Продуктивность

Представьте, что у вас множество дел – уроки, секции, проекты, общение с друзьями, – но в сутках по-прежнему только 24 часа. Как всё успеть без стресса и усталости? Секрет – не в количестве потраченного времени, а в его качестве.

В ходе занятия вы узнаете, что такое продуктивность и как её измерить, познакомитесь с понятием «прокрастинация», а также рассмотрите методы улучшения продуктивности.

Продуктивность человека – это способность эффективно и результативно выполнять задачи, достигать поставленных целей, оптимально используя время, силы и ресурсы. Главная идея: делать важные дела быстрее и качественнее, чтобы оставалось время на отдых и удовольствия.

Продуктивность – это не про то, чтобы работать больше, а про то, чтобы работать умнее. Это навык, который помогает: делать важные дела быстрее и качественнее, оставаться энергичным, а не выгорать к концу дня, освобождать время для того, что действительно нравится.

Чтобы разобраться с продуктивностью, важно понимать, как работает наш мозг.

Он не может долго концентрироваться. Максимальная концентрация у большинства людей длится 25-50 минут, потом нужен перерыв. Если заставлять себя работать без отдыха, эффективность падает.

Мозг любит режим. Если приучить себя делать уроки или работать в одно и то же время, мозг будет включаться быстрее.

Мозг не любит многозадачность. Когда вы одновременно учитесь, проверяете социальные сети и слушаете музыку с текстом, мозг перегружается и работает медленнее.

Многие путают продуктивность и занятость. Чтобы было легче понять разницу, давайте сравним продуктивного и занятого человека.

Продуктивный человек делает важные дела, которые приближают к результату.

Занятой человек заполняет время любыми делами, даже бесполезными.

Продуктивный человек в первую очередь выполняет значимые задачи.

Занятой человек хватается за всё подряд.

Продуктивный человек использует чёткий план.

Занятой человек действует без плана, по настроению или внешним обстоятельствам.

Продуктивный человек избегает многозадачности, фокусируется на одной задаче.

Занятой человек постоянно переключается между делами, думая, что так быстрее.

Продуктивный человек видит конкретные достижения.

Занятой человек чувствует, что «весь день бегал», но итог неясен.

Продуктивный человек делает осознанные перерывы, чтобы восстановить силы.

Занятой человек часто не отдыхает вообще.

Продуктивный человек сохраняет силы, работая в своих «пиковых» часах.

Занятой человек устаёт к середине дня из-за хаотичной нагрузки.

Чтобы понять, насколько вы эффективно используете время, нужно не просто «чувствовать», а измерять свою продуктивность. Узнаем, как это сделать правильно.

В первую очередь, определите критерии оценки. Продуктивность можно оценивать по

Результатам (сколько дел сделал, какого качества)

Времени (как быстро справился)

Энергии (насколько устал после работы).

Используйте контрольные точки. Для этого проводите ежедневную оценку. В конце дня задайте себе 3 вопроса:

Какие 3 главных дела я запланировал?

Выполнил ли я их? (можно ответить Да/Нет/Частично)

Почему не сделал? Обязательно укажите причину – отвлёкся, не хватило времени, лень и так далее

Например:

Я запланировал решить 5 задач по математике, прочитать 20 страниц книги, навести порядок в комнате.

В результате, решил задачи, книгу не читал, потому что провёл время в социальных сетях, уборку отложил.

Из-за того, что отвлёкся, не выполнил запланированное. Следовательно, необходимо сократить время на социальные сети.

Найдите своих «воров времени». Это привычки, действия или внешние факторы, которые крадут наше время.

Это могут быть цифровые отвлечения – бесконечное листание ленты социальных сетей, уведомления и чаты, игры.

Также ворами времени могут стать псевдодела. К ним относится чрезмерное планирование – вы рисуете красивые списки дел вместо продуктивной работы. Ещё это могут быть ненужные встречи и разговоры.

Легче всего обнаружить своих «воров времени», если выписывать, чем вы занимаетесь каждые 15 – 20 минут. На протяжении трёх дней составляйте такой список и заметите, на что тратите ценное время.

Для измерения своей продуктивности в течение недели ставьте каждому дню оценку.

1-3 балла – почти ничего не сделал, постоянно отвлекался.

4-6 баллов – выполнил часть дел, но мог бы лучше.

7-8 баллов – хорошо поработал, но есть куда расти.

9-10 баллов – сделал всё запланированное без стресса.

Одна из главных причин снижения продуктивности – это прокрастинация. Так называют склонность откладывать важные и сложные задачи на потом, заменяя их менее значимой деятельностью. Часто её связывают с ленью, но у прокрастинации может быть ряд причин:

боязнь провала – люди подсознательно избегают сложных задач из-за страха неудачи;

отношение к задаче как к слишком сложной – если дело кажется объёмным, мозг всячески стремится его избежать, переключаясь на более лёгкие и приятные занятия;

отсутствие чёткой цели – если задача не имеет понятного результата, её сложно начать выполнять;

привычка жить в стрессе – некоторые люди лучше работают в условиях приближения к крайнему сроку, поэтому откладывают дела до последнего.

Прокрастинация – не лень, а стратегия мозга избегать дискомфорта. Но её можно «перехитрить»: начинайте с маленьких шагов, устраните отвлекающие факторы и хвалите себя за прогресс.

