Электронные таблицы (на примере Exсel)

С давних пор самыми сложными профессиями считались бухгалтер, инженер и статистик, так как людям этих профессий приходилось выполнять громоздкие вычисления на калькуляторе. При выполнении расчётов нужно было быть очень внимательным и аккуратным, потому что даже из-за незначительной ошибки работа могла остановиться на целые месяцы.

В аналогичной ситуации были и студенты математических, экономических и других факультетов. Каждый день им приходилось выполнять и сложные и довольно скучные вычисления.

Однажды в 1979г., сидя на лекции в Гарвардском университете студент финансового факультета Дэн Бриклин наблюдал за преподавателем. Лектору приходилось нелегко. Мало того, что ему нужно было обучить студентов и обеспечить наглядность материала, так ещё и приходилось каждый раз стирать и переписывать большое количество данных в таблице финансовой модели. У Бриклина появилась идея создать компьютерную программу, «электронную таблицу», которая автоматически будет делать перерасчёт всех данных при их изменении.

Он и его друг Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

Вопросы:

Что такое электронные таблицы?

Какие данные можно вводить в ячейки таблицы?

Основные режимы работы электронных таблиц.

Практически во всех сферах деятельности используют электронные таблицы. Это и бухгалтерия, и экономика, медицина, инженерные расчёты, составление различных сводок, накладных, ведение домашнего хозяйства и многое другое.

Электронная таблица (сокращённо ЭТ) – это совокупность данных, представленных в виде таблицы. Данные в таблице могут быть связаны формулой и автоматически пересчитываться, когда формула изменяется. Таким образом, электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

Табличный процессор – это программа для работы с электронными таблицами. На сегодняшний день самыми распространёнными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc.

С помощью табличных процессоров можно решать следующие задачи:

·     Создавать электронные таблицы.

·     Открывать, редактировать и сохранять электронные таблицы в файле.

·     Графически представлять данные с помощью графиков и диаграмм.

·     Вычислять и анализировать данные, а также пересчитывать значения при изменении данных.

·     Выводить на печать электронные таблицы.

Рассмотрим интерфейс табличного процессора Microsoft Excel.

После запуска на экран выводится окно, при внимательном рассмотрении которого многие элементы вам покажутся известными по опыту работы в том же Microsoft Word.

В самом верху вы увидите строку заголовка, на которой отображается название программы и документа, а также кнопки управления окном.

Интерфейс процессора состоит из 4 основных частей – это панель быстрого доступа, панель вкладок, строка формул и основное окно, представляющее собой таблицу.

Давайте познакомимся поближе со всеми частями интерфейса.

В левой части строки заголовков расположена Панель быстрого доступа. Название панели говорит о том, что с её помощью мы можем получить быстрый доступ к важным командам. Вы можете настроить данную панель, разместив на ней команды, которые вы будете часто использовать.

Специалисты компании Microsoft, после проведения ряда серьёзных исследований, объединили наиболее часто используемые функции в «Ленту вкладок», сгруппировав их в логические группы – «Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Формулы», «Данные» и так далее. Эти группы называются вкладками.

Рассмотрим вкладки подробнее:

1. Отдельно выделенная вкладка Файл находится в левой части ленты и отвечает за самые главные действия, без которых вся остальная работа просто не имеет смысла: создание и открытие документа, сохранение, печать, публикацию в Интернете и пересылку по электронной почте созданного вами файла.

2. Вкладка Главная используется в основном при работе с буфером обмена и при форматировании.

3. Вкладку Вставка часто используют при работе с графическими объектами, и в первую очередь она полезна при создании диаграмм.

4. Большинство инструментов, размещённых на вкладке Разметка страницы, имеют прямое или косвенное отношение к настройкам печати документов.

5. Вкладка Формулы позволяет вставлять и редактировать формулы, а также переключать режимы отображения

6. Вкладка Данные используется при обработке данных, в том числе полученных от внешних источников.

7. Для проверки правописания, работы с примечаниями, совместного использования и защиты документов, а также для отслеживания редакторских изменений используют утилиты, собранные на вкладке Рецензирование.

8. Далее следует вкладка Вид. Группы вкладки содержат пиктограммы команд и меню для настроек внешнего вида документа.

Строка формул располагается под лентой и над основным окном. В ней отображается адрес ячейки и данные, которые в неё введены. Здесь же данные можно редактировать.

Под строкой формул расположен рабочий лист. Совокупность листов составляет рабочую книгу. В Excel можно менять имена листов, а также можно удалять ненужные листы и добавлять новые. Можно перемещаться по листам, нажимая на их ярлыки. Также в окне имеются полосы прокрутки, которые позволяют перемещаться из одного места активного листа в другое место, но в пределах активного листа.

Рабочий лист представляет собой прямоугольник, разделённый на строки и столбцы, пресечение которых образует ячейки. Столбец – это вертикально расположенная область электронной таблицы. Столбцы обозначают буквами и сочетаниями букв латинского алфавита. Например А, В и так далее; Z, AA, AB и так далее. Строка – горизонтально расположенная область электронной таблицы. Строки нумеруются числами. Всего в Excel 1.048.576 строк и 16.384 столбца.

Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из названия столбца и номера строки, например: А5, В12. Называя адрес ячейки, в первую очередь указывают имя столбца, а во вторую – номер строки.

