Сортировка записей в табличной Б

Вопросы занятия:

·        упорядоченность данных;

·        сортировка записей в табличной базе данных

·        виды сортировки.

Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии, если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации. Таблицы могут содержать огромное число записей, и хорошая система управления базами данных должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать нужные среди них.

Например, база данных компании по продаже автомобилей, хранит информацию по клиентам, проданным автомобилям, техническому обслуживанию, продаже дополнительных комплектующих в автомобиль, рекламациях, связанных с новыми автомобилями и многое другое. Учитывая, что при покупке автомобиля в базу данных вносят данные о новом клиенте, то естественно, база данных компании будет постоянно расти.

Мы с вами уже знаем, что база данных – это инструмент для сбора и структурирования информации. Поэтому логично предположить, что вся информация о компании, должна быть структурирована и упорядочена, это необходимо сделать для того, чтобы быстро и плодотворно работать с базой данных.

Также на прошлом уроке мы с вами выяснили, что одним из удобных методов анализа созданного документа в базе данных является использование фильтров и запросов.

Однако для результативного и быстрого поиска информации в больших таблицах базы данных, можно просто разместить записи в определённой последовательности, то есть упорядочить или отсортировать их.

Упорядочить – значит расположить данные в определённой последовательности.

В жизни мы постоянно сталкиваемся с упорядочиванием. Например, когда раскладываем одежду в шкаф. Также упорядочены списки в классном журнале, файлы в папке, химические элементы в таблице Менделеева и так далее.

Данное упорядочивание – называется сортировкой. Таким образом, сортировка записей в таблице базы данных – это процесс их упорядочивания в определённой последовательности по значению одного из полей.

Сортировка записей производится по какому-либо полю. После сортировки значения, которые находятся в этом поле, располагаются в определённом порядке. Так, например, если тип данных текстовый, то сортировка будет произведена по алфавиту. Если тип данных числовой, то по величине числа. Если поле содержит значения даты и времени, то сортировка будет произведена по дате и времени.

Сортировать записи можно как по возрастанию, так и по убыванию значений полей. Причём, при сортировке целостность записей сохраняется. То есть запись переносится с одного места таблицы, в другое целиком.

Рассмотрим пример. В базе данных Государства, в таблице Крупные города расположить значения поля Крупный город в алфавитном порядке. А также найдём купный город с самой большой численностью населения.

Итак, откроем базу данных Государства. В окне базы данных выбираем объект Таблицы. Теперь в окне источник данных нажимаем два раза левой кнопкой мыши на таблице Крупные города.

Перед нами таблица Крупные города. Нам необходимо произвести сортировку записей по полю Крупный город в алфавитном порядке.

Для этого устанавливаем курсор в любой строке соответствующего поля и щёлкнем мышью на значок сортировать по возрастанию.

В результате мы получили таблицу, в которой записи поменяли свои места и расположились в алфавитном порядке по полю Крупный город.

Для того чтобы найти крупный город с самой большой численностью населения необходимо выполнить сортировку записей по полю Население по убыванию. В результате записи вновь поменяли свои места и расположились по убыванию численности населения в крупных городах. Город с самой большой численностью населения является первой записью в таблице.

Для того чтобы отменить результаты сортировки необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр/сортировку.

Также важно отметить, что можно производить вложенные сортировки.

Вложенная сортировка – это сортировка при которой записи, имеющие одинаковые значения в ячейках первого поля, будут упорядочены по значениям в ячейках второго поля, а записи, имеющие одинаковые значения во втором поле, будут упорядочены по значениям третьего поля и так далее.

Рассмотрим следующий пример. По базе данных Государства:

1. Найти страны, у которых из экспортируемых товаров на первом месте стоит кофе.

2. Отсортировать записи по полю страна в алфавитном порядке.

3. Отсортировать записи по полю Деньги в алфавитном порядке, а затем по увеличению площади страны.

3. Найти в какой стране, из стран, занесённых в нашу базу данных, находится наивысшая точка и какова её высота.

Итак, первое задание. Для того чтобы найти страны, из которых экспортируют кофе, необходимо выполнить сортировку по полю Экспорт по убыванию.

Для этого устанавливаем курсор в любой строке соответствующего поля и щёлкнем мышью на значок сортировать по убыванию. В результате записи таблицы государства поменяли свои места и расположились по убыванию в алфавитном порядке по полю Экспорт. Теперь мы видим, что такие страны, как Уганда, Бурунди, Танзания, Гаити, Куба и другие, в первую очередь экспортируют кофе.

Выполним следующее задание: Отсортировать записи по полю страна в алфавитном порядке.

Для этого устанавливаем курсор в любой строке соответствующего поля и щёлкнем мышью на значок сортировать по возрастанию. В результате записи таблицы государства поменяли свои места и расположились в алфавитном порядке по полю Страна.

Обратите внимание на вторую, третью и четвёртую записи. Все эти три страны начинаются на букву А, чтобы их расположить в алфавитном порядке сравниваются вторые буквы. Снова у этих стран на втором месте одинаковая буква Н. Теперь будут сравниваться третьи буквы. У первых двух стран это буква Г, а у третьей страны – буква Т. Следовательно, страна Антигуа оказалась на четвёртом месте, а у первых двух стран сравниваются четвёртые буквы. Так Англия оказалась на втором месте, а Ангола на третьем.

Выполним следующее задание: Отсортировать записи по полю Деньги в алфавитном порядке, а затем по увеличению площади страны.

Устанавливаем курсор в любой строке поля Деньги и щёлкнем мышью на значок Сортировать. Откроется окно конструктора сортировки. Теперь заполним критерии. Нажимаем на значок раскрывающегося списка Имя поля и выбираем Деньги. Далее указываем порядок - по возрастанию. Затем указываем имя второго поля – «Площадь» и порядок - по возрастанию.

Нажимаем ОК. Перед нами результат сортировки.

Сортировка будет производится следующим образом: сначала по полю Деньги в алфавитном порядке. Если значения в поле Деньги оказываются одинаковыми, обратите внимание на записи четыре, пять, шесть и семь, то будет рассматриваться их площадь и сортироваться по увеличению площади.

То есть в результате записи в таблице вновь поменяли свои места и расположились в алфавитном порядке по полю Деньги, а затем по увеличению площади страны.

Ответим на последний вопрос. Необходимо найти в какой стране, из стран, занесённых в нашу базу данных, находится наивысшая точка и какова её высота.

Для этого устанавливаем курсор в любой строке соответствующего поля и щёлкаем мышью на значок сортировать по убыванию. В результате записи таблицы государства поменяли свои места и расположились по убыванию по полю высота Наивысшей точки. Теперь мы можем видеть, что наивысшая точка, которая занесена в нашу базу данных, это гора Ло́ган — высочайшая вершина Канады. Её высота достигает 5956 метров над уровнем моря.