Презентация по информатике "Microsoft Excel: Использование встроенных функций. Формулы, их копирование, расчеты"

Все о формулах.

- Формула выполняет вычисления соответствующих заданий и отображает на листе окончательный результат;

- В формулах Excel можно использовать числа, знаки арифметических действий и ссылки на ячейки;

- Формула всегда начинается со знака равенства (=);

- По умолчанию формулы на экране не отображаются, но можно изменить режим работы программ, чтобы увидеть их;

- Формулы могут включать обращение к одной или нескольким функциям;

- В формулах недопустимы пробелы;

- Длина формулы не должна превышать 1024 элементов;

- Нельзя вводить числа в форматах  даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулах они могут быть введены только в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Excel преобразует их в соответствующие числа при вычислении формулы.

Ввод формулы.

- Щелкните ячейку, в которую нужно ввести формулу;

- Введите знак равенства - обязательное начало формулы.

- Введите первый аргумент - число или ссылку на ячейку. Адрес можно ввести вручную или вставить автоматически, щелкнув нужную ячейку;

- Введите знак арифметического действия;

- Введите следующий аргумент;

- Повторяя пункты 4 и 5, закончите ввод формулы;

- Нажмите Enter. Обратите внимание, что  в ячейке отображается результат вычислений, а в строке формул - сама формула.

Вывод формул на экран.

Выберите из меню Сервис команду Параметры;

- Щелкните вкладку Вид;

- Установите флажок Формулы;

- Щелкните OK. 

Вычисление части формулы.

При поиске ошибок в составленной формуле бывает удобно посмотреть результат вычисления какой-то части формулы. Для этого:

- Встать на ячейку, содержащую формулу;

- В строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить;

- F9 - вычисление

- Enter – результат вычисления выводит на экран.

- Esc - возврат формулы в исходное состояние.

Microsoft Excel

Использование встроенных функций.

Формулы, их копирование, расчеты.

Все о формулах

• Формула выполняет вычисления соответствующих заданий и отображает на листе окончательный результат;
• В формулах Excel можно использовать числа, знаки арифметических действий и ссылки на ячейки;
• Формула ВСЕГДА начинается со знака равенства(=);
• По умолчанию формулы на экране не отображаются, но можно изменить режим работы программ, чтобы увидеть их;
• Формулы могут включать обращение к одной или нескольким функциям;
• В формулах недопустимы пробелы;
• Длина формулы не должна превышать 1024 элементов;
• Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулах они могут быть введены только в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Excel преобразует их в соответствующие числа при вычислении формулы.

Ввод формулы

• Щелкните ячейку, в которую нужно ввести формулу;
• Введите знак равенства - обязательное начало формулы.
• Введите первый аргумент - число или ссылку на ячейку. Адрес можно ввести вручную или вставить автоматически, щелкнув нужную ячейку;
• Введите знак арифметического действия;
• Введите следующий аргумент;
• Повторяя пункты 4 и 5, закончите ввод формулы;
• Нажмите Enter . Обратите внимание, что в ячейке отображается результат вычислений, а в строке формул - сама формула.

Арифметические операторы

= E3+F3

Вывод формул на экран

 Выберите из меню Сервис команду Параметры ;

 Щелкните вкладку Вид ;

 Установите флажок Формулы ;

 Щелкните OK .

Вычисление части формулы

При поиске ошибок в составленной формуле бывает удобно посмотреть результат вычисления какой-то части формулы. Для этого:

 Встать на ячейку, содержащую формулу;

 В строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить;

 F9 - вычисление

Enter – результат вычисления выводит на экран. Esc - возврат формулы в исходное состояние.

Совет

При вводе формул необходимо учитывать приоритет арифметических операций. В Excel порядок старшинства операций таков:

 возведение в степень;

 умножение и деление;

 сложение и вычитание.

Например: D1 равно 28

Виды ссылок на ячейки

В формулах Excel обычно использует относительные ссылки. Отсюда следует - ссылки в формулах автоматически изменяются при копировании формул в другое место. Например, если в ячейке B10 содержится формула = СУММ (В3:В9), то при копировании этой формулы в ячейку С10 она преобразуется в =СУММ (С3:С9).

Чтобы ссылки в формуле не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, необходимо использовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка обозначается знаком доллара ( $) , который располагается перед номером строки или обозначением столбца. Например, комиссионный процент по продажам помещен в ячейку D7 , тогда абсолютная ссылка на ячейку должна выглядеть как $D$7.

Абсолютная строка выглядит как D$7.

Абсолютный столбец выглядит как $D7 .

Перемещение и копирование формул

Формула введена в ячейку. Её можно перенести или скопировать.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.

При копировании формула перемещается в новое место таблицы:

а) ссылки перенастраиваются при использовании относительных ячеек;

б) ссылки сохраняются при использовании абсолютных ячеек.

Формулы: Замена значениями

Формулу на рабочем листе можно заменить её значением, если в дальнейшем понадобится только результат а, а не сама формула. Для этого:

 Выделите ячейку с формулой, которую нужно преобразо- вать в значение;

 Щелкните на кнопке Копировать на стандартной панели инструментов;

 Выберите Правка - Специальная вставка и щелкните на строке Значения . Щелкните на ОК ;

 Нажмите Enter , чтобы убрать «муравьиную дорожку» вокруг ячейки.

Формулы: защита и скрытие

Защита ячеек предотвращает изменение или уничтожение важной информации. Также возможно указать, следует ли отображать содержимое ячейки в строке формул.

 Чтобы снять защиту ячейки (диапазона ячеек) или запретить отображение её содержимого в строке формул, сначала выделите нужную ячейку или диапазон;

 Выберите Формат - Ячейки и щелкните на вкладке Защита ;

 Снимите флажок Защищаемая ячейка , чтобы снять защиту ячейки. Установите флажок Скрыть формулы , чтобы они не отображались в строке формул при выборе ячейки. Щелкните на ОК ;

 Установите флажок Сервис – Защита – Защитить лист.

Результат – весь лист, кроме изменяемых ячеек, защищен

Формулы: создание текстовой строки

Иногда бывает нужно объединить содержимое двух ячеек. В Excel такая операция называется конкатенация. Для этого:

 Выделите ячейку, в которую нужно поместить формулу и введите знак равенства (=), чтобы начать ввод;

 Введите адрес или имя или щелкните на ячейке на рабочем листе;

 Введите оператор конкатенации (&), затем введите следующую ссылку;

 Если необходимо, повторите шаг 3. Не забывайте о том, что в формулу необходимо вставить кавычки с пробелом между ними, чтобы Excel вставила пробел между двумя текстовыми фрагментами.

 Чтобы закончить ввод формулы, нажмите Enter .

Пример: формула =С3 &” “D3 , где С3 - « Парафеева », а D3 - «Таня»

Даст результат : «Парафеева Таня» - в одной ячейке

Формулы: ссылки на ячейки из других рабочих листов

При организации формул возможно ссылаться на ячейки других рабочих листов. Для этого:

 Выделите ячейку, в которую нужно поместить формулу, и введите знак равенства (=);

 Щелкните на ярлычке листа, содержащего нужную ячейку;

 Выделите ячейку или диапазон, на который нужно установить ссылку. В строке формул появится полный адрес;

 Завершите ввод формулы, затем нажмите Enter .

Пример: формула = Лист1!В6+Лист2!D9

Все о функциях

• Функциями называют встроенные в Excel формулы;
• Функций в Excel сотни : инженерные, информационные, логические, арифметические и тригонометрические, статистические, функции обработки текста, функции работы с датой и временем, функции работы с базами данных и многие-многие другие ;
• Функции можно использовать как по отдельности, так и в сочетании с другими функциями и формулами;
• После имени каждой функции в ( ) задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за её именем следуют пустые ( ) без пробела между ними;
• Аргументы перечисляются через запятую;
• Функция может иметь не более 30 аргументов.

Ввод функции

 Щелкните ячейку, в которую хотите ввести функцию;

 Введите знак равенства, название функции (или выберите из Мастера функций) и открывающуюся круглую скобку;

 Введите аргумент или щелкните ячейку или диапазон, которые нужно использовать при вычислении функции;

 Щелкните кнопку ввода в строке формул или нажмите Enter . Закрывающуюся скобку Excel вставит самостоятельно.

Самые популярные функции Excel

C УММ

Функции: мастер функций

Мастер функций выводит на экран список функций, из которого пользователь может выбрать нужную функцию. Для этого:

 Выделите ячейку, в которую нужно поместить функцию, и щелкните на кнопке

на стандартной панели инструментов;

 Укажите нужный тип функции в списке Категории . Если вы не знаете, к какой категории принадлежит функция, выберите

10 недавно использовавшихся или Полный алфавитный перечень ;

 Выберите конкретную функцию из списка Функция . Прочитайте описание в нижней части окна диалога, чтобы убедиться, что функция выбрана правильно, затем щелкните на ОК .

 Под строкой формул появится окно, так называемая палитра формул. Введите аргументы в соответствующие поля. Вы можете вводить значения или адреса ячеек вручную, можете щелкать на нужных ячейках или выделять нужные диапазоны;

 Щелкните на ОК , чтобы завершить ввод функции и поместите её в ячейку.

Спасибо за внимание!