Существует ряд проверенных методов, которые помогут повысить вашу продуктивность.

Первый метод – матрица Эйзенхауэра.

Это инструмент для распределения задач по четырём категориям. Её придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр.

Разделите все свои дела на четыре категории:

Срочные и важные

Несрочные, но важные

Срочные, но неважные

Несрочные и неважные

Срочные и важные дела – это кризисные ситуации, истёкшие сроки выполнения задач, важные звонки.

Их необходимо выполнять немедленно. Например, завтра экзамен, а вы не готовы. Значит, нужно учить прямо сейчас.

Старайтесь сократить количество таких задач – их обилие ведёт к стрессу.

Несрочные, но важные дела – это планирование, саморазвитие. Они важны для достижения долгосрочных целей. Например, ежедневное чтение 20 (двадцати) страниц книги улучшает знания без спешки.

Обязательно запланируйте время для этих дел. Они самые ценные, потому что двигают вас вперёд.

Срочные, но неважные дела – это просьбы других людей, рутинные дела, неважные звонки и сообщения. Они требуют немедленного выполнения, но не влияют на ваши цели.

Если есть возможность, такие дела можно делегировать – то есть попросить кого-то другого их сделать. В случае, когда делегировать нельзя – постарайтесь их выполнить быстро, без излишнего перфекционизма.

Несрочные и неважные дела – это бесцельный просмотр видеороликов, пролистывание социальных сетей. Они не приносят пользы и не влияют на ваши цели.

Такие дела крадут время и энергию. Их можно совсем удалить или свести к минимуму.

Попробуйте использовать матрицу в течение недели и сможете повысить свою продуктивность.

Следующий метод называется «Съешь лягушку»

«Лягушка» – это самое неприятное, сложное или важное дело дня, которое вы откладываете. Сделав его первым, вы избавляетесь от стресса, получаете заряд мотивации, освобождаете время для других задач.

Чтобы использовать метод, в первую очередь определите свою «лягушку». Подумайте, какое дело вызывает у вас желание отложить; тревогу при одной мысли о нём; самые сильные отговорки. Это и есть ваша «лягушка».

Дальше её необходимо съесть – то есть выполнить. И сделать это важно утром. Так как утренние часы часто являются наиболее продуктивными и позволяют избежать отвлечений, которые могут возникнуть в течение дня. Начало дня с выполнения важных задач помогает установить позитивный настрой и повысить мотивацию, а также снизить уровень стресса.

Если задача очень объёмная – разделите её на части. И начните с самого простого этапа. Но здесь важно запланировать выполнение каждой части, иначе вы можете совсем забыть её выполнить.

Ещё один способ справляться с большими задачами – метод «швейцарского сыра». Нужно «проделывать в задачах дырки», то есть регулярно заниматься ими в течение ограниченного времени. Например, каждый день по одному часу работать над рефератом. Постепенно объём работы будет уменьшаться, и однажды такая задача закончится.

При использовании этого метода постарайтесь избежать ошибок:

Не выбирайте слишком много «лягушек» – максимум одна – две в день.

Не путайте «лягушку» с обычной задачей. «Лягушка» – это то, что вы особенно не хотите делать.

Не откладывайте на «чуть позже» – позавтракали и сразу принимайтесь за дело.

«Съесть лягушку» – значит перестать бояться сложных задач. Попробуйте этот метод 3 дня подряд, и вы заметите, что дела стали завершаться быстрее, появилось больше свободного времени, уровень стресса снизился.

Продуктивность – это не всегда про работу или учёбу. Важно делать продуктивным и свой отдых. Правильный отдых заряжает энергией, помогает мозгу усваивать информацию и даже повышает креативность.

Чтобы сделать его продуктивным

Прислушайтесь к своим потребностям: создайте список того, что всегда приносит вам удовольствие и помогает расслабиться. Выберите пункты из этого списка и посвятите им время отдыха.

Планируйте отдых: чтобы извлечь из отдыха максимальную пользу, планируйте выходные и всё своё свободное время.

Сделайте отдых разнообразным. Если вам нравится в свободное время смотреть телевизор или листать ленту социальных сетей, а после этого вы не чувствуете себя отдохнувшим, значит, необходимо найти новые способы перезагрузки. Попробуйте сходить на прогулку или в спортзал, отправьтесь с друзьями на пикник.

Обозначьте чёткие границы работы и отдыха. Иногда мы забываем об отдыхе и продолжаем в свободное время выполнять рабочие дела. Отключите уведомления в чатах и постарайтесь не думать о работе или учёбе, когда отдыхаете.

Продуктивный отдых – это осознанное восстановление сил.

Исследования показывают, что даже у самых продуктивных людей пик концентрации длится 3-4 часа. Остальное время – это рутина или «работа на автомате». Продуктивность должна делать вашу жизнь легче и интереснее, а не превращаться в гонку на выживание. Найдите свой ритм – и тогда учёба, работа и даже свободное время станут более осознанными и приятными.

Давайте подведём итоги

Продуктивность человека – это способность эффективно и результативно выполнять задачи, достигать поставленных целей, оптимально используя время, силы и ресурсы.

Важно не путать продуктивность и занятость.

Для измерения продуктивности используйте систему оценки и контрольные точки.

Прокрастинация – это склонность откладывать важные и сложные задачи на потом, заменяя их менее значимой деятельностью.