База данных. MS Access 2007

Теоретический блок.

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

позволять легко определять тенденции изменения изменения важнейших показателей;

обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

выполнять точный и полный анализ данных.

База данных (БД) – совокупность данных, организационных данных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к определенной предметной области.

СУБД (Система Управления Базами Данных) – комплекс программ, предназначенных для автоматизации создания, хранения и извлечения данных из Баз Данных.

Современными СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Среди наиболле ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach Microsoft Access Borland dBaseBorland Paradox Microsoft Visual Bacis, а так же баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер».

Современные СУБД являются объектно-ориентированными и реляционными. Основной единицей является объект, имеющий свойства и связи между объектами. СУБД используют несколько моделей данных: иерархическую и сетевую (с 60-х годов) и реляционную (с 70-х годов). Основное различие данных моделей состоит в представлении взаимосвязей между объектами.

БД может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своимим свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить  какие либо действия.

Существуют три основных типа моделей данных – реляционная, иерархическая и сетевая.

РЕЛЯЦИОННАЯ МОДЕЛЬ. Термин «реляционный» (от лат. relatio - отношение) указывает прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих её частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив и двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а столбец – полем. Реляционная модель данных имеет следующие свойства:

каждый элемент таблицы – один элемент данных;

все поля в таблице являются одинарными, то есть имеют один тип;

одинаковые записи в таблице отсутствуют;

каждое поле имеет уникальное имя;

порядок записей в таблице может быть произвольным, и характеризуются количеством полей, типом данных.

ИЕРАРХИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ. Иерархическая модель БД представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.

Свойства иерархической модели данных следующее:

Несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня;

Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакой другой вершине;

Каждый узел имеет свое имя (идентификатор);

Существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.

СЕТЕВАЯ МОДЕЛЬ. Сетевая модель БД похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней. Рассмотрим все этапы создания и принципы работы с базами данных на примере СУБД Microsoft Access.

Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ на программирование специализированной системы “под себя”. Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

Ранние версии этой программы имели номера Access 2.0, Access 95 и Access 97. Последняя версия — Access 2007 входит в состав пакета Office 2007. Далее мы будем говорить о программе Access 2007, имея в виду общие свойства разных версий.

  В то же время работа с Access 2007 не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic.

Microsoft Access в целом

Появление в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access изменило взгляд на проблему разработки баз данных. Первоначально MS Access не входила в пакет Office и имела отдельную нумерацию версий. Начиная с версии 7.0, эта СУБД стала входить в профессиональный пакет "офиса".

С помощью Access 2007 обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access 2007 не исключает возможности программирования, т. к. система включает поддержку языка программирования Visual Basic for Applications, который позволяет создавать дополнительные модули и элементы управления.

Одним из важных достоинств Access 2007 является интеграция этой программы с Excel, Word и другими программами пакета MS Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое. Распространенность пакета Microsoft Office делает такие базы преемственными.

           Новый формат, новое расширение имени файла.                          Преимущества  нового формата файлов.

Почему изменен формат файлов? Чтобы сделать базы данных Access 2007 более безопасными. Чтобы сделать их более компактными. Чтобы сделать восстановление данных более надежным в случае, если файл будет поврежден. И чтобы добавить некоторые возможности, которые не так просто поместить в изображение, например, поля таблицы, хранящие вложения, и поля с несколькими значениями.

Как воспользоваться преимуществами нового формата файлов.

  Если необходимо создать копию старой базы, которая будет более безопасной, более компактной и более простой для восстановления в случае необходимости, вот  все, что потребуется сделать. В Access 2007 нажмите кнопку Microsoft Office  и воспользуйтесь командой  Открыть, чтобы открыть требуемую старую базу данных. Нажмите кнопку еще раз и наведите указатель на пункт  Сохранить как. Щелкните База данных Access 2007. Это из разряда очевидного, поскольку логично предположить существование именно такой последовательности действий.

Как работать с пользователями, у которых еще нет Access 2007.

 Может возникнуть необходимость в передаче базы данных Access 2007 кому-нибудь, кто работает с предыдущей версией Access. Как можно ожидать, способ сделать это состоит в создании копии в более старом формате файла. И способ создания такой копии очень похож на метод обновления баз данных предыдущих версий. Откройте базу данных Access 2007 и нажмите кнопку       Microsoft Office.

Наведите указатель на команду Сохранить как, а затем выберите подходящий вариант формата.

Новые возможности доступны только в Access 2007.

Некоторые новые возможности в Access 2007 требует использования нового формата. Если база данных использует эти новые возможности, и предпринимается попытка создать копию базы данных в более старом формате, приложение Access сообщает, почему это невозможно. Если известно, что база данных будет использоваться совместно с пользователями, на компьютерах  которых не установлено приложение Access 2007, спланируйте соответствующим образом  свою работу.

Базы данных

Хранение информации — одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных — это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится. Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных. Несмотря на то, что данных в базе нет, информация в ней все-таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу, и в каком виде.

Простейшие базы данных

 Простейшие базы можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы можно создавать даже в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных. Это приложение включается в комплект программ Оffice, начиная с самой первой версии, и на протяжении столь длительной эволюции претерпело серьезные изменения. Следуя нашей традиции, сравним рабочие экраны версий  Мicrosoft Office Access 2003 и  Мicrosoft Office Access 2007 (рис.1.  и  2. соответственно).

 Быстрый старт

В версии  Мicrosoft Office Access 2007 появилась новая страница Быстрый старт, обес­печивающая быстрое создание приложений. Здесь вы можете найти профессиональные шаблоны баз данных, выбор которых позволит вам за "два щелчка мышью" создать  базу данных. В частности, вы можете создать собственную базу данных либо воспользоваться одной из существующих. В данном случае идет речь о реляционной базе данных, сформированной на основе таблиц с данными, между которыми устанавливают­ся связи.

Весьм атериал - смотрите документ.