Электронные таблицы (на примере OpenOffice.org Calc)

С давних пор самыми сложными профессиями считались бухгалтер, инженер и статистик, так как представителям этих специальностей приходилось выполнять громоздкие вычисления на калькуляторе. При выполнении расчетов нужно было быть очень внимательным и аккуратным, потому что, даже при незначительной ошибке, работа могла остановиться на целые месяцы. В аналогичной ситуации были и студенты математических, экономических и других факультетов. Каждый день им приходилось выполнять скучные и сложные вычисления.

Однажды в 1979г., сидя на лекции в Гарвардском университете, студент финансового факультета Дэн Бриклин наблюдал за преподавателем. Лектору приходилось нелегко. Мало того, что ему нужно было обучить студентов, обеспечить наглядность, так ещё и каждый раз приходилось стирать и переписывать большое количество данных в таблице финансовой модели. Бриклин понял, что он может создать компьютерную программу, «электронную таблицу», которая автоматически будет делать перерасчет всех данных при их изменении. Он и его друг Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

Вопросы:

·     Что такое электронные таблицы?

·     Какие данные можно вводить в ячейки таблицы?

·     Основные режимы работы электронных таблиц.

Практически во всех сферах деятельности используют электронные таблицы. Это и бухгалтерия, экономика, медицина, инженерные расчеты, составление различных сводок, накладных, ведение домашнего хозяйства и многое другое.

Электронная таблица (сокращенно ЭТ) — совокупность данных, представленных в виде таблицы. Данные в таблице могут быть связаны формулами и автоматически пересчитываться при их изменении. Таким образом, электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

Табличный процессор – это программа для работы с электронными таблицами.

На сегодняшний день самыми распространёнными процессорами являются OpenOffice.org Calc и Microsoft Office Excel.

С помощью табличных процессоров можно решать следующие задачи:

·     Создавать электронные таблицы;

·     Открывать, редактировать и сохранять электронные таблицы в файле;

·     Графически представлять данные с помощью графиков и диаграмм;

·     Вычислять и анализировать данные, а также пересчитывать значения при изменении данных;

·     Выводить на печать электронные таблицы.

Рассмотрим интерфейс табличного процессора OpenOffice.org Calc.

После запуска табличного процессора на экран выводится окно с рабочим листом, интерфейс которого состоит из 5 основных частей – это строка заголовка, строка меню, панель инструментов, строка ввода и основное окно, представляющее собой таблицу.

Давайте познакомимся поближе со всеми частями интерфейса. В самом верху окна вы увидите строку заголовка, на которой отображается название программы и документа, а также кнопки управления окном. Ниже, под строкой заголовка, расположена Строка меню, которая содержит названия групп команд управления электронной таблицей. Далее, на панели инструментов вы найдете пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд. Строка ввода располагается под панелью инструментов и над основным окном. В ней отображается адрес ячейки и данные, которые в нее введены. Здесь же данные можно редактировать. Под строкой ввода находится рабочий лист. Группа листов объединяется в рабочую книгу. В OpenOffice можно изменять имена листов, а также можно удалять ненужные листы и добавлять новые. Нажимая на ярлыки листов по ним можно перемещаться.  Так же в окне имеются полосы прокрутки, которые позволяют перемещаться из одного места в другое в пределах одного активного листа.

Рабочий лист представляет собой прямоугольник, разделенный на строки и столбцы, на пресечении которых находятся ячейки. Столбец – это вертикально расположенная область электронной таблицы. Столбцы обозначают буквами и сочетаниями букв латинского алфавита. Например: А, В и так далее; Z, AA, AB и так далее. Строка – это горизонтально расположенная область электронной таблицы. Строки нумеруются числами.

Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из названия столбца и номера строки, например: С5 или В12. Называя адрес ячейки, всегда в первую очередь указывают имя столбца, а во вторую номер строки.

Табличный курсор – это выделенный прямоугольник, который можно поместить в любую ячейку. Ячейка, в которую помещен курсор, называется текущей. Данные можно вводить и редактировать только в текущей ячейке.

Диапазон ячеек – это группа нескольких выделенных ячеек. Адрес диапазона состоит из адресов верхней левой и нижней правой ячеек, разделенных двоеточием. Например: В2:В6 или С4:D18.

Под рабочей областью расположена строка состояния, в которой отображаются сообщения о текущем режиме работы таблицы, а также о возможных действиях пользователя.

Какие данные можно вводить в ячейки электронной таблицы?

Данные могут быть различны: это числа, текст или формулы. Возможности работы с данными определяются их типом.

