Составление и оформление делового письма

Цель урока: дать учащимся необходимый уровень знаний в области деловой переписки.

Технология разноуровневого обучения.

Тип урока: комбинированный урок

Методы обучения: фронтальный опрос, опрос по карточкам, беседа,  демонстрация наглядных пособий,  упражнения, самостоятельная работа учащихся с наглядным материалом.

Задачи урока:

Образовательные:

Познакомить учащихся с правилами переписки между организациями, разновидностями писем.

Рассмотреть, что такое стандарт для оформления деловых писем.

Какие требования предъявляет стандарт к оформлению письма, к подготовке рабочего поля документа.

Познакомить с правилами оформления реквизитов письма.

Закрепить приобретенные навыки при работе на ПК (оформление делового письма).

Выработать устойчивые навыки копирования машинописного текста (Приложение 1 и 2), используя возможности текстового редактора и в соответствии с требованиями делопроизводственного стандарта.

Развивающие:

Продолжить работу над формированием общеучебных умений: слушать объяснение учителя, самостоятельно выполнять задания учителя.

Совершенствовать навыки работы с документами.

Воспитательные:

Воспитание инициативности, творческого подхода

Воспитание трудовой дисциплины, ответственного отношения к процессу и результатам труда.

Материальное и дидактическое обеспечение урока: ПК, тетрадь, ручка, папки с образцами оформления писем, наглядный материал, карточки-задания, морфологические карты.

ХОД УРОКА

Организационная часть (1 минута). Контроль посещаемости и готовности к уроку. Объяснение хода и последовательности проведения уроков.

Вводный инструктаж (14 минут). Тема нашего урока – составление и оформление делового (служебного) письма. На практическом уроке Вы будете оформлять докладные записки по разноуровневым карточкам. Кто-то выполнит только 2 задания, кто-то 4 задания. Важно оформить документы без ошибок, правильно расположить реквизиты.

Фронтальный опрос предыдущей темы по вопросам:

1.     Дать определение документу – Докладная записка.

2.     Какие виды записок Вы знаете?

3.     Чем отличается внутренняя докладная записка от внешней?

4.     В каких случаях оформляются докладные записки?

Индивидуальный опрос (предложить морфологическую карту сильным учащимся – Ш уровень).

Объяснение нового материала (30  минут)

- Учитель: Как Вы думаете, при помощи каких документов оформляется переписка между организациями и предприятиями?

- Ответы учащихся: при помощи писем, телеграмм, факсов.

- Учитель: Почему мы не можем просто звонить по телефону, если нужно решить какой-то вопрос?

- Ответы учащихся: потому что это уже не будет подтверждено документально, то есть обещание может быть не выполнено. Слова не имеют юридической силы.

- Учитель:

Официальное письмо является одним из важнейших каналов связи. Через письма выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Несмотря на конкуренцию телефона и телеграфа, письмо сохраняет силу и в наши дни. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых с особым способом передачи текста. Язык официальных документов унифицирован. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога между фирмами. Этикет в деловой переписке проявляет себя в форме изложения текста письма. Распространенными формулами обращения являются: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги; Уважаемый Сергей Иванович. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», место них применяются местоимения «мы», «Вы». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»… и т.д.

            Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как современность ответа на запрос, деловое предложение и т.д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адресату об этом, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ. В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны…», «Не откажите в любезности сообщить…» и т.д. Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что…». В ответ на письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам…» Проявлением этикета является  также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением…»

            По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, циркулярные, гарантийные, информационные, рекламационные (претензионные), рекламные, письма-ответы, письма-приглашения, письма-извещения, сопроводительные.

Инструкционные (директивные) – исходят из государственных или муниципальных органов власти и содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии.           

Циркулярные – это письменные распоряжения, рассылаемые подведомственным организациям.

Информационные  письма содержат предложения, напоминания, сообщения. Гарантийные содержат гарантии оплаты, сроков поставки и качества продукции.

