Бюджет компании

Согласитесь, что какого бы размера ни была компания, она стремится заработать деньги и потратить их на развитие бизнеса. Поэтому важно правильно корректировать финансовые потоки, составлять сметы, разбираться, куда уходят деньги фирмы, чтобы не допустить банкротства и работы в минус.

Именно бюджет служит одним из главных инструментов организации и управления деятельностью любой компании. Он представляет собой расчётную и в некотором роде ограничительную смету доходов и расходов, спланированных на определённый период времени.

В зависимости от того, к какой категории расходов и доходов применяется бюджетный расчёт, в компании составляются различные формы бюджета: операционный, финансовый, инвестиционный.

Операционный бюджет – это бюджет, который прогнозирует доходы и расходы в следующем операционном периоде (например, на месяц, на квартал, на год), включая прогнозы продаж, производства и операционных расходов.

Финансовой бюджет – это бюджет, отражающий ожидаемые финансовые последствия для предприятия. Включает в себя ожидаемый балансовый отчёт, отчёт о прибылях и отчёт о движении денежных средств.

Инвестиционный бюджет – это бюджет, в котором отражаются все притоки и оттоки денежных средств по инвестиционной деятельности предприятия.

Данные формы бюджета как правило входят, в так называемый сводный бюджет – это план деятельности компании на установленный период времени (бюджетный период), выраженный в ряде целевых (бюджетных или плановых) показателей, охватывающих все сферы деятельности предприятия и подразделения, составляющие его организационную структуру.

Для жизни завода или офиса, предприятия любой формы деятельности жизненно необходимо грамотно распределять денежные потоки. Следует эффективно управлять текущими возможностями, чтобы преумножить будущие, поскольку правильно составленный бюджет помогает в достижении компанией задуманных стратегических задач. Процедура составления и принятия бюджетов компании называется бюджетированием.

Бюджетирование призвано реализовать следующие цели:

·                     Оценка состояния компании на текущую дату (насколько эффективно функционирует фирма и нуждается ли её деятельность в корректировке).

·                     Регулярное планирование деятельности на основе показателей, характеризующих текущую деятельность.

·                     Утверждение планов, призванных сэкономить средства и распоряжаться ими грамотно.

·                     Эффективное использование всех имеющихся ресурсов (так, чтобы они приносили максимальную прибыль, а издержки были минимально возможными).

·                     Подробное изучение основ инвестиционной деятельности (внедрение данной сферы с целью получения дополнительного дохода).

·                     Рассмотрение запланированных проектов на предмет их необходимости и возможной прибыли для предприятия.

·                     Развитие и дальнейшее укрепление дисциплины предприятия в общем и конкретно по финансовым вопросам.

·                     Координация всех уровней компании для получения максимальных результатов деятельности.

·                     Обеспечение подробного анализа всех имеющихся затрат (бюджетирование затрат позволяет уменьшить расходы предприятия и направить сэкономленные средства на другие цели компании).

·                     Наличие отработанной системы контроля исполнения поставленных задач нижестоящим уровням.

·                     Мотивация наёмного персонала в достижении высоких результатов для целей организации.

·                     Следование установленному законодательству и принятым договорным обязательствам.

Как мы видим, перечень целей, которые решаются с помощью бюджетирования, достаточно велик, и мы можем сделать вывод, что данный процесс в деятельности компании играет очень важную роль.

Организация бюджетирования – это целый комплекс мер, направленный на повышение эффективности управления финансами.

На каждом предприятии может быть своя специфика, поэтому единой модели бюджетирования не существует. Каждая компания разрабатывает свои задачи, которые необходимо решить путём внедрения механизма общего контроля денежных потоков. Однако функции бюджетирования имеют общую направленность для любого предприятия.

Основными функциями бюджетирования являются:

· Планирование. Позволяет грамотно распределить ресурсы компании от второстепенных целей к первостепенным. Превращает результаты и затраты в денежное выражение. Позволяет проработать собственную стратегию бизнеса.

· Учёт. Эта функция позволяет руководителю компании быть в курсе трат, доходов предприятия. Помогает в анализе результатов достигнутых или недавно намеченных целей.

· Контролирование. Контроль за работой организации необходим. Бюджет помогает сравнивать фактическую информацию, получаемую от подразделений компании, с плановыми показателями. Благодаря этому сравнению выявляются недостатки в отстающих сферах развития и появляется возможность дальнейшего превращения их в преимущества.

Планирование и распределение доходов и расходов – это отдельный этап в деятельности предприятия, который принято называть бюджетным циклом. Данный процесс повторяется с принятой на предприятии периодичностью и носит циклический характер.

Всего существует три основных фазы бюджетного цикла:

· Планирование. На данном этапе происходит изучение текущих показателей, на основе которых составляется план для будущей реализации. Это важный шаг, так как именно от него зависит дальнейшая деятельность компании. Если что-то упустить, то исправление ошибок может дорого обойтись. Важно учесть возможные риски и пути их минимизации. Разрабатывается конкретный перечень направлений, которым должна следовать фирма в ближайшие несколько месяцев или лет.

· Реализация. Стадия включает набор действий, способствующих продвижению запланированных задач. Важно чётко следовать намеченному плану и своевременно осуществлять корректировку действий. Это поможет сократить затраты и реализовать цели в установленный срок. Фаза включает в себя совокупность действий всех подразделений фирмы, которые могут так или иначе повлиять на результат. Весь период реализации задач разбивается на несколько мелких промежутков, в которые также уместно поставить соответствующие планы. Это поможет своевременно скорректировать показатели, понять их целесообразность или устранить возникшую проблему.

