Создание отчёта в базе данных

Цели:

Изучив данный учебный элемент, Вы познакомитесь:

с созданием отчётов в MS Access

с  режимами работы с  отчётами MS Access

Оборудование, материалы и вспомогательные средства:

Персональный компьютер

Презентация урока

Раздаточный материал

Сопутствующие учебные элементы и пособия:

Учебник по информатике Н. Угринович.

Электронный учебник «Работа в MS Access»

Учебный элемент: «Создание баз данных»

Создание отчета с помощью Мастера

1. В окне Базы данных Адрес щелкните по кнопке Отчет на панели Объекты, выберите режим создание отчета с помощью мастера. 

2. В окне Создание отчетов выберите Таблица: Адреса. Выберите те поля, которые вы бы хо-тели включить в отчет, например: №, Фами-лия, Имя, Адрес. Нажмите кнопку Далее.

3. Задайте порядок сортировки 1. Фамилия – По возрастанию. Нажмите кнопку Далее.

4. Макет отчета в один столбец, а стиль отчета выберите на свой вкус . Нажмите кнопку Далее.

5. Имя отчета будет задано автоматически Адреса. Согласитесь с ним. Нажмите кнопку Готово.

6. Перед вами отчет в режиме просмотра. Просмотрите отчет, используя полосы прокрутки.

Конструктор отчета

Если возникла необходимость изменить что-то в отчёте, например, удалить текущую дату. В этом случае необходимо переключиться (аналогично тому, как работали с таблицей и формой) в режим Конструктора отчета.

Если вы попали в окно База данных, сохранив предварительно отчет, то нажмите кнопку Конструктор.

Окно конструктора (похоже на конструктор формы) разбито на четыре области: области верхнего и нижнего колонтитулов, в которых размещаются подписи (заголовок) и поля (дата и номер страниц), область данных и область примечаний.

Для того, чтобы удалить нумерацию страниц, выделите соответствующее поле в нижнем ко-лонтитуле и нажмите клавишу Delete или вы-звав контекстное меню нажмите кнопку Вы-резать.

Таким же образом удалите текущую дату са-мостоятельно.

Просмотрите отчет, выбрав для этого команду Предварительный просмотр меню Файл или кнопку панели инструментов 

В режиме конструктора можно, выделив соответствующие элементы выбирать:

шрифт

размер шрифта

стиль начертания символов

выравнивание

Практическое задание

Составьте отчет, содержащий сведения о зачетах и средний балл для каждого учащегося.

Создание отчета

В окне созданной ранее базы данных выберите объект Отчет и нажмите кнопку Создать.

В окне диалога Новый отчет выберите режим Конструктор и Таблицу: Информатика зачеты. Вы получите отчет в режиме конструктора.

Перетащите мышью все поля из окна списка полей таблицы Информатика зачеты в Область данных отчета. Переносить поля из окна списка полей можно не только поочередно, но и все сразу. В этом случае в окне Информатика зачеты нужно выделить сразу все поля. Для этого щелкните мышью по названию первого поля в списке (ФИО) и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните мышью по названию последнего поля списка (Зачет № 3). Выделятся все поля, остается только перенести их в область данных отчета.

Создание нового поля в отчете

Для отчета нужно создать новое поле, в котором будет размещаться результат вычисления среднего балла для каждого учащегося. Для начала создайте новое пустое поле. Для этого на панели элементов выберите инструмент поле  и щелкните в области данных отчета. При необходимости измените шрифт.

Вы получите элемент, состоящий из имени поля и содержимого. Установите текстовый курсор в имя поля и введите новое имя Средний балл. В случае необходимости примените к введенному тексту выравнивание вправо, расширьте зону имени поля по 

горизонтали и вертикали. Делается это так же, как с любым другим графическим объектом.

Построение выражений

Теперь нужно разместить формулу (выражение, вычисляющее средний балл). Для этого выделите поле Средний балл (таким образом, чтобы присутствовали "узелки") и вызовите команду Свойства... меню Вид или при помощи контекстного меню.

В окне диалога Свойства установите текстовый курсор в поле ввода Данные. Появятся две кнопки. Нажмите на кнопку. Раскроется окно Построитель выражений

В поле ввода Построителя выражений, при помощи имеющихся кнопок и перечня полей составьте следующее выражение: =([3ачет № 1] + [Зачет № 2] + [Зачет № 3])/3. Для ввода имени имеющегося поля, нужно выделить имя поля в списке и нажать кнопку Вставить или дважды щелкнуть мышью по имени поля в списке. Нажмите кнопку ОК и закройте окно свойств поля.

Перейдите в режим просмотра отчета Файл - Предварительный просмотр или кнопку на панели инструментов. В режиме просмотра можно увидеть результат вычислений.

Закройте окно отчета. Сохраните отчет под именем Средний балл.

Войдите в объект Таблицы: Информатика Зачеты произведите изменения в оценках за зачеты, вновь вернитесь в Отчет: Средний балл и просмотрите результаты.

Контрольные вопросы

Что такое поле базы данных?

Что такое база данных?

Что такое запись базы данных?

Какие объекты БД отображены в окне Access?

Охарактеризовать объект Формы?

Назвать способы создания форм

Каким образом можно отсортировать записи в таблице?

Весь материал - в документе.

Учебный элемент

Тема: «Создание отчёта в табличной базе данных» -7 -

Предмет: «Информатика и ИКТ»

Цели:

Изучив данный учебный элемент, Вы познакомитесь:

• с созданием отчётов в MS Access

• с режимами работы с отчётами MS Access

Оборудование, материалы и вспомогательные средства:

1. Персональный компьютер

2. Презентация урока

3. Раздаточный материал

Сопутствующие учебные элементы и пособия:

1. Учебник по информатике Н. Угринович.

2. Электронный учебник «Работа в MS Access»

3. Учебный элемент: «Создание баз данных»

Контрольные вопросы

1. Что такое поле базы данных?

2. Что такое база данных?

3. Что такое запись базы данных?

4. Какие объекты БД отображены в окне Access?

5. Охарактеризовать объект Формы?

6. Назвать способы создания форм

7. Каким образом можно отсортировать записи в таблице?

ПЛ-10

Иванилова Т.С.