            Коммерческие составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать информацию о товарах и услугах или направить предложение на поставку товара и т.д. 

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты.

Рекламные письма содержат рекламу товаров или услуг.

            В письмах-запросах предприятия просят разъяснить какой-либо факт  или действие и побуждают дать ответное письмо. 

Сопроводительные  составляются в том случае, когда направляемый адресату основной  документ требует дополнительного пояснения (указывают, с какой целью направлен основной  документ, что с ним делать и в какие сроки).

             Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор.

            Для составления писем используется официальный бланк для писем (показ образца). Наименование вида документа (служебное письмо) не указывается (исключение – гарантийное письмо, где ставится также гербовая печать).

            Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем перечисляются другие (не более четырех).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы. Деловая переписка делится на 2 части: исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы руководящих работников предприятия проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии,  входящие (получаемые) письма присылают по почте.

            Письма оформляются на бланках или листах формата А4 (А5, если текст письма содержит не более 8 строк) с оставлением места для штампа. Если письмо является ответом на какое-то письмо, составитель указывает дату и № инициативного документа, на который он отвечает.

            Реквизиты:

Справочные данные об организации (штамп).

1. Адресат (от середины строки без переносов, через 1,5 инт., И.О.Фамилия – с новой строки; если есть адрес – до него 2 инт., сам адрес – через 1 инт.).

2. Заголовок к тексту (краткое содержание) – под штампом, до середины строки, через 1 инт., в конце точка не ставится, переносить слова можно.

3. Текст (с красной строки, обязательно выделять абзацы) оформляется на листах формата А4 – через 1,5 инт., А5 – через 1 инт.).

4. Если в документе есть приложение, примечание, основание – от текста 2 инт., под словом (приложение) не писать, оно оформляется от левого поля.

5. Подпись (название должности – от поля, до середины строки, без переносов, через 1 инт.; на уровне нижней строки справа – инициалы и фамилия).

Беседа сопровождается наводящими вопросами и показом готовых образцов писем. Обратить внимание на оформление гарантийного письма: какое отличие в оформлении этого письма (оно имеет реквизит Наименование вида документа, ставится гербовая печать для подтверждения оплаты). Рассказать о приемах оформления писем: для адресата – вставка таблицы, оформление заголовка, текста, приложения, подписи (схема оформления – на доске).

Закрепление нового материала по вопросам:

1.     Посмотрев на образец письма, перечислите реквизиты.

2.     Перечислите правила оформления реквизитов.

Предложить самостоятельно написать краткий конспект темы в тетрадь, а также начертить схему оформления письма.

Провести инструктаж по правилам техники безопасности.

Самостоятельная работа учащихся (42 минуты). Предложить учащимся оформить докладные записки по разноуровневым карточкам (оформление с образца; оформление с рукописного оригинала – исправить ошибки; оформление с недостающими реквизитами; оформление с постановкой проблемы: сотрудница после себя оставляет рабочее место не убранным, все попытки решить проблему «мирным» путем не приводят к желаемому результату; оформить докладную записку директору фирмы о санитарном состоянии кабинета).

Сообщить учащимся критерии оценок.

Предложить тем, кто закончил оформление докладных записок, оформить служебное письмо с образца: смотрите документ

Текущий инструктаж – целевые обходы рабочих мест учащихся:

первый обход – проверить состояние рабочих мест, посадку, положение пальцев рук на клавиатуре;

второй обход – обратить внимание на правильность выполнения заданий, помощь затрудняющимся;

третий обход – индивидуальный подход;

четвертый обход – оценка выполненных работ.

Выдать дополнительно задания успевающим ученикам.

Заключительный инструктаж (3 минуты).

Подвести итоги уроков с показом образцов лучших документов. Указать на допущенные ошибки и разобрать причины, их вызвавшие.

Сообщить оценки учащихся за работу.

Домашнее задание.

