Работа с электронной таблицей Excel (статья, презентация)

Электронная таблица Microsoft Excel.

Основные понятия.

Excel – это электронная таблица, предназначенная для создания, хранения и обработки баз данных.

Для того чтобы запустить электронную таблицу Excel следует выполнить двойной щелчок мышью по соответствующему значку на Рабочем столе или выбрать из главного меню Windows команду Программы-Microsoft Excel.

После загрузки программы на экране монитора можно увидеть чистую страницу Рабочей книги.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа отображается только текущий рабочий лист, с которым ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлыке и ввести новое название.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Строки последовательно нумеруются цифрами. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов и до 65536 строк.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение ячейки сочетает в себе номер столбца и строки и является адресом ячейки. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется табличным курсором.

Ввод, редактирование и форматирование данных.

Отдельная ячейка электронной таблицы может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула. Тип данных, размещаемых в ячейках, определяется автоматически при вводе. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому, ввод формул всегда начинается со знака «=».

Ввод данных осуществляется в ячейку, на которой находится табличный курсор. Если в выбранной ячейке уже записаны данные, то они удаляются и записываются новые. Для того, чтобы отредактировать имеющиеся данные, не удаляя их, необходимо дважды щелкнуть мышью на текущей ячейке или по строке формул и внести изменения.

Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу «ESC». Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона следует использовать клавишу «DELETE».

Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат-Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных, задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Копирование и перемещение содержимого ячеек.

Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами – второй.

Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Далее ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа. Для выбора способа выполнения этой операции (копировать или перетащить) рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью нажатой правой кнопки мыши.

При передаче информации через буфер обмена вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка-Копировать или Правка-Вырезать. Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам точно равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка-Вставить.

Для управления способом вставки можно использовать команду Правка-Специальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

Вычисления, ссылки в электронной таблице.

Вычисления в Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции, соединенные знаками математических операций и скобками. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается результат вычислений.

Формула может содержать ссылки, т.е. адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. (Привести пример).

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются. Элементы номера ячейки, использующие абсолютные адреса, предваряются символом «$» ($С$4).

Весь материал - в архиве.