Дистанционный этикет

Согласитесь, что для любого человека в трудоспособном возрасте основным источником дохода является его трудовая деятельность, которую он может осуществлять благодаря своим знаниям, умениям и навыкам. Правда при этом реалии современного мира по-своему оказывают влияние на трудовые отношения между работником и работодателем.

Например, после прокатившейся по миру пандемии COVID-19 самоизоляция открыла многим работодателям глаза на экономические преимущества работы сотрудников в удалённом режиме. Поскольку если сотрудник работает дома, то компания сокращает свои расходы на аренду офиса, оборудование рабочего места, коммунальные услуги, вспомогательный офисный персонал, канцелярские товары и так далее.

В свою очередь работникам формат удалённой работы также прошёлся по душе, ну, как минимум, потому что отпала необходимость тратить время на дорогу для поездки на работу, и теперь можно работать в любом удобном для сотрудника месте, хочешь – в квартире или даче, а хочешь – в кафе или на пляже. Да и строго дресс-кода, придерживаться которого требовали работодатели, для работающих из дома теперь просто не существует.

Эксперты считают, что удалённая работа пришла навсегда и пока государство работает над формулировкой соответствующих законов, работники и работодатели договариваются между собой об этической стороне вопроса. В том числе и о правилах дистанционного этикета, для удалённой работы. В самом деле, ведь когда не было пандемии, все же соблюдали какие-то правила этикета на работе, верно? Ну не сидели сотрудники в трусах на своём рабочем месте, или не говорили друг с другом, отвернувшись к стене? А что случилось сейчас? Согласитесь, что быть вежливым через экран компьютера так же сложно, как и в повседневной жизни.

Поэтому мы можем говорить о том, что дистанционный этикет – это набор правил и рекомендаций, которые помогают нам быть профессиональными и эффективными, когда мы работаем из дома или в другом месте, то есть не в офисе.

Прежде чем начать знакомство с дистанционными правилами вежливости, нужно обратить своё внимание на то, что в большинстве, все они касаются использования дистанционных каналов связи, таких как: электронная почта, чаты и мессенджеры, и видеосвязь. Именно по этим каналам связи и происходит общение между коллегами по работе, заказчиками и исполнителями, работодателями и работниками, при удалённой работе.

Некоторые «правила дистанционной вежливости» универсальны для всех каналов связи, например:

· Необходимо сразу ответить на сообщение, как только оно пришло, иначе можно просто забыть об этом. В том случае если быстрый ответ не требуется, то необходимо просто сообщить о получении такого сообщения. Хорошие варианты для такого ответа, могут быть очень простыми, например такими как: «ок», «принял информацию», «вопрос понял, ответ будет готов к…» и так далее.

· Если для подготовки ответа «по существу» нужно время, то об этом тоже следует уведомить собеседника. Поэтому, всегда следует помнить о том, что «Ничто не раздражает так, как молчание и неизвестность и письмо в пустоту такое себе удовольствие».

· Нужно обеспечить безопасность канала связи, для того чтобы личные данные и рабочая информация не попала в чужие руки. Как минимум, стоит придумать надёжный пароль и не хранить его на видном месте перед своим компьютером.

· Всегда стоит заранее уведомить коллегу о назначенной встрече или собрании (например, отправить приглашение-напоминание в его электронный календарь), поскольку человек может просто забыть об этом.

· Следует определить общие правила дистанционного обращения друг к другу в коллективе («Ты» или «Вы»).

Дело в том, что, как и в реальной жизни, в онлайн-формате к старшим коллегам по возрасту всегда нужно обращаться на «ВЫ», так же, как и к незнакомым коллегам, а на «ТЫ» следует обращаться только к коллегам, с которыми вы дружите или близко общаетесь.

Конечно, есть и более сложные ситуации, когда данное правило может быть нарушено. Например, если на работе все коллеги, несмотря на возраст, обращаются друг другу на «ТЫ», то нужно использовать эту форму обращения. С другой стороны, если человеку нужно обратится к своему другу или родственнику, который является начальником, в общем чате, лучше его будет называть по имени и отчеству или на «ВЫ», так как в этом случае демонстрировать свои дружеские или родственные отношения будет не совсем уместно.

Но у каждого канала связи есть и свои правила дистанционной вежливости, давайте познакомимся с ними более подробно. И начнём мы наше знакомство с самого старейшего канала связи электронной почты, так называют способ обмена электронными письмами с помощью сети Интернет.

Для этого канала связи характерны следующие правила дистанционного этикета:

· При первом обращении к адресату стоит соблюдать классическую структуру электронного письма: «Приветствие – сам текст – прощание и подпись с должностью и контактами». Позднее, собеседником, можно договориться о том, какие, части электронного письма и в каких случаях можно будет не писать (например, при ответе подписываться только своим именем или пропустить приветствие)

· Тема письма должна сразу давать представление о его содержании. Она должна быть чётко сформулирована и понятна адресату.

· Не стоит злоупотреблять флажками и другими символами, которые говорят о важности и уведомлениями о прочтении.

· Всегда стоит проверять целостность письма, особенно если оно предполагает прикреплённые файлы и картинки, необходимые для ответа. Согласитесь, получится очень неудобно просить ответ по очень важному графику, когда сам график не был отправлен с письмом.

· Необходимо, стараться отвечать на все вопросы, заданные в письме.

· Всегда стоит помнить о том, что заставлять ждать ответа на письмо больше суток всегда невежливо. Правда если сам отправитель письма не напишет, что ответ ему нужен не в ближайшее время, а, например, в течении месяца.

· Очень важно, определите стиль общения, а именно насколько формальным он может быть с коллегами, а насколько со своими руководителями.

Как правило в переписке со старшими по должности людьми нужно использоваться официальный стиль общения, который подразумевает использование формального языка и уважительного тона по отношению к собеседнику. Официального стиля при написании электронных писем рекомендуется придерживаться и при обращении к коллегам по работе, которые находятся в равных должностях, а также при обращении начальника к своему подчинённому.

При написании писем в том числе и по рабочим вопросам, можно использовать и дружеский стиль общения, который основан на неформальных отношениях и доверии коллег по работе друг к другу. Такое общение может происходить как в рамках личных отношений, так и в профессиональной сфере и предполагает использование более свободной формы общения, включая шутки, иронию и неформальный язык. Дружеское общение направлено на установление хороших отношений, поддержание контактов и создание дружественной атмосферы. При дружеском общении могут быть использованы такие слова, как: «старина», «коллега», «дорогой друг» и другие.

И конечно же при написании рабочих писем, никогда не стоит использовать фамильярный стиль общения – это общение, допустимое только среди очень близких друзей, иногда с использованием шуток и прозвищ, и отсутствием официальных титулов.

Следующий канал связи, на который мы обратим своё внимание – это чаты и мессенджеры. Мессенджеры – это приложения для обмена сообщениями в реальном времени и если мессенджер подразумевает прежде всего общение между двумя людьми, то вот в чатах могут общаться неограниченное количество пользователей. Кстати, сами чаты можно создавать в мессенджерах.

· Как и в обычной жизни, при общении с людьми в чатах и мессенджерах необходимо поддерживать культурный уровень общения.

· Всегда следует помнить о том, что при переписке в мессенджере, не слышно интонации, поэтому можно случайно обидеть коллегу неправильно поставленным смайликом, даже если это было «в шутку».

· Несмотря на то, что, в чате общение происходит в основном в формальной форме, следует не забывать о том, что чат – это прежде всего рабочий инструмент. Поэтому не стоит писать туда сообщения по не рабочим вопросам особенно в выходные дни, а также скидывать весёлые видеоролики, картинки и мемы.

