Создание отчета

На прошлых уроках мы начали знакомство с реляционными базами данных.

В них информация представлена в виде таблиц, которые связаны между собой. Мы научились проектировать базы данных, а затем создавать их с помощью специальных программ, систем управления базами данных, сокращённо СУБД.  Так же мы научились извлекать информацию из баз данных при помощи запросов на выборку, которые состоят из списка полей, из которых выбирается информация, условия на выборку, которое определяет какие записи выбирать из указанных полей и порядка сортировки, с помощью которого задаётся по содержимому каких полей сортировать полученные данные и в каком порядке.

Сегодня мы рассмотрим один из вариантов применения полученных навыков и познакомимся с ещё одной возможностью СУБД «LibreOffice Base». Рассмотрим ситуацию. Допустим, директору банка понадобилось несколько отчётов о работе кредитного отдела. Так, как для составления таких отчётов необходимо обращаться к базе данных, он попросил нас помочь составить эти отчёты.

Сегодня мы научимся создавать отчёты на основании таблиц базы данных и на основании результатов запросов к ним.

Отчёт – это печатный документ, который оформлен в соответствии с некоторыми правилами. Система управления базами данных «LibreOffice Base» может создавать электронные отчёты по содержимому таблиц базы данных и по данным, которые получены из них в результате запроса. СУБД создаёт отчёты в форме текстового документа для редактора «LibreOffice Writer».

Вспомним структуру уже созданной нами базы данных кредитного отдела банка. Всего она состоит из пяти таблиц. Первая таблица называется «Вид кредитования», она содержит, три текстовых поля: «Документ один», «Документ два», «Документ три» и одно числовое, поле «Код кредита». Вторая таблица «Кредитование», она содержит два текстовых поля «Вид кредита» и «Название продукта» и два числовых поля: «План» и «Код кредита». Третья таблица «Анкета», содержит четыре текстовых поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Образование», одно числовое поле «Регистрационный номер» и одно поле типа «Дата» – «Дата рождения». Таблица «Кредит» содержит три числовых поля: «Регистрационный номер», «Код кредита» и «Сумма» и одно логическое поле «Отметка о выдаче». Последняя таблица «Документы» содержит три текстовых поля «Документ один», «Документ два», «Документ три» и числовое поле «Регистрационный номер».

Рассмотрим связи между таблицами в базе данных. Таблицы «Кредитование» и вид кредитования, содержат информацию о видах кредита, предоставляемых банком. Они связаны между собой связью «один к одному», через поле «Код кредита», которое является их главным ключом. Таблицы «Анкета», «Кредит» и «Документы» содержат информацию о заявках на кредиты. Они связаны между собой так же связью «Один к одному» через поле «Регистрационный номер», которое является их главным ключом. Таблица «Кредитование» связана с таблицей «Кредит» связью «один ко многим», по полям «Код кредита», так как может поступать множество заявок от клиентов, на кредитование по одному виду кредита.

Нам нужно получить несколько отчётов. Первый отчёт, должен содержать сведения о всех клиентах банка, которые подали заявки на кредиты, при этом их необходимо сгруппировать по образованию. Сведения о клиентах банка содержатся в таблице «Анкета». Нас интересуют её поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения», а группировать результаты мы должны по значению поля «Образование».

Для того, чтобы создать отчёт мы должны перейти на вкладку «Отчёты», и запустить мастер создания отчёта, нажав левой кнопкой мыши по соответствующей надписи. Всего создание отчёта при помощи мастера отчётов состоит из шести шагов. Первый шаг – выбор полей. Мы должны выбрать таблицу «Анкета» и выбрать из неё нужные поля. Их нужно указать в том порядке, в котором они будут следовать в отчёте. Выбираем поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения», и «Образование». После того как мы выбрали необходимые поля, нажимаем на кнопку «Дальше».

Теперь мы перешли ко второму шагу, который называется «Поля меток». Здесь можно задать названия полей отчёта. По умолчанию они соответствуют названиям полей таблицы. Нас такие названия столбцов устраивают, поэтому нажимаем кнопку «Дальше».

Третий шаг называется «Группировка». Здесь указывается по значениям каких полей будут сгруппированы элементы отчёта. Поля выбираются из списка тех, что были выбраны на первом этапе. Как говорилось ранее, информация о клиентах должна быть сгруппирована по образованию. Для этого выбираем поле «Образование» и нажимаем кнопку «Дальше».

На четвёртом шаге задаются параметры сортировки в отчёте. Сортировкой называется изменение порядка следования записей. Можно выбирать, по каким столбцам нужно отсортировать данные, и в каком порядке, по возрастанию или по убыванию. Так, как мы выбрали группировку по полю «Образование», начальная сортировку будет по нему. В дальнейшем будем сортировать информацию по фамилии клиента в алфавитном порядке. Для этого выберем название нужного поля, и укажем тип сортировки «По возрастанию». Нажмём на кнопку «Дальше».

На пятом шаге задаются настройки стиля отчёта. При выборе любого стиля мы видим, как изменяется шаблон отчёта в окне на заднем плане. Выберем табличный стиль отчёта и книжную ориентацию страницы. Нажмём кнопку «Дальше». На последнем шаге создания отчёта нужно указать название отчёта и выбрать его тип, статический или динамический. Если выбрать статический тип отчёта, его содержимое будет соответствовать содержимому базы данных в момент создания. То, есть если мы удалим или добавим какие-то записи в базу, такой отчёт останется прежним. А если выбрать динамический отчёт – он будет меняться вместе с содержимым базы данных. То есть, при добавлении или удалении данных из базы отчёт будет меняться так же. Зададим название отчёта «Информация о клиентах», выберем тип отчёта – «Динамический». В конце мы можем выбрать, что делать дальше, создать отчёт сейчас или модифицировать его шаблон. Выберем пункт «Модифицировать шаблон отчёта» и нажмём кнопку «Дальше».

Мы видим шаблон нашего будущего отчёта. Его можно изменять. Например, менять размеры верхнего и нижнего колонтитула или изменять ширину столбцов. Немного уменьшим высоту верхнего и нижнего колонтитула и уменьшим ширину столбца «Дата рождения». Сохраним шаблон отчёта и закроем его окно. Теперь, чтобы просмотреть результат нашей работы, найдём созданный отчёт в списке и дважды нажмём на нём левой кнопкой мыши.

В появившемся окне текстового редактора «LibreOffice Writer» мы видим получившийся отчёт. В нем содержатся вся перечисленная информация о клиентах, которая сгруппирована по их образованию. Мы можем редактировать содержимое нашего отчёта. Добавим вверху заголовок «Информация о клиентах». Сохраним получившийся отчёт. Для этого в меню «Файл» выберем пункт «Сохранить как…». В появившемся окне сохранения укажем путь к нашей рабочей папке, в поле «Имя файла» укажем «Информация о клиентах» и нажмём на кнопку «Сохранить». Закроем окно текстового редактора.

Второй отчёт, который нам необходимо создать, должен содержать фамилии, имена и отчества клиентов, заявки которых были одобрены, названия кредитных планов, которыми они решили воспользоваться, и суммы займов. Вся эта информация должна быть сгруппирована по названиям кредитных планов.

СУБД «LibreOffice Base», может создавать отчёты по содержимому лишь одной таблицы. Но в нашем случае информация о клиентах размещается в таблице «Анкета», информация о кредитных планах – в таблице «Кредитование», а суммы займов и отметки о выдаче – в таблице «Кредит». Для того, чтобы создать описанный отчёт, нужно, объединить указанные в нем данные в единую структуру. Это можно сделать с помощью запроса.

Зададим нужный нам запрос в режиме дизайна. Нам понадобятся данные из таблиц «Анкета», «Кредитование» и «Кредит» – добавим их. Связи между таблицами уже установлены. Мы видим, что таблицы «Анкета» и «Кредит» связаны полем «Регистрационный номер», а таблицы «Кредит» и «Кредитование» – полем «Код кредита».

Заполним таблицу дизайнера запросов. Выберем необходимые поля из таблиц. Из таблицы «Анкета», нам понадобятся поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество». Поэтому в трёх столбцах с в строке «Таблица» выберем таблицу «Анкета», а затем в строке поле выберем её поля: «Фамилия», «Имя» и «Отчество». Из таблицы «Кредит» нам нужны поля «Сумма» и «Отметка о выдаче». Поэтому выберем в двух столбцах таблицу «Кредит». И укажем соответствующие поля. Из таблицы «Кредитование» нам нужно поле «Название продукта». Выберем в одном столбце таблицу «Кредит», и поле «Название продукта».

Так как отчёт должен содержать только, одобренные заявки, нам нужны только те, записи, в которых значение логического поля «Отметка о выдаче» равняется истина. Для этого в строке критерий, под соответствующем полем установим значение единица. Сохраним получившийся запрос под именем «Одобренные заявки». Закроем дизайнер запросов. Дважды щёлкнем левой кнопкой мыши по названию запроса. Как мы видим, запрос работает правильно. Закроем окно просмотра. Теперь нужно составить отчёт по этому запросу. Перейдём на вкладку «Отчёты» и запустим мастер создания отчётов. Теперь снова по шагам пройдём весь процесс создания отчёта.

Выберем наш запрос «Одобренные заявки» и выберем из него все поля, кроме поля «Отметки о выдаче». Нажмём кнопку «Дальше». Оставим названия полей отчёта по умолчанию. Нажмём кнопку «Дальше». Укажем для группировки поле «Название продукта». Нажмём кнопку «Дальше». Теперь настроим сортировку записей. Начальная сортировка указана по полю группировки «Название продукта», после группировки, мы будем сортировать записи по полю «Сумма», по убыванию, а после этого по фамилии по возрастанию. Нажмём кнопку «Дальше». Выберем табличный стиль отчёта и книжную ориентацию страниц. Нажмём кнопку «Дальше». Теперь укажем заголовок отчёта, такой же, как и у запроса «Одобренные заявки» и выберем динамический тип отчёта. Не будем редактировать шаблон отчёта, а создадим его сразу. Нажмём кнопку «Готово».

И так мы видим получившийся отчёт. Он содержит всю указанную информацию об одобренных заявках на кредиты. Она сгруппирована по названиям кредитных планов. В полученном файле укажем заголовок «Одобренные заявки». Сохраним его в файл с тем же именем в нашей рабочей папке.

Сегодня мы изучали создание отчётов, по базам данных в СУБД «LibreOffice Base». Мы узнали, что отчётом называется печатный документ, который соответствует некоторым правилам оформления. В СУБД можно создавать отчёты по содержимому отдельных таблиц. Если в отчёте нужно представить данные, которые находятся в разных таблицах или выбрать их по какому-то условию, сначала формируется соответствующий запрос к базе данных, а затем по данным, полученным в результате запроса, формируется отчёт.

Мы научились создавать отчёты по таблицам из баз данных и по запросам в СУБД «LibreOffice Base».