OpenOffice работает с данными следующих типов:

·     числовые значения (45; 8,3; );

·     текстовые значения (Школа №;   9 класс, Фамилия Имя Отчество)

·     дата и время суток (Январь 2016; 5.04.2017; 13:00);

·     примечания (это победитель в олимпиаде по информатике);

·     формулы (=СУММ(С6 С10) или =В5*D5/F5);

·     изображения и объекты мультимедиа из файлов или коллекций клипов, фигуры и объекты WordArt;

·     гиперссылки на ресурсы Интернета и другие документы.

Рассмотрим основные типы данных более подробно:

Текст. Для ввода текстовых данных выделяют нужную ячейку, набирают текст и нажимают клавишу Enter. OpenOffice автоматически распознает текстовые значения и по умолчанию выравнивает их по левому краю ячейки. Если соседние ячейки не заполнены, то OpenOffice позволяет отображать более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки. Если в них уже размешены данные, видимое текстовое значение обрезается, но не удаляется. Полностью текст можно увидеть в строке ввода при выделении ячейки или при изменении ширины столбца.

Числа. OpenOffice автоматически распознает числовые значения и по умолчанию выравнивает их по правому краю ячейки. Данные могут быть целыми (например: 10), десятичными (8,5) или обыкновенными дробями (7 ½). Для того, чтобы табличный процессор правильно обрабатывал вводимые данные, нужно соблюдать следующие правила ввода:

·     Для ввода числа в ячейку ее выделяют с помощью мыши или клавиатуры, затем набирают число и нажимают клавишу Enter.

·     Дробную часть числа от целой отделяют запятой.

·     Если число разделили точкой, то табличный процессор распознает его как дату (например: 1.06 воспринимается как 1 июня, а 12.36 – как декабрь 2036 года).

·     Если требуется, чтобы OpenOffice сохранил в виде текста числа, даты и формулы, вводить их начинают с апострофа (например, если ввести в ячейку '55 там появится число 55, выровненное по левому краю без апострофа).

Редактировать данные можно как в строке ввода, так и в самой ячейке. Для замены содержимого ячейку выделяют и вводят новые данные. Двойной щелчок мыши или нажатие клавиши F2 позволяют редактировать данные прямо в ячейке. Приемы редактирования не отличаются от тех, что мы применяли в текстовом редакторе.

Формулы. Табличный процессор OpenOffice выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

Ввод формулы в OpenOffice начинают со знака равенства. Знак равенства является признаком начала формулы. Он указывает табличному процессору на необходимость интерпретации следующего за ним выражения в виде формулы. Ввод формулы завершают нажатием клавиши Enter или по любой свободной ячейке. После ввода формулы табличный процессор выполняет вычисления и по умолчанию отображает в ячейке результат вычислений.

Для обозначения арифметических операций используются следующие знаки: плюс (+), минус (-), умножить (*), разделить (/), возведение в степень (^). Порядок выполнения действий не отличается от принятого в математике: сначала вычисляются значения функций и выполняются действия в скобках, затем — возведение в степень, умножение и деление, и наконец — сложение и вычитание.

Пример. В ячейки В2, В3 и В4 записаны числа 8, 9 и 10, а в ячейки С2, С3 и С4 — числа 6, 18 и 8.

Нам необходимо:

·     в ячейке D2 по формуле =В2+С2 найти сумму чисел;

·     в ячейке D3 найти результат вычисления по формуле =B3*C3/9;

·     в ячейке D4 найти разность квадратов по формуле =В4^2-C4^2.

Значения в ячейках, содержащих формулы, изменяются автоматически, как только изменяются входящие в формулу исходные данные. Для этого в формулах используют не сами исходные данные, а ссылки на адреса ячеек, в которых эти данные находятся. По умолчанию в ячейках с формулами отображаются не сами формулы, а результаты вычислений по ним. При этом сама формула отображается в строке ввода.

Основные режимы работы электронных таблиц.

Выделяют три основных режима работы электронных таблиц. Это:

·     режим формирования таблицы;

Название режима говорит само за себя. Формирование ЭТ предполагает заполнение и редактирование документа.

·     режим отображения таблицы;

Для ЭТ может быть установлен режим отображения формул и режим отображения значений (по умолчанию включён режим отображения значений).

Чтобы в OpenOffice.org Calc установить режим отображения формул нужно выполнить последовательность команд Сервис – Параметры – OpenOffice.org Calc – Вид, затем в области Показать установить флажок Формулы и нажать кнопку ОК.

·     режим выполнения вычислений.

Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке. Если в ячейке изменяются данные, то документ пересчитывается заново.

В OpenOffice.org Calc выбор режима вычислений осуществляется с помощью команды Сервис – Содержимое ячеек – Пересчитать – Вычислять автоматически.

Важно запомнить:

·     Электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

·     Ячейка образуется на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.

·     Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений.

·     Табличный процессор выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

·     Выделяют три основных режима работы электронных таблиц это: режим формирования таблицы, режим отображения таблицы и режим выполнения вычислений.