Меню
Разработки
Разработки  /  Информатика  /  Разное  /  Поиск записей в базе данных с помощью фильтров и запросов

Поиск записей в базе данных с помощью фильтров и запросов

Материал знакомит с организацией поиска в MS Access, созданием и видами запросов, с созданием фильтра и его применением.
14.11.2013

Описание разработки

Цели:

Изучив данный учебный элемент, Вы познакомитесь:

с организацией поиска в MS Access

с созданием запросов, видами запросов

с созданием фильтра и его применением

Оборудование, материалы и вспомогательные средства:

Персональный компьютер

Презентация урока

Раздаточный материал

Сопутствующие учебные элементы и пособия:

Учебник по информатике Н. Угринович

Учебный элемент: «Создание баз данных»

Учебный элемент: «Создание  формы в табличной базе данных»

Запустите MS Access 2003 и откройте созданную на прошлом занятии базу данных. Выберите объект Формы и откройте Анкета.

Средствами MS Access 2003 можно организовать поиск наиболее эффективнее.

Установите курсор в поле Имя.

Выполните команду Найти... меню Правка или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов Если открывшееся окно диалога Поиск и замена загораживает форму, обязательно "отодвиньте" его, чтобы можно быбыло прочитать данные формы.

В качестве образца поиска введите имя, которое хотите найти. Выберите имя, которое повторяется в ваших записях Алина. Нажмите кнопку Найти далее.

В вашей форме, расположенной "под" окном Поиска и замены, на первом плане будет размещена запись с соответствующим именем. Читайте, тот ли это адресат. Если не тот, то нажмите кнопку Найти далее, и программа найдет еще одного адресата с таким же именем (если он есть). Таким образом, можно просмотреть всех адресатов с выбранным именем и найти нужного.

Если вы нашли своего адресата, окно диалога Поиск и замена можно закрыть.

Поиск осуществляется только среди данных поля Имя (того поля, в который предварительно установлен курсор). Область поиска мы можем задать с помощью поля Поиск в:, выбрав из списка.

Кроме того, вы имеете возможность выбрать различные варианты совпадения с образцом.

В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать одну из трех возможностей:

1)  С любой частью поля — совпадения с образцом ищутся в любой части содержимого поля. Например, для образца "Ира" будут найдены "Кира" и "Ираида".

2)  Поля целиком — будут обнаружены поля, содержимое которых полностью совпадает с образцом.

3)  С начала поля — ищутся совпадения с образцом с начала содержимого поля. Например, для образца "Ира" будет найдена "Ираида", но не "Кира".

Также существует возможность определить направление поиска в поле Просмотр:

1)   Вверх — от текущей записи к первой.

2)   Вниз — от текущей записи к последней.

Если вы хотите организовать поиск с учетом регистра символов, то установите соответствующий флажок. В этом случае, при введенном образце "Ира" не будут обнаружены "ира" или "ИРА".

Использование Фильтра

Способ, рассмотренный в  первом задании, не всегда рациональный. Проще было бы увидеть список сразу всех адресатов, имеющих нужное имя. Сделать это можно с помощью фильтра.

Фильтр – это набор условий, предназначенный для отбора записей или их сортировки.

Представьте Форму в режиме Таблицы.

Выполните команду Записи – Фильтр – Расширенный фильтр

В верхней части окна Фильтр выводится список полей таблицы Адреса. В нижней части окна фильтра выводится бланк, в который вводятся условия отбора.

Укажите в поле Имя, для которого задается условие отбора из списка:

Его можно перетащить мышью из списка полей в первую ячейку первой строки бланка фильтра;

Можно дважды щелкнуть по имени поля в списке полей;

 Щелкнуть мышью в первой ячейке бланка фильтра и выбрать поле в раскрывающимся списке.

Введите условие отбора для включенного в бланк поля. То есть введите образец совпадения (имя, которое мы ищем – Анастасия).

Далее созданный фильтр нужно применить к записям формы. Для этого выполните команду Записи – Применить фильтр или нажмите кнопку на панели инструментов Результатом явится список всех людей, имеющих заданное имя. Когда такой список перед глазами намного проще разобраться, кто есть кто.

Если хотите вновь увидеть список всех адресатов, то вновь нажмите кнопку

Если же вы вновь хотите применить тот же самый фильтр, то нет необходимости вновь его настраивать, достаточно нажать кнопку

В выражениях для условий отбора допускается использование операторов шаблона.

Приведем некоторые символы шаблона.