10-й класс

Предмет «Документы, корреспонденция и делопроизводство»

Конспект урока (теория и практика)

Тема урока: «Составление и оформление делового письма» (90 минут).

Цель урока: дать учащимся необходимый уровень знаний в области деловой переписки.

Технология разноуровневого обучения.

Тип урока: комбинированный урок

Методы обучения: фронтальный опрос, опрос по карточкам, беседа, демонстрация наглядных пособий, упражнения, самостоятельная работа учащихся с наглядным материалом.

Задачи урока:

Образовательные:

Познакомить учащихся с правилами переписки между организациями, разновидностями писем.

Рассмотреть, что такое стандарт для оформления деловых писем.

Какие требования предъявляет стандарт к оформлению письма, к подготовке рабочего поля документа.

Познакомить с правилами оформления реквизитов письма.

Закрепить приобретенные навыки при работе на ПК (оформление делового письма).

Выработать устойчивые навыки копирования машинописного текста (Приложение 1 и 2), используя возможности текстового редактора и в соответствии с требованиями делопроизводственного стандарта.

Развивающие:

Продолжить работу над формированием общеучебных умений: слушать объяснение учителя, самостоятельно выполнять задания учителя.

Совершенствовать навыки работы с документами.

Воспитательные:

Воспитание инициативности, творческого подхода

Воспитание трудовой дисциплины, ответственного отношения к процессу и результатам труда.

Материальное и дидактическое обеспечение урока: ПК, тетрадь, ручка, папки с образцами оформления писем, наглядный материал, карточки-задания, морфологические карты.

ХОД УРОКА

Организационная часть (1 минута). Контроль посещаемости и готовности к уроку. Объяснение хода и последовательности проведения уроков.

Вводный инструктаж (14 минут). Тема нашего урока – составление и оформление делового (служебного) письма. На практическом уроке Вы будете оформлять докладные записки по разноуровневым карточкам. Кто-то выполнит только 2 задания, кто-то 4 задания. Важно оформить документы без ошибок, правильно расположить реквизиты.

Фронтальный опрос предыдущей темы по вопросам:

1. Дать определение документу – Докладная записка.

2. Какие виды записок Вы знаете?

3. Чем отличается внутренняя докладная записка от внешней?

4. В каких случаях оформляются докладные записки?

Индивидуальный опрос (предложить морфологическую карту сильным учащимся – Ш уровень).

Объяснение нового материала (30 минут)

- Учитель: Как Вы думаете, при помощи каких документов оформляется переписка между организациями и предприятиями?

- Ответы учащихся: при помощи писем, телеграмм, факсов.

- Учитель: Почему мы не можем просто звонить по телефону, если нужно решить какой-то вопрос?

- Ответы учащихся: потому что это уже не будет подтверждено документально, то есть обещание может быть не выполнено. Слова не имеют юридической силы.

- Учитель:

Официальное письмо является одним из важнейших каналов связи. Через письма выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Несмотря на конкуренцию телефона и телеграфа, письмо сохраняет силу и в наши дни. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых с особым способом передачи текста. Язык официальных документов унифицирован. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога между фирмами. Этикет в деловой переписке проявляет себя в форме изложения текста письма. Распространенными формулами обращения являются: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги; Уважаемый Сергей Иванович. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», место них применяются местоимения «мы», «Вы». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»… и т.д.

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как современность ответа на запрос, деловое предложение и т.д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адресату об этом, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ. В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны…», «Не откажите в любезности сообщить…» и т.д. Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что…». В ответ на письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам…» Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением…»

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, циркулярные, гарантийные, информационные, рекламационные (претензионные), рекламные, письма-ответы, письма-приглашения, письма-извещения, сопроводительные.

Инструкционные (директивные) – исходят из государственных или муниципальных органов власти и содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии.

Циркулярные – это письменные распоряжения, рассылаемые подведомственным организациям.

Информационные письма содержат предложения, напоминания, сообщения. Гарантийные содержат гарантии оплаты, сроков поставки и качества продукции.

Коммерческие составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать информацию о товарах и услугах или направить предложение на поставку товара и т.д.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты.

Рекламные письма содержат рекламу товаров или услуг.

В письмах-запросах предприятия просят разъяснить какой-либо факт или действие и побуждают дать ответное письмо.

Сопроводительные составляются в том случае, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения (указывают, с какой целью направлен основной документ, что с ним делать и в какие сроки).

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор.

Для составления писем используется официальный бланк для писем (показ образца). Наименование вида документа (служебное письмо) не указывается (исключение – гарантийное письмо, где ставится также гербовая печать).

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем перечисляются другие (не более четырех).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы. Деловая переписка делится на 2 части: исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы руководящих работников предприятия проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии, входящие (получаемые) письма присылают по почте.

Письма оформляются на бланках или листах формата А4 (А5, если текст письма содержит не более 8 строк) с оставлением места для штампа. Если письмо является ответом на какое-то письмо, составитель указывает дату и № инициативного документа, на который он отвечает.

Реквизиты:

Справочные данные об организации (штамп).

1. Адресат (от середины строки без переносов, через 1,5 инт., И.О.Фамилия – с новой строки; если есть адрес – до него 2 инт., сам адрес – через 1 инт.).

2. Заголовок к тексту (краткое содержание) – под штампом, до середины строки, через 1 инт., в конце точка не ставится, переносить слова можно.

3. Текст (с красной строки, обязательно выделять абзацы) оформляется на листах формата А4 – через 1,5 инт., А5 – через 1 инт.).

4. Если в документе есть приложение, примечание, основание – от текста 2 инт., под словом (приложение) не писать, оно оформляется от левого поля.

5. Подпись (название должности – от поля, до середины строки, без переносов, через 1 инт.; на уровне нижней строки справа – инициалы и фамилия).

Беседа сопровождается наводящими вопросами и показом готовых образцов писем. Обратить внимание на оформление гарантийного письма: какое отличие в оформлении этого письма (оно имеет реквизит Наименование вида документа, ставится гербовая печать для подтверждения оплаты). Рассказать о приемах оформления писем: для адресата – вставка таблицы, оформление заголовка, текста, приложения, подписи (схема оформления – на доске).

Закрепление нового материала по вопросам:

1. Посмотрев на образец письма, перечислите реквизиты.

2. Перечислите правила оформления реквизитов.

Предложить самостоятельно написать краткий конспект темы в тетрадь, а также начертить схему оформления письма.

Провести инструктаж по правилам техники безопасности.

Самостоятельная работа учащихся (42 минуты). Предложить учащимся оформить докладные записки по разноуровневым карточкам (оформление с образца; оформление с рукописного оригинала – исправить ошибки; оформление с недостающими реквизитами; оформление с постановкой проблемы: сотрудница после себя оставляет рабочее место не убранным, все попытки решить проблему «мирным» путем не приводят к желаемому результату; оформить докладную записку директору фирмы о санитарном состоянии кабинета).

Сообщить учащимся критерии оценок.

Предложить тем, кто закончил оформление докладных записок, оформить служебное письмо с образца:

Текущий инструктаж – целевые обходы рабочих мест учащихся:

первый обход – проверить состояние рабочих мест, посадку, положение пальцев рук на клавиатуре;

второй обход – обратить внимание на правильность выполнения заданий, помощь затрудняющимся;

третий обход – индивидуальный подход;

четвертый обход – оценка выполненных работ.

Выдать дополнительно задания успевающим ученикам.

Заключительный инструктаж (3 минуты).

Подвести итоги уроков с показом образцов лучших документов. Указать на допущенные ошибки и разобрать причины, их вызвавшие.

Сообщить оценки учащихся за работу.

Домашнее задание: выучить тему урока, обратив внимание на правила оформления реквизитов письма и объяснив его важность для развития интеллекта, познавательных способностей, усовершенствования навыков в оформлении документов.