

Итак, в области окна базы данных выбираем значок Формы и далее: Использовать мастер для создания формы.

1 Шаг. Выбор поля.

Здесь в окне Таблицы или запросы выбираем таблицу или запрос, по которым мы будем создавать форму. В нашем примере для таблицы «Класс» выберем все поля. И нажимаем Далее.

5 Шаг. Расположить элементы управления.

выберем второй вариант: столбцы – подписи сверху и нажимаем Далее

6 Шаг. Установка источника данных.

Здесь производится выбор режима источника данных.

Здесь мы должны выбрать Форма используется только для ввода новых данных. Нажимаем Далее

Далее применяем стиль и задаём имя. Затем нажимаем кнопку Готово. В результате получаем следующую форму …

Попробуем ввести несколько данных. В окне номер установлено свойство автозаполнение, поэтому нам его заполнять не нужно. Записываем данные в окно фамилия, например, Алейников, имя – Павел, класс 11 А.

На панели запись нажимаем следующая или можно нажать клавишу Enter. Заполняем следующие записи. Теперь закрываем окно формы и переходим в окошко таблица. Щёлкнем два раза мышью по таблице класс. Обратите внимание, мы заполнили таблицу записями с помощью формы.