· В большинстве рабочих чатов существуют запрет на голосовые сообщения, которые многие из нас очень любят. Этот запрет объясняется тем, что прослушивание голосового сообщения отнимает гораздо больше рабочего времени, чем чтение текста в сообщении. Поэтому признак уважения к коллегам – это письменные сообщения, составленные по всем правилам орфографии и пунктуации. 

Ну если необходимость сказать что-то словами всё же есть, то для этого можно воспользоваться обычным телефоном. Правда при этом тоже стоит помнить о том, что звонить по рабочим вопросам стоит только в рабочее время, а звонок без предупреждения оправдан только в экстренных случаях.

Если абонент не может ответить на звонок, правила дистанционной вежливости требуют прислать сообщение с просьбой перезвонить позднее или обещанием сделать это самому. Тогда, инициатор разговора точно будет знать, что его не проигнорировали, а значит, набирать номер повторно не стоит.

· Всегда нужно упоминать того участника чата, к кому адресован вопрос или ответ. Иначе он не узнает, что кто-то его о чём-то спрашивает или отвечаете на его комментарий.

· Если в рабочем чате допустимо использование сленга или сокращении (например, таких как, «ИМХО», «OMG», «КЕК» или других «своих словечек»), нужно убедиться в том, что все их понимают, особенно люди старшего поколения.

· Необходимо помнить и том, что сообщение в групповом чате может видеть не только адресат, но и другие участники чата, поэтому всегда стоит быть вежливым, воздерживаться от оскорблений, провокаций, угроз и клеветы, уважать мнение других участников чата и высказывать исключительно конструктивную критику. Иначе можно попасть в неловкую ситуацию.

Последний канал коммуникации, который мы рассмотрим это видеосвязь. Вполне вероятно, что он вам знаком больше всего, так как многие уже столкнулись с дистанционным форматом обучения. При использовании видеосвязи для удалённой работы, всё происходит практически также, как и при дистанционном уроке в школе. Да и по-хорошему правила дистанционного этикета в этом случае для школьника и для сотрудника солидной компании будут тоже очень похожи. Но обо всём по порядку.

· Прежде всего, никогда не стоит забывать о приличном внешнем виде, своём и окружающей обстановке, несмотря на то что перед человеком не другой живой человек, а картинка на экране монитора. Согласитесь, что как минимум будет неприлично, если человек занимающий высокую должность в компании начнёт общаться со своими починенными по видеосвязи принимая одновременно душ и наоборот. Ведь, как говорят многие работающие дома люди «До пандемии я же не приходил голый в офис. Что поменялось?».

По-хорошему, работая дома, можно оформить настоящий офис своей мечты – например, поставить на стол цветы, повесить рядом плакат любимой музыкальной группы, зажечь свечи или включить фоновую музыку. Одним словом, у работающего человека дома, возможностей куда больше, чем в офисе.

· Необходимо заранее определиться, какой формат видеосвязи будет выбран для общения с собеседником. Это может быть полноценный видеоформат, когда собеседники смогут друг друга видеть или аудио формат, проктором будет достаточно демонстрации экрана и голосового сопровождения.

· Если время для видеозвонка не подходит, то необходимо сразу предложить собеседнику другие удобные варианты для связи. Вполне возможно, что рабочие вопросы удастся согласовать или в чате, или по телефону.

· Никогда нельзя опаздывать, особенно если видеоформат встречи предполагает участие более двух человек.

· Всегда нужно проверять исправность оборудования перед началом видеосвязи.

В заключении стоит отметить, что соблюдение правил дистанционного этикета не только помогает работать эффективно и достигать своих целей, но и поддерживать хорошие отношения с коллегами и руководством.

В конце нашего занятия ответьте на следующие вопросы.

1. Что такое дистанционный этикет?

2. Чем правила дистанционного этикета отличаются от правил этикета в обычной жизни?

3. С какими правилами дистанционного этикета вы уже сталкивались?