Проектный менеджмент

Современный мир бизнеса очень изменчив, динамичен и сложен. Производители автомобилей меняют дизайн и конструкцию каждые два года, производители мебели обновляют модельный ряд дважды в год, а производители вычислительной техники выбрасывают на рынок новые образцы техники чуть ли не ежемесячно.

За каждым из таких изделий стоит большая и сложная работа, начинающаяся от формулировки идеи до выпуска и продвижения продукции и соединяющая специалистов самых разных профессий – дизайнеров, маркетологов, инженеров, экономистов, коммерсантов и других.

Эти временные коллективы людей с разными профессиональными знаниями, различным уровнем подготовки, а очень часто и говорящих на различных языках должны создать оригинальную идею, внимательно проанализировать её и разработать на её основе качественный, функциональный и экономичный продукт, организовать массовое производство этого продукта и наладить его продажи. И сделать это надо очень быстро и эффективно. Но самое важное, чтобы созданный продукт был уникален, оригинален, существенно отличался от всего многообразия товаров на рынке.

В таких условиях методов и средств традиционного менеджмента становится недостаточно. Ведь традиционный менеджмент сложился совершенно в других условиях, когда предприятие создавалось на неопределённо долгое время, товары подвергались изменениям чрезвычайно редко и появление новинки рассматривалось как настоящее событие, рынок не был перенасыщен, а потребитель избалован.

Эти времена ушли безвозвратно, но методы, средства, системы и структуры управления, соответствовавшие им, по инерции доминируют в современной корпоративной жизни. Но несоответствие методов менеджмента и реалий бизнеса приводит к появлению новых направлений менеджмента. Одним из таких направлений менеджмента будущего является менеджмент проекта, или проектное управление (project-менеджмент).

Чтобы ответить на вопрос, что такое проектный менеджмент, необходимо понять отличительные особенности внедрения проекта от других способов деятельности. Он характеризуется такими особенностями:

· Ориентированность на конкретный результат. Все действия, выполняемые во время внедрения идеи, взаимосвязаны и направлены на достижение заранее установленной цели. Важна именно завершённость, если происходит совершение каких-то процессов без осязаемого результата – то это не проект.

· Ограниченность в наличных ресурсах. Как правило, любая инициатива реализуется с учётом имеющихся ресурсов, в первую очередь финансовых, человеческих и временных. Всегда устанавливается точный или приблизительный срок завершения всех работ, а также составляется смета и график реализации.

· Уникальность. Имеется в виду то, что предполагается впервые выпустить какой-либо продукт или внедрить новую услугу.

Проектирование – это процесс разработки, составления проекта. Для воплощения идеи в жизнь составляется план, который представляет собой сценарий всех последующих действий с разбивкой по временным отрезкам и осуществляемым процессам. Процессы могут проводиться как параллельно, независимо друг от друга, так и в тесной взаимосвязи.

Можно сказать, что проектный менеджмент – это профессиональная деятельность человека, суть которой состоит в том, чтобы использовать самые современные знания, методы, средства, технологии для оптимального распределения ресурсов и воздействия на людей с целью достижения требуемого результата.

Проектное управление использовалось ещё во времена строительства египетских пирамид, хотя данные о применяемых тогда способах или системах управления не сохранились. Поэтому принято считать, что зародился проектный менеджмент в 50-е гг. ХХ века в США, когда там разработали методики сетевого планирования в рамках работы над Polaris Missile Project (Поларис Мисил Проджект). Проект предполагал создание одноимённых баллистических ракет для атомных подводных лодок, причём сначала надо было провести научные исследования, а потом уже наладить производство.

В общем, было задействовано больше 3800 подрядчиков, но они управились с задачами даже раньше срока. Опыт управления ими и координации их работы впоследствии взяли за основу большие корпорации, чтобы сохранять конкурентоспособность в условиях изменчивого рынка. Так стал развиваться проектный менеджмент. Методики сетевого планирования, использованные в проекте Polaris Missile Project, стали базой для разработки методов проектного управления.

В современных условиях проектный менеджмент переместился из узкопрофессиональных кругов во все сферы бизнеса для решения различных задач:

· разработка и подготовка к производству новых видов изделий,

· строительство и реконструкция, проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ,

· разработка программных продуктов и тому подобное.

Использование проектного менеджмента позволяет ясно понять:

· какие мы хотим получить результаты;

· что мы должны для этого сделать;

· какие специалисты и ресурсы нам необходимы;

· в какие сроки можно выполнить работы;

· ответить на главный вопрос: «Сколько это будет стоить?».

По данным Международной Ассоциации Управления Проектами, использование проектного менеджмента позволяет сэкономить порядка 20–30 % времени и около 15–20 % средств, затрачиваемых на осуществление проектов и программ. На сегодняшний день многие организации и компании привыкли работать с традиционным менеджментом, в то время как при таком менеджменте очень трудно набрать качественную проектную команду из сотрудников, работающих изо дня в день в традиционной обстановке. И тогда выходом становится привлечение внешних участников и руководителей проекта.

И действительно, современные инновационные разработки требуют глубинных знаний в разных сферах человеческой деятельности: экономике, строительстве, финансах, работе с людьми. Реализация идеи всегда влечёт за собой определённые изменения, а чтобы ими качественно управлять, назначается человек, имеющий специфические знания – project-менеджер.

