Практическое занятие. MS ACCESS. Создание форм и отчётов. Запросы.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ

Тема занятия: MS ACCESS. Создание форм и отчётов. Запросы.

Цель выполнения задания: научиться создавать и заполнять формы, отчеты и запросы в редакторе MS Access.

Необходимо знать: основные приёмы работы с формами, отчётами и запросами в MS Access.

Необходимо уметь: совершать стандартные действия в MS Access.

Оборудование (приборы, материалы, дидактическое обеспечение) Инструкционные карты, мультимедийные презентации, персональные компьютеры.

ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В Access 2007 можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access 2007 используют формы (forms). Form ускоряет работу с базой данных. Form в БД - это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.

Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать forms, а также новые типы форм и функциональные возможности. В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. 

ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Задание 1. Создать новую базу данных.

1. Пуск – все программы – Microsoft Office - Microsoft Office Access 2007. В появившемся окне нажать кнопку Новая база данных. Дать имя базе, например, « ТО-11 » и нажать кнопку создать.

2. Сохранить файл в папке группы. Файл – сохранить как – база данных Access 2007. Отвечать «да» на все вопросы.

3. После сохранения перейти на вкладку Создание и нажать на кнопку Таблица.

4. Появится окно для создания и заполнения таблицы в режиме таблицы.

5. Если справа не открыто окно с шаблонами полей, нажать кнопку Новое поле.

6. Из шаблонов полей справа выбрать двойным щелчком поля – Фамилия, Имя, Домашний телефон.

7. Закройте таблицу, нажав на крест, ответьте «да» в появившихся диалоговых окнах.

8. Переименуйте таблицу1 в «Список группы ТО-20». Контекстное меню Таблицы1 (щелчок правой клавишей мыши на имени таблицы) – «Переименовать».

9. Открытие таблицы в режиме таблицы - двойной щелчок по имени таблицы.

10. Открытие таблицы в режиме конструктора таблицы: выбрать Конструктор в контекстном меню таблицы (щелчок правой клавишей мыши по имени таблицы).

11. В режиме Конструктор добавьте несколько новых полей. Вставлять, удалять, переименовывать поля можно, вызвав контекстное меню поля (щелчок правой клавишей мыши по имени поля).

12. Поле Домашний телефон переименовать в Мобильный телефон. Размер поля Фамилия сделать 25, Имя – 15, пол – 1, Мобильный телефон - 11, Номер группы – 5. Результат должен быть таким, как показано на изображении справа. Обратите внимание на тип данных полей. (Менять тип данных поля – щелчок по нужной строке в столбце Тип данных)

13. Закрыть таблицу «Список группы ТО-20», ответив «Да» на вопрос о сохранении.

14. Открыть таблицу в режиме таблицы. Ввести в таблицу следующие данные:

    Код	Номер группы	Фамилия	Имя	Пол	Мобильный телефон	Дата рождения	Рост	Вес	Друг или нет
    1	ТО-20	Иванов	Иван	м	8-915-222-33-44	22.03.1993	178	80
    2	ТО-20	Петров	Петр	м	8-916-212-53-46	03.05.1993	190	100	
    3	ТО-20	Сидоров	Сидор	м	8-905-122-99-34	13.12.1992	169	99
    4	ТО-20	Травкин	Илья	м	8-911-999-13-14	05.11.1992	177	66	
    5	ТО-20	Жучкина	Мария	ж	8-903-888-53-88	12.09.1992	159	50
    6	ТО-20	Мышкина	Анна	ж	8-917-122-33-44	17.10.1992	168	55
    7	ТО-20	Кошкин	Андрей	м	8-905-222-33-66	16.05.1993	168	80
    8	ТО-20	Стенкина	Елизавета	ж	8-909-222-33-55	03.03.1993	155	80	
    9	ТО-20	Ростикс	Лидия	ж	8-903-645-13-44	19.05.1993	166	64
    10	ТО-20	Крыша	Азалия	ж	8-916-953-75-94	03.12.1994	174	52
    11	ТО-20	Андрейченко	Роман	м	8-915-737-87-54	31.12.1992	182	59	
    12	ТО-20	Мартынов	Олег	м	8-915-234-43-23	23.06.1993	189	90	
    13	ТО-20	Бабенко	Дарья	ж	8-917-903-65-37	25.04.1993	180	90
    14	ТО-20	Морозов	Савва	м	8-915-098-65-26	01.01.1994	175	90
    15	ТО-20	Соловьева	Евгения	ж	8-903-225-52-25	03.01.1993	175	57	
    16	ТО-20	Крайнев	Филипп	м	8-926-111-11-41	08.01.1994	177	68	
    17	ТО-20	Бройлер	Леонид	м	8-926-122-13-11	27.07.1993	185	78
    18	ТО-20	Буданов	Никита	м	8-903-808-12-12	03.08.1993	176	77	

15. Обратить внимание, почему не полностью заполняется поле «Мобильный телефон». Найти решение устранения ошибки.

16. Экспортируйте таблицу в Excel. Для этого нажмите правой клавишей по имени таблицы, выберите «экспорт» - Excel. В появившемся окне выберите путь к своей папке, назовите файл «список».

17. Откройте файл «список» в программе MS Excel. Скопируйте лист: контекстное меню ярлычка листа – переместить/скопировать, не забудьте поставить галку в поле «создать копию». Назовите лист-копию – «оценки». На листе «оценки» удалите все столбцы кроме 2,3 и 4-го, то есть «номер группы», «Имя», «Фамