Цели:

Изучив данный учебный элемент, Вы познакомитесь:

с понятием ИПС

с основными объектами базы данных

созданием базы данных

созданием и заполнением таблиц базы данных

режимами заполнения таблиц

типами данных в MS Access

с понятием Маска ввода

с изменением структуры таблицы в режиме конструктора

Оборудование, материалы и вспомогательные средства:

персональный компьютер;

презентация урока;

раздаточный материал.

Сопутствующие учебные элементы и пособия:

Учебник по информатике Н. Угринович.

Электронный учебник «Работа в MS Access»

Информационными системами (ИС) называют большие массивы данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки. Различают следующие виды ИС: фактографические, документальные и экспертные системы.

Информационно – поисковые системы(ИПС) состоят из двух частей: СУБД (система управления базами данных и БД(база данных)

База данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.

СУБД — это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания и эксплуатации баз данных. Например: MS Access

Различают три основных типа баз данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

Создание базы данных

Запустите MS Access

Нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов или в меню Файл – Создать. Будет открыто окно диалога Создание базы данных, в которое следует ввести имя базы, например Adress . В результате вы увидите главное окно базы данных.

Создание таблицы с помощью Мастера

В окне База данных нажмите кнопку Таблицы, а затем кнопку Создание таблицы с помощью мастера
В окне Создание таблицы выберите образец Список рассылки. Далее нужно определить перечень полей, которые вы хотите включить в таблицу. Для этого поочередно выделяйте мышью поля в списке Образцов полей и нажимайте кнопку, чтобы образец поля попал в список полей создаваемой таблицы. Выберите следующие поля: Код Списка Рассылки, Фамилия, Имя, Адрес, Домашний телефон, Сотовый телефон

Переименуем названия некоторых полей, выбранных из шаблона. Для этого установите курсор в окне Поля новой таблицы на строке Код СпискаРассылки и щелкните кнопку Переименовать поле и нажмите кнопку Далее.
До тех пор, пока кнопка Далее активна, пользуйтесь ею, кнопку Готово нажимайте только в последнем случае!!!

В следующем окне диалога введите имя таблицы Адреса и разрешите MS Access  автоматически определить ключ и нажмите кнопку Далее

В последнем окне диалога согласитесь на Непосредственный ввод данных в таблицу. И нажмите кнопку Готово.

Таблица создана. В строке заголовков таблицы можно найти ее название. Все имена полей представлены в виде заголовков таблицы. 

Заполнение таблицы

В процессе создания таблицы, вы встретились с понятием ключа.

Первичный ключ (в последующем будем называть просто ключом) – одно или несколько полей, совокупность которых однозначно определяет любую запись таблицы.

В нашем варианте ключевым является поле Адресат. В таблице видно, что это поле – счетчик, т.е. нумерует записи в порядке ввода. Заполнять поле Адресат не нужно, счетчик срабатывает автоматически, как только заполнена хоть одна ячейка строки таблицы.

Заполните только поля Фамилия и Имя, остальные поля оставьте незаполненными.

Заполните поле Телефон.

Любая таблица Microsoft Access  может быть представлена в двух режимах:

режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования;

режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы.

Маска ввода — это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы. При вводе данных в поле нет необходимости набирать эти постоянные символы, даже если они должны быть включены в значение поля; достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода. Кроме того, Microsoft Access 2003 не позволит ввести в поле значения, не вписывающиеся в определенную для этого поля маску ввода.

Для того, чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы. Это можно сделать, выбрав команду Конструктор меню Вид или при помощи кнопки панели инструментов

Окно конструктора содержит таблицу, в первом столбце которой перечислены поля, а во втором типы данных (форматы).

Зададим маску ввода для полей Домашний Телефон и СотовыйТелефон. Установите текстовый курсор в имя поля Домашний телефон в нижнем поле Общие напротив Маски ввода и создайте шаблон в окне Создание масок

ввода щелкните Cписок введите в поле Описание – Номер телефона, Маска ввода – 0 00 00, Образцы данных – 2-66-34 и щелкните по кнопке Вперед на 1 запись . Создайте маску ввода для номера сотового телефона: Описание – Номер телефона, Маска ввода – 000-000-00-00, Образец данных – 902-275-78-33 щелчок по и Закрыть.

В окне Создание масок ввода щелкните по полю Номер телефона 2-66-34 – Далее – Готово.

Щелкнув по строке Конструктора Сотовый телефон, измените для него маску ввода на десятизначный номер из созданного вами шаблона. Перейдите из режима Конструктора в режим Таблицы, для этого выполните команду Вид – Таблица или нажмите кнопку на панели инструментов. На вопрос о сохранении таблицы отвечайте Да. Далее заполнение номеров телефонов заключается в вводе в каждую ячейку цифр, перемещая курсор из ячейки в ячейку.

Вернитесь в таблицу и заполните поле Адрес. Введите данные в поле Адрес. Измените ширину столбцов таблицы по аналогии с электронными таблицами. Приблизительный вид таблицы показан на рисунке ниже.

Весь материал - в документе.