Обработка данных в табличной базе данных

Объекты MS ACCESS:

Таблицы — базовый объект MS ACCESS, в котором хранится информация (данные). Таблицы представляет собой совокупность записей (строк таблицы). Запись содержит  некоторые  сведения об описываемой сущности. Каждый элемент записи (клетка таблицы) называется  полем записи.

Все  записи  одной  таблицы  данных имеют одинаковую структуру и размеры.

Формы (служат для ввода, просмотра или модификации информации в таблице или запросе)

Запросы (выполняют выбор, сортировку информации)

Отчеты (служат для группировки, представления и печати информации)

Макросы (набор специальных макрокоманд, например, ПечататьОтчет)

Модули (программы, написанные на языке VBA)

Быстрый поиск данных:

используют когда нужно найти запись по значению  определенного  поля, даже если не помним его полное значение.

Правка – Найти…

Поиск данных с помощью фильтров.

Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют   заданным условиям.

Бывают простые  и сложные фильтры. 

Простые фильтры содержат условие для одного поля.

Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. Здесь отбираются записи, удовлетворяющие всем условиям одновременно.

Создавая условия используют операторы сравнения ( =, <, >,  и так далее).

Объекты MS ACCESS :

Объекты MS ACCESS :

• Таблицы
• Формы
• Запросы
• Отчеты
• Макросы
• Модули

Объекты MS ACCESS :

• Таблицы — базовый объект MS ACCESS, в котором хранится информация (данные). Таблицы представляет собой совокупность записей (строк таблицы). Запись содержит некоторые сведения об описываемой сущности. Каждый элемент записи (клетка таблицы) называется полем записи .
• Все записи одной таблицы данных имеют одинаковую структуру и размеры.
• Формы (служат для ввода, просмотра или модификации информации в таблице или запросе)
• Запросы (выполняют выбор, сортировку информации)
• Отчеты (служат для группировки, представления и печати информации)
• Макросы (набор специальных макрокоманд, например, ПечататьОтчет)
• Модули (программы, написанные на языке VBA )

1. Быстрый поиск данных:

• используют когда нужно найти запись по значению определенного поля, даже если не помним его полное значение.
• Правка – Найти…

2. Поиск данных с помощью фильтров.

• Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям.
• Бывают простые и сложные фильтры.
• Простые фильтры содержат условие для одного поля.
• Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. Здесь отбираются записи, удовлетворяющие всем условиям одновременно.
• Создавая условия используют операторы сравнения ( =, , и так далее).

Команда:

• Записи – Фильтр – Изменить фильтр

Команда:

• Фильтр – Применить фильтр

• Записи – Фильтр – Изменить фильтр

• Фильтр – Применить фильтр

3. Поиск данных с помощью запросов.

• Запросы ведут поиск данных, как и фильтры.
• Различие: Запросы – это объект БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.
• Результат выполнения запросов – таблица.
• Запросы бывают простые (одно условие) и сложные (несколько условий для различных полей).
• Можно отбирать не только записи, но и поля.

• условие отбора может выглядеть так: between #06.01.99# and #03.11.99#

(для одного поля в формате даты)

• условие отбора фамилия начинается с “С”

С*

Примеры выражений, использующих в качестве

условий отбора текстовые значения

Выражение

Описание

“ ВТ”

список абитуриентов, поступающих на кафедру ВТ

“ ВТ ” Or “ ИнОУп ”

список поступающих на кафедру ВТ или ИнОУП

Between #05.01.84# And #10.10.84#

Использует оператор Between...And для

отображения списка абитуриентов с датой рождения не ранее 5-янв-84 и не позднее 10-окт-84

In(“ВТ”, “МОиПЭВМ”)

Использует оператор In для отображения списка абитуриентов, поступающих на кафедру ВТ или МОиПЭВМ

Not “ВТ”

Использует оператор Not для отображения списка поступающих на все кафедры, за исключением ВТ

Like "А*"

список абитуриентов, фамилии которых начинаются с буквы А

="К" Отображает список абитуриентов, фамилии которых начинаются с букв, находящихся в диапазоне от К до Я Right([Дата рождения], )="84" Использует функцию Right для отображения списка абитуриентов, у которых год рождения 84 Len([Кафедра])Val(4) Использует функции Len и Val для отображения списка абитуриентов, поступающих на кафедры, названия которых состоят из более чем 4 символов " width="640"

Примеры выражений, использующих в качестве

условий отбора текстовые значения

Выражение

Описание

="К"

Отображает список абитуриентов, фамилии которых начинаются с букв, находящихся в диапазоне от К до Я

Right([Дата рождения], )="84"

Использует функцию Right для отображения списка абитуриентов, у которых год рождения 84

Len([Кафедра])Val(4)

Использует функции Len и Val для отображения списка абитуриентов, поступающих на кафедры, названия которых состоят из более чем 4 символов

Создание запросов

Создание запросов

1

2

Создание запросов

Не выводится на экран

Условие отбора

4. Сортировка данных

• – это упорядочение записей. Сортировка производится по какому-либо полю. Значения в поле располагаются в определенном порядке:
• - по алфавиту, если поле текстовое;
• по величине числа, если поле числовое;
• по дате, если тип поля - Дата (время).
• Сортировка записей производится либо по возрастанию, либо по убыванию значений поля.
• Записи при сортировке переносятся из одного места таблицы в другое целиком.

Сортировка

Выбираем вид сортировки

Сортировка

Сортировка

5. Печать данных с помощью отчетов

• исполняется для красивой печати документов.

Д/з: § 3 . 2 . 3 стр. 113-116.