Работа в Microsoft Access

Введение.

Текст пособия снабжен многочисленными иллюстрациями, помогающими лучшему усвоению излагаемого материала. При работе с большим количеством информации, организованной в базы данных, для рядового пользователя часто возникает необходимость делать различные выборки по определенным критериям, группировки, подсчеты, вычисления. При работе с системой управления базами данных (СУБД) Microsoft Access все подобные действия удобно выполнять с помощью так называемых запросов. Именно этим объектам уделено основное внимание в данном пособии. В пособии приведены примеры использования данных различных типов, применения логических операторов для задания условия отбора, применение групповых операций, создания новых (вычисляемых) полей в запросах. Цель настоящего методического пособия – помочь учащимся освоить работу с базами данных, в частности, с запросами в Microsoft Access.

1. Базы данных – некоторые понятия и термины

База данных – это набор структурированных данных.

Microsoft Access создает файл базы данных, имеющий расширение имени .mdb или .accdb (в Microsoft Access 2007). В этот файл входят основные объекты Microsoft Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули.

Напомним некоторые характеристики некоторых основных объектов базы данных.

Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Форма – объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц, такие как раскрывающиеся списки, опции-флажки, селективные кнопки и т.д.

Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет – объект Microsoft Access, предназначенный для печати данных.

Таблица – это базовый, первичный объект Microsoft Access. Создание базы данных начинают с создания таблиц, остальные объекты являются производными и создаются на базе ранее подготовленных таблиц.

В таблице сохраняют записи, содержащие сведения определенного типа, например, список клиентов или опись товаров. Составной частью таблицы являются поля.

Поле – это элемент таблицы, который содержит данные определенного рода, например, фамилию сотрудника. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы.

Запись – полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка.

С каждым объектом пользователь работает в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) оперативный режим – в окне решаются задачи информационно-поисковой системы, т.е. можно просматривать, изменять, выбирать информацию;

2) режим конструктора – здесь мы создаем или изменяем макет, структуру объекта.

Каждый объект сохраняется отдельно командой Файл – Сохранить как.

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне мы создаем, изменяем или разрываем связи между таблицами.

2. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

2.1. Создание базы данных

Для создания новой базы данных запустить приложение MS Access. В раскрывшемся окне щелкнуть по кнопке Новая база данных. Открыть нужную папку для размещения новой базы данных, щелкнув по кнопке Открыть, ввести имя файла, щелкнуть по кнопке Создать. В результате открывается окно созданной базы данных.

Практическая работа

Создать базу данных с именем Студенты в своей папке на диске D:

2.2. Создание таблицы

Существует несколько способов создания таблиц:

1. импорт из Excel, из Access;
2. создание на основе шаблона таблицы;
3. определение полей непосредственно в новой таблице;
4. создание в режиме Конструктора.

Рассмотрим создание  таблицы в режиме Конструктора:

1. на вкладке Создание щелкнуть кнопку Конструктор таблиц;
2. в открывшемся окне ввести имена полей;
3. для каждого поля выбрать тип данных, размер поля, формат поля и – при необходимости – другие свойства;
4. одно из полей сделать ключевым, щелкнув по кнопке Ключевое поле;
5. сохранить таблицу, задав для нее имя;
6. для ввода данных в таблицу перейти в режим Таблицы, щелкнув по кнопке Режим.

Практическая работа

В базе данных Студенты создать таблицу с именем Сведения о студентах, которая содержит основные сведения о студентах. Таблица должна содержать поля: Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Год рождения, Курс, Специальность, Адрес, Хобби. Макет таблицы представлен на рис.1. Фрагмент таблицы – на рис.2.

Всё пособие содержит 39 страниц текстового документа формата - Word.