Project-менеджеры любят шутку: управлять проектами так же легко, как ездить на велосипеде. Который горит, и ты тоже горишь, и все горят, и ты в аду. Шутка не кажется такой уж смешной, если взять обязанности такого менеджера и разложить их на составляющие.

Например, возьмём создание сайта. В своём планировании project-менеджер должен учесть интересы сразу трёх сторон: заказчика, компании и команды, работающей над проектом.

· Заказчика должен устроить сайт, но, если клиент останется недоволен – виноват будет менеджер проекта.

· Компании, реализованный проект должен принести прибыль. При этом экономия бюджета приветствуется и поощряется, но, если проект оказался убыточным, виноват снова будет менеджер проекта.

· Если у команды исполнителей низкая мотивация, внутри постоянно возникают конфликты, а проект не способствует профессиональному росту – виноват опять же менеджер проекта.

То есть project-менеджер не только составляет план разработки сайта, но организует команду и выстраивает весь процесс так, чтобы он соблюдался, был выполнен в срок и принёс прибыль компании.

Как мы с вами видим, project-менеджер даже ещё не успел сесть на велосипед и поехать к цели, а он уже задымился и пылает синим пламенем. Поэтому любой руководитель проекта должен:

· Понимать реальные потребности клиента и предлагать ему тот функционал, который необходим. Он способен объяснить, например, почему дополнительные функции не являются обязательными на данном этапе разработки.

· Обрабатывать задачи и делить их на небольшие подзадачи, которые он делегирует исполнителям и добивается соблюдения дедлайнов.

· Видеть проект целиком. В каждый момент времени он знает, на каком этапе находится работа, и понимает, что составленный план – не просто бумажка для отчёта, а настоящая дорожная карта, по которой движется вся команда.

· Управлять рисками. Для project-менеджера нет понятия «внезапно». Он может не знать, что конкретно пойдёт не так, но должен быть готов к этому и иметь в запасе все ресурсы, которые позволят всё исправить.

Например, заказчик может внезапно уехать в отпуск и сорвать сроки согласования. А потом он решит, что его сайту необходим дополнительный функционал, за который он не готов платить, да и срок реализации проекта тоже не хотелось бы увеличивать, так что «давайте попробуем как-то уложиться, вы же профессионалы». Обязательно произойдёт ещё десяток незапланированных событий, каждое из которых либо будет грозить проекту срывом всех сроков и увеличением бюджета, либо похоронит проект вообще. Это не должно вызывать особых эмоций и влиять на мотивацию. Обычные рабочие дела, которые project-менеджер предвидел и, конечно же, может решить.

За всю историю проектного управления было создано множество различных методов управления проектами под практически любые нужды. Главное понять, что самое важное для Вашего проекта – дедлайны, ресурсы, соблюдение процесса, или сразу несколько факторов – а затем выбрать метод управления проектом, ориентированный на достижение этого показателя.

Например, при классическом подходе весь процесс управления проектом можно разделить на пять этапов: инициация, планирование, реализация, мониторинг и контроль проекта, закрытие. Давайте рассмотрим их более подробно представив себя на месте project-менеджера.

Инициация – это обязательство начать проект. На этом этапе определяете проект и разрабатываете начальный объём, начальные затраты и оценку ресурсов. Вы также определяете участников проекта и убеждаетесь, что все они имеют одинаковое представление о проекте. Затем вы переходите к следующему этапу.

Планирование – на этом этапе вы определяете, как вы собираетесь выполнять проект. По сути, планирование включает в себя ряд вопросов, таких как: Что вы собираетесь делать? Как вы собираетесь это сделать и каков срок окончания проекта? Когда ваш план будет готов, пришло время получить разрешение на запуск проекта. На этом этапе также важно продумать тонкости взаимодействия с командой: как с ней коммуницировать и мотивировать, как управлять рисками и так далее. Следующие два шага включают в себя реализацию вашего плана.

Реализация проекта начинается с запуска проекта. Вы собираете все свои ресурсы, знакомите людей друг с другом, разбираетесь в них и объясняете правила, которые вы используете для запуска проекта. После этого все присоединяются к выполнению работы, указанной в плане.

Мониторинг и контроль проекта – это ваша постоянная ответственность в отслеживании реализации проекта. Если что-то идёт не по плану, вы разрабатываете способы вернуть его в нужное русло.

Закрытие проекта – это этап подведения проекта к финалу и анализ итоговых результатов. Когда работа над проектом подходит к концу, нужно не только убедиться, что уложилась ли команда в сроки и бюджет, доволен ли заказчик проекта результатом (а если вы крутой менеджер проекта, то вы ещё постараетесь узнать, довольны ли результатом конечные потребители), но и что выяснить, что в проекте можно было сделать лучше.

Также принято выделять и такие методы управления проектом, как: Аgile, Scrum, Kanban, Шесть сигм, PRINCE 2 и множество других. Информацию о них можно очень легко найти в Интернете.

Но какой бы из методов управления проектом ни был бы выбран, важно понимать, что при оценке успешности управления проектом используется концепция «треугольника управления проектом», то есть тройственного ограничения «качество (содержание работ проекта) – сроки – затраты». Соответственно проект считается успешным только в том случае, если были выдержаны требования по времени, стоимости и качеству.

В конце нашего урока давайте попробуем ответить на следующие вопросы.

1. Что такое проектный менеджмент?

2. Чем занимается project-менеджер?