Табличный курсор – это выделенный прямоугольник, который можно поместить в любую ячейку. Ячейка, в которую помещён курсор, называется текущей. Данные можно вводить и редактировать только в текущей ячейке.

Диапазон ячеек – это группа нескольких выделенных ячеек. Адрес диапазона состоит из адресов верхней левой и нижней правой ячеек, разделённых двоеточием. Например: В2:В6 или С4:D18.

Под рабочей областью расположена строка состояния, в которой отображаются сообщения о текущем режиме работы таблицы, а также о возможных действиях пользователя.

Какие данные можно вводить в ячейки электронной таблицы?

Данные могут быть различны: это числа, текст или формулы. Возможности работы с данными определяются их типом.

Excel работает с данными следующих типов:

·     числовые значения (45; 8,3; );

·     текстовые значения (Школа №; 9 класс, ФИО);

·     дата и время суток (Январь 2016; 5.04.2017; 13:00);

·     примечания («это победитель в олимпиаде по информатике»);

·     формулы (=СУММ(С6:С10) или =В5*D5/F5);

·     изображения и объекты мультимедиа из файлов или коллекций клипов, фигуры и объекты WordArt;

·     гиперссылки на ресурсы Интернета и другие документы.

Рассмотрим основные типы данных более подробно:

Текст. Для ввода текстовых данных выделяют нужную ячейку, набирают текст и нажимают клавишу Enter. Excel автоматически распознает текстовые значения и по умолчанию выравнивает их по левому краю ячейки. Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет отображать более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки. Если в них уже размещены данные, видимое текстовое значение обрезается, но не удаляется. Полностью текст можно увидеть в строке ввода при выделении ячейки или при изменении ширины столбца.

Числа. Excel автоматически распознаёт числовые значения и по умолчанию выравнивает их по правому краю ячейки. Данные могут быть целыми (10), десятичными (8,5) или обыкновенными дробями (7 ½).

Для того, чтобы табличный процессор правильно обрабатывал вводимые данные, нужно соблюдать следующие правила ввода:

·     Для ввода числа в ячейку ее выделяют с помощью мыши или клавиатуры, затем набирают число и нажимают клавишу Enter.

·     Дробную часть числа от целой отделяют запятой.

·     Если число разделили точкой, то табличный процессор распознает его как дату (например 1.06 воспринимается как 1 июня, а 12.36 – как декабрь 2036 года).

·     Если требуется, чтобы Excel сохранил в виде текста числа, даты и формулы, то вводить их начинают с апострофа (например, если ввести в ячейку апостроф 55 – там появится число 55, выровненное по левому краю без апострофа).

Редактировать данные можно как в строке формул, так и в самой ячейке. Для замены содержимого ячейку выделяют и вводят новые данные. Двойной щелчок мыши или нажатие клавиши F2 позволяют редактировать данные прямо в ячейке. Приёмы редактирования не отличаются от применяемых в текстовом редакторе.

Формулы. Табличный процессор Excel выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

Ввод формулы в Excel начинают со знака “=”. Знак равенства является признаком начала формулы. Он указывает табличному процессору на необходимость интерпретации следующего за ним выражения в виде формулы. Ввод формулы завершают нажатием клавиши Enter либо щелчком мыши по кнопке «птичка» в строке формул или по любой свободной ячейке. После ввода формулы табличный процессор выполняет вычисления и по умолчанию отображает в ячейке результат вычислений.

Для обозначения арифметических операций используются следующие знаки: плюс (+), минус (–), умножить (*), разделить (/), возведение в степень (^). Порядок выполнения действий не отличается от принятого в математике: сначала вычисляются значения функций и выполняются действия в скобках, затем – возведение в степень, умножение и деление, и наконец – сложение и вычитание.

Пример. В ячейки В2, В3 и В4 записаны числа 8, 9, 10, а в ячейки С2, С3 и С4 – числа 6, 18, 8.

Нам необходимо:

·     в ячейке D2 по формуле (=В2+С2) найти сумму чисел;

·     в ячейке D3 найти результат вычисления по формуле (=В3*С3/9);

·     в ячейке D4 найти разность квадратов по формуле (=В4^2-С4^2).

Значения в ячейках, содержащих формулы, изменяются автоматически, как только изменяются входящие в формулу исходные данные. Для этого в формулах используют не сами исходные данные, а ссылки на адреса ячеек, в которых эти данные находятся. По умолчанию в ячейках с формулами отображаются не сами формулы, а результаты вычислений по ним. При этом сама формула отображается в строке формул.

Основные режимы работы электронных таблиц:

·     Режим формирования таблицы, который предполагает заполнение и редактирование документа.

·     Режим отображения таблицы. Для электронных таблиц может быть установлен режим отображения формул и режим отображения значений (по умолчанию включён режим отображения значений). Чтобы в Excel установить режим отображения формул, нужно на вкладке “Формулы” в разделе “Зависимости Формул” нажать кнопку “Показать формулы”.

·     Режим выполнения вычислений. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке. Если в ячейке изменяются данные, то документ пересчитывается заново. В Excel для выбора режима вычислений нужно выполнить команды «Файл – Параметры – Формулы» и в разделе “Параметры вычислений” нужно отметить пункт автоматически.

Важно запомнить:

·     Электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

·     Ячейка образуется на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.

·     Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений.

·     Табличный процессор выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

·     Выделяют 3 основных режима работы электронных таблиц: это режим формирования таблицы, режим отображения таблицы и режим выполнения вычислений