Звездочка (*) — заменяет любую группу любых символов; может быть первым или последним символом в шаблоне. Имея условием "А*", будут отобраны  "Алина», «Анастасия», «Андрей».

Имея условием "*ова", можно отобрать все фамилии, оканчивающиеся на "ова" — "Иванова", "Петрова" и т. д.

Знак вопроса (?) — заменяет любой один символ. Если иметь в качестве условия "???нов", то будут отобраны "Иванов”.

Знак номера (#) - заменяет любую одну цифру. Задав условие "1#3", найдете "103", "113", "123"...

Запросы

Запрос - это отбор данных на основании заданных условий.

Создание запроса в режиме Конструктор

Добавить таблицу или еще один запрос в окно Конструктора запросов можно также путем перетаскивания мышью названия таблицы или запроса из окна базы данных.

В режиме Конструктора запросов можно изменять имена полей запроса. Чтобы переименовать поле, необходимо установить курсор в бланке запроса перед первой буквой его имени и ввести новое имя и символ двоеточия. Изменение 

имени поля в бланке запроса приводит к изменению заголовка столбца при просмотре запроса в режиме таблицы.

Создание простого запроса с помощью Мастера запросов

В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.

В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера  или нажать на кнопку Создать в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос  выбрать Простой запрос  и нажать на кнопку ОК

В появившемся окне Создание простых запросов  в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля  в список Выбранные поля  те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля. Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем

Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

для просмотра отдельных полей таблицы;

для выполнения вычислений над значениями полей. 

Практическое задание

Используя фильтр, получите список всех адресатов, у которых номер телефона начинается на три одинаковые цифры, например, 905.

Используя фильтр, получите список всех адресатов, у которых имя начинается, например, на букву П.

Контрольные вопросы

Что такое поле базы данных?

Что такое база данных?

Что такое запись базы данных?

Какие объекты БД отображены в окне Access?

Охарактеризовать объект Формы?

Как сделать запрос  с несколькими условиями?

Каким образом можно организовать поиск в базе данных.

Весь материал - в документе.

Содержимое разработки

Учебный элемент

Тема: «Поиск записей в базе данных с помощью фильтров и запросов» -7 -

Предмет «Информатика и ИКТ»



Цели:


Изучив данный учебный элемент, Вы познакомитесь:

  • с организацией поиска в MS Access

  • с созданием запросов, видами запросов

  • с созданием фильтра и его применением










Оборудование, материалы и вспомогательные средства:


  1. Персональный компьютер

  2. Презентация урока

  3. Раздаточный материал









Сопутствующие учебные элементы и пособия:


  1. Учебник по информатике Н. Угринович

  2. Учебный элемент: «Создание баз данных»

  3. Учебный элемент: «Создание формы в табличной базе данных»


  1. Запустите MS Access 2003 и откройте созданную на прошлом занятии базу данных. Выберите объект Формы и откройте Анкета.
    Средствами MS Access 2003 можно организовать поиск наиболее эффективнее.

  2. Установите курсор в поле Имя.

  3. Выполните команду Найти... меню Правка или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов Если открывшееся окно диалога Поиск и замена загораживает форму, обязательно "отодвиньте" его, чтобы можно было прочитать данные формы.

  4. В качестве образца поиска введите имя, которое хотите найти. Выберите имя, которое повторяется в ваших записях Алина. Нажмите кнопку Найти далее.
    В вашей форме, расположенной "под" окном Поиска и замены, на первом плане будет размещена запись с соответствующим именем. Читайте, тот ли это адресат. Если не тот, то нажмите кнопку Найти далее, и программа найдет еще одного адресата с таким же именем (если он есть). Таким образом, можно просмотреть всех адресатов с выбранным именем и найти нужного.

  5. Если вы нашли своего адресата, окно диалога Поиск и замена можно закрыть.
    Поиск осуществляется только среди данных поля Имя (того поля, в который предварительно установлен курсор). Область поиска мы можем задать с помощью поля Поиск в:, выбрав из списка.
    Кроме того, вы имеете возможность выбрать различные варианты совпадения с образцом.

В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать одну из трех возможностей:
1)  С любой частью поля — совпадения с образцом ищутся в любой части содержимого поля. Например, для образца "Ира" будут найдены "Кира" и "Ираида".
2)   Поля целиком — будут обнаружены поля, содержимое которых полностью совпадает с образцом.
3)   С начала поля — ищутся совпадения с образцом с начала содержимого поля. Например, для образца "Ира" будет найдена "Ираида", но не "Кира".
Также существует возможность определить направление поиска в поле Просмотр:
1)   Вверх — от текущей записи к первой.
2)   Вниз — от текущей записи к последней.
Если вы хотите организовать поиск с учетом регистра символов, то установите соответствующий флажок. В этом случае, при введенном образце "Ира" не будут обнаружены "ира" или "ИРА".

Использование Фильтра

Способ, рассмотренный в первом задании, не всегда рациональный. Проще было бы увидеть список сразу всех адресатов, имеющих нужное имя. Сделать это можно с помощью фильтра.
Фильтр – это набор условий, предназначенный для отбора записей или их сортировки.

  1. Представьте Форму в режиме Таблицы.

  2. Выполните команду Записи – Фильтр – Расширенный фильтр
    В верхней части окна Фильтр выводится список полей таблицы Адреса. В нижней части окна фильтра выводится бланк, в который вводятся условия отбора.

  3. Укажите в поле Имя, для которого задается условие отбора из списка:

•  Его можно перетащить мышью из списка полей в первую ячейку первой строки бланка фильтра;
•  Можно дважды щелкнуть по имени поля в списке полей;
•  Щелкнуть мышью в первой ячейке бланка фильтра и выбрать поле в раскрывающимся списке.

  1. Введите условие отбора для включенного в бланк поля. То есть введите образец совпадения (имя, которое мы ищем – Анастасия).

  2. Далее созданный фильтр нужно применить к записям формы. Для этого выполните команду Записи – Применить фильтр или нажмите кнопку на панели инструментов Результатом явится список всех людей, имеющих заданное имя. Когда такой список перед глазами намного проще разобраться, кто есть кто.

  3. Если хотите вновь увидеть список всех адресатов, то вновь нажмите кнопку

  4. Если же вы вновь хотите применить тот же самый фильтр, то нет необходимости вновь его настраивать, достаточно нажать кнопку

В выражениях для условий отбора допускается использование операторов шаблона.
Приведем некоторые символы шаблона.
Звездочка (*) — заменяет любую группу любых символов; может быть первым или последним символом в шаблоне. Имея условием "А*", будут отобраны "Алина», «Анастасия», «Андрей».

Имея условием "*ова", можно отобрать все фамилии, оканчивающиеся на "ова" — "Иванова", "Петрова" и т. д.
Знак вопроса (?) — заменяет любой один символ. Если иметь в качестве условия "???нов", то будут отобраны "Иванов”.
Знак номера (#) - заменяет любую одну цифру. Задав условие "1#3", найдете "103", "113", "123"...

Запросы

Запрос - это отбор данных на основании заданных условий.

Создание запроса в режиме Конструктор

Добавить таблицу или еще один запрос в окно Конструктора запросов можно также путем перетаскивания мышью названия таблицы или запроса из окна базы данных.



В режиме Конструктора запросов можно изменять имена полей запроса. Чтобы переименовать поле, необходимо установить курсор в бланке запроса перед первой буквой его имени и ввести новое имя и символ двоеточия. Изменение имени поля в бланке запроса приводит к изменению заголовка столбца при просмотре запроса в режиме таблицы.





Создание простого запроса с помощью Мастера запросов

  1. В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.

  2. В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера или нажать на кнопку Создать в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос и нажать на кнопку ОК

  3. В появившемся окне Создание простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

  4. С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля. Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем

  • Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

  • Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

  • Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

  • Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

  • для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

  • для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

  • для просмотра отдельных полей таблицы;

  • для выполнения вычислений над значениями полей.














































Практическое задание

  1. Используя фильтр, получите список всех адресатов, у которых номер телефона начинается на три одинаковые цифры, например, 905.

  2. Используя фильтр, получите список всех адресатов, у которых имя начинается, например, на букву П.



Контрольные вопросы

  1. Что такое поле базы данных?

  2. Что такое база данных?

  3. Что такое запись базы данных?

  4. Какие объекты БД отображены в окне Access?

  5. Охарактеризовать объект Формы?

  6. Как сделать запрос с несколькими условиями?

  7. Каким образом можно организовать поиск в базе данных?


ПЛ-10

Иванилова Т.С.


-80%
Курсы повышения квалификации

Система работы с высокомотивированными и одаренными учащимися по учебному предмету

Продолжительность 72 часа
Документ: Удостоверение о повышении квалификации
4000 руб.
800 руб.
Подробнее
Скачать разработку
Сохранить у себя:
Поиск записей в базе данных с помощью фильтров и запросов (2.95 MB)

Комментарии 0

Чтобы добавить комментарий зарегистрируйтесь или на сайт