Лабораторная работа № 7

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 7

по дисциплине «Технология разработки и защиты баз данных»

Создание отчетов и диаграмм

Цель работы: освоить приёмы создания и оформления простых, составных отчетов и диаграмм.

Рекомендации по выполнению: лабораторная работа выполняется группой студентов (2-3 человека) средствами СУБД MS Access.

Количество часов: 2 часа.

Задание на лабораторную работу

1. Создать отчеты с помощью «Мастера отчетов», выбрав в качестве источника записей разработанные запросы.

2. Создать отчет с помощью средства «Пустой отчет» для всех таблиц БД.

3. Создать отчет, выполняющий подсчет общей суммы по определенному столбцу.

4. Создать составной отчет с группировкой данных по определенному столбцу.

5. Проведя анализ таблиц БД, построить две диаграммы.

Методические указания

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Таблицы и запросы, содержащие базовые данные, называются источником записей отчета. Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица и будет источником записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Средство «Отчет» – это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей. В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет (рисунок 1).

Рисунок 1 - Создание отчета

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет .

В области переходов выберите таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

Рисунок 2 - Отчет Торговля в режиме макета

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

В Мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов. В первом окне предлагается выбрать таблицу или запрос и поля для отчета. В следующем окне можно назначить группировку полей (рисунок 3).

Рисунок 3 - Группировка полей отчета

Также, нажав на кнопку Группировка, можно задать необходимые интервалы группировки (рисунок 4).

Рисунок 4 - Интервалы группировки

В следующем окне задается порядок сортировки, далее предлагается выбрать вид макета для отчета и установить его положение на странице, в следующем окне выбирается стиль отчета.

Далее предлагается открыть отчет в том виде, какой мы создали, либо изменить макет отчета. В первом варианте появится окно предварительного просмотра, которое позволяет увидеть (рисунок 5).

Рисунок 5 - Отчет «Торговля»

Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

Если вам не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчет нужно добавить всего несколько полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия:

1) На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Пустой отчет.

2) В режиме макета будет открыт пустой отчет, а в правой части окна Access появится область «Список полей».

3) В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые вы хотите включить в отчет.

4) По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.

5) С помощью инструментов в группе Колонтитул на вкладке Конструктор можно добавить в отчет логотип компании, название, номера страниц, дату и время.

Разделы отчета

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата.

Заголовок отчета печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

Заголовок группы печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Область данных печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание группы печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание отчета печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создание диаграмм

Диаграмма — это рисунок, на котором наглядно и компактно представлены числовые данные и показаны важные отношения между ними. Диаграмма, вставленная в форму или отчет, поможет принимать обоснованные решения. Вы можете привязать диаграмму к таблице или запросу и настроить ее различные свойства. Диаграмму даже можно сделать интерактивной. Например, если выбрать другую категорию в фильтре формы или отчета, значения на диаграмме будут изменены. В Access можно создавать гистограммы, графики, линейчатые, круговые и комбинированные диаграммы.

1. Для создания отдельной диаграммы в окне отчета в режиме Конструктора выбрать объект Вставить диаграмму (вкладка Конструктор – группа Элементы управления), мышью указать место вставки и в открывшемся диалоговом окне выбрать таблицу или запрос с данными для создания диаграммы.

2. В следующем диалоговом окне выбрать поля с данными, которые необходимо отобразить в диаграмме.

3. Выбрать тип диаграммы.

4. В следующем окне определить, как должны отображаться данные в диаграмме, перетащив кнопки полей в нужные области:

а) в область Данные перетащить поля, содержащие данные для рядов;

б) в область Оси перетащить поле, содержащее данные для категорий;

в) в область Ряды перетащить поле, по которому должна производиться группировка данных; в этом случае в области Данные выбирается функция для вычисления итоговых значений (для изменения функции дважды щелкнуть по кнопке поля).

5. В следующем диалоговом окне определить, должны ли данные из всех полей быть отображены на одной общей диаграмме или диаграмма должна быть связана с записью (в последнем случае при переходе от одной записи к другой в диаграмме будут отображены только данные текущей записи). Если диаграмма должна быть связана с записью, выбрать поля, связывающие форму с диаграммой. Если диаграмма должна быть общей, выбрать вариант отсутствует.

6. В последнем диалоговом окне ввести имя диаграммы.

Отчет должен содержать:

1. Название, цель и задание лабораторной работы.

2. Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1. Для чего нужен отчет?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Виды элементов управления.

4. Каким образом создается составной отчет?

5. Назначение диаграмм в отчетах.

4