· Завершение. На данном этапе подводится итог деятельности компании и двух предыдущих этапов. Сравниваются показатели, поставленные в качестве целевых, и достигнутые. Если между ними существенная разница, то компания функционировала крайне неэффективно. При соблюдении запланированных норм ставятся цели на следующий период, выполнение которых будет способствовать дальнейшему процветанию фирмы.

Сама же процедура формирования бюджета определяется руководством компании. Причём бюджеты могут формироваться как «снизу-вверх», так и с «верху-вниз». Так, бюджет, составленный снизу-вверх, предусматривает сбор бюджетной информации от исполнителей к руководителям нижнего уровня и далее – к руководству организации, которая и принимает итоговое решение. Например, сотрудники технического отдела, составляют сметы, по оснащению рабочих мест компьютерами и оргтехникой, эта смета сперва попадает к руководителю отдела, а затем к руководству компании, который и принимает итоговое решение.

В свою очередь, бюджет, составленный сверху вниз, требует от руководства компании чёткого понимания основных особенностей организации и способность формировать реалистичный прогноз на рассматриваемый период. Поскольку в этом случае руководитель самостоятельно планирует расходы и доходы, создаёт сметы для отделов, в которые они должны вложиться.

Кстати, многие финансовые консультанты считают, что наиболее эффективный способ добиться продуктивного взаимодействия всех структур внутри компании – это объединённый способ формирования бюджета. В этом случае информация поступает от руководства, но и мнение сотрудников имеет важную роль, а любые несоответствия решаются по мере их возникновения общими усилиями.

Помимо этого, бюджет делят по времени на долгосрочный и краткосрочный. Например, формой первого является планирование расходов на полгода или год. А второй тип подразумевает составление сметы на три месяца или неделю.

Могут быть профицитными или, наоборот, дефицитными. Например, если наблюдается превышение доходов бюджета над его расходами, то это – профицитный бюджет. Если компания по расходам превысила доходность, то подобный бюджет называют дефицитным. Есть так же и сбалансированный принцип формирования и исполнения бюджета, состоящий в количественном соответствии расходов источникам их финансирования.

К сожалению, многие предприниматели считают бюджет монолитной глыбой. То есть если траты компании не были заложены в смету, то деньги не будут выделены на неожиданно возникшие расходы.

Это в корне неверное представление. Грамотное составление бюджета подразумевает гибкое планирование.

Например, у сотрудника IT-компании, сломался компьютер и его необходимо поменять. В бюджете этих расходов не предполагалось. Однако без компьютера сотрудник не сможет работать, значит, не сможет приносить прибыль компании. Поэтому если вы слышите от высшего руководства, что покупка не запланирована в бюджете, то перед вами человек ничего не смыслящий в бизнесе.

Когда говорят, что предприятия неверно составляют бюджет, – это миф. Ни один план не может быть выполнен полностью, потому что всегда будут проявлять себя форс-мажорные обстоятельства или человеческий фактор.

Однако бюджет поможет правильно среагировать, если что-то пойдёт не так.

Почему же возникают подобные мифы. Всё дело в том, что многие руководители неправильно составляют бюджет своего предприятия.

Например, при планировании продаж директор просит предоставить информацию о том, сколько компания собирается продать в следующем году. Хотя правильнее было поставить вопрос так: «Наша компания должна увеличить объём продаж в 10 раз в следующую пятилетку. А на следующий год отдел продаж должен предоставить перечень мероприятий для осуществления стратегического плана предприятия».

Другой ошибкой в составлении бюджета является неправильное планирование дебиторской и кредиторской задолженности. Вернее, отсутствие учёта стратегии предприятия при составлении плана подобной задолженности.

Например, во время дефицита денег в компании, руководители пытаются закупить большинство товаров в кредит. Это неблагоприятно сказывается на стратегии и ведёт к увеличению затрат. Поэтому иногда лучше воспользоваться банковским кредитом, чем покупкой товара от поставщика, поскольку последние могут завышать стоимость товаров.

Как вы уже догадались, процесс составления бюджета сам по себе требует тщательной и аккуратной организации. Ведь любое финансовое планирование может быть эффективным только при правильной оценке всех категорий расходов и доходов, вносимых в бюджет.

Например, техника составления бюджета, применительно к практике отечественных предприятий, предусматривает следующие шаги:

· Составляется бюджет продаж с учётом уровня спроса на продукцию предприятия, географии сбыта, категории покупателей, сезонных факторов и тому подобное. Это первый и самый ответственный шаг, так как оценка объёма продаж или оказанных услуг влияет на все последующие шаги.

· Далее производится расчёт коммерческих расходов, учитывая типы продукции, типы покупателей, виды реализации и тому подобное. Например, большую часть коммерческих расходов составляют затраты на продвижение товаров и услуг на рынки, рекламу, транспортировку и так далее.

· Затем, составляется бюджет производства, в котором обязательно учитываются производственные мощности, увеличение или уменьшения производственных запасов, величина внешних закупок сырья и материала.

· Важно рассчитать и управленческие расходы – это все расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью компании, то есть затраты на содержание сотрудников, коммунальные платежи, услуги связи и тому подобное.

· Ну и конечно же, составить балансовый отчёт, который характеризует финансовое состояние компании на конкретную дату.

· Одним из самых важных и сложных шагов в бюджетировании является, составление бюджета потока денежных средств компании, так как отдельно рассчитывается движение денежных средств по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности.

Практика показывает, что грамотное ведение бюджета на предприятии способствует повышению финансовой дисциплины, улучшению экономической обоснованности принимаемых решений, совершенствованию системы оперативного управления затратами, повышению профессиональных навыков персонала в области финансового управления.

В конце нашего урока давайте попробуем ответить на следующие вопросы.

1. Что такое бюджет компании?

2. Что такое бюджетирование?

3. Почему для любой компании очень важно грамотно планировать свой бюджет?