Лабораторная работа "Создание документов рассылки"

Лабораторная работа «Создание документов рассылки»

Представьте себе ситуацию, когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов - новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление и т.д. Как это обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения, либо создаете на каждого адресата отдельный документ. В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить, зная основные приемы работы с рассылками.

В данной работе мы будем создавать рассылку пригласительных билетов на весенний бал для учителей.

1. Создайте в MS Excel таблицу по образцу и заполните не менее 5 полей. Сохраните файл в папке ЛР1 под именем Список для рассылок.xlsx.

1. Сделайте слияние. Это делается с помощью вкладки Рассылки в MS Word.

Лабораторная работа «Создание документов рассылки»

Представьте себе ситуацию, когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов - новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление и т.д. Как это обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения, либо создаете на каждого адресата отдельный документ. В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить, зная основные приемы работы с рассылками.

В данной работе мы будем создавать рассылку пригласительных билетов на весенний бал для учителей.

1. Создайте в MS Excel таблицу по образцу и заполните не менее 5 полей. Сохраните файл в папке ЛР1 под именем Список для рассылок.xlsx.

1. Сделайте слияние. Это делается с помощью вкладки Рассылки в MS Word.

Выбор получателей. На панели Рассылки выберите Выбрать получателей→Использовать существующий список…→В диалоговом окне «Выбор источника данных» выберите из папки ЛР1 файл Список для рассылок.xlsx Открыть→В появившемся окне отметьте ٧ первая строка данных содержит заголовки столбцов→ОК.

Создание письма. На данном этапе письмо приобретает свой окончательный вид и часто содержит такие поля, как:

Завершение слияния. На этом этапе есть два варианта - "Печать" - можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант "Изменить часть писем" - здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно вносить в таблицу MS Excel. При этом также можно выбрать, какие письма вам выгрузятся в Word, а какие нет.

Выберите команду "Изменить часть писем" и рассмотрите, как преобразовался ваш документ.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать - отвечаете "Да" и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Вопросы к лабораторной работе:

1. Кратко опишите, для чего используются рассылки.

2. Составьте и напишите краткий план создания рассылок в MS Word.

3. Приведите примеры, где и как, по вашему мнению, можно использовать рассылки.

Выбор получателей. На панели Рассылки выберите Выбрать получателей→Использовать существующий список…→В диалоговом окне «Выбор источника данных» выберите из папки ЛР1 файл Список для рассылок.xlsx Открыть→В появившемся окне отметьте ٧ первая строка данных содержит заголовки столбцов→ОК.

Создание письма. На данном этапе письмо приобретает свой окончательный вид и часто содержит такие поля, как:

Завершение слияния. На этом этапе есть два варианта - "Печать" - можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант "Изменить часть писем" - здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно вносить в таблицу MS Excel. При этом также можно выбрать, какие письма вам выгрузятся в Word, а какие нет.

Выберите команду "Изменить часть писем" и рассмотрите, как преобразовался ваш документ.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать - отвечаете "Да" и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Вопросы к лабораторной работе:

1. Кратко опишите, для чего используются рассылки.

2. Составьте и напишите краткий план создания рассылок в MS Word.

3. Приведите примеры, где и как, по вашему мнению, можно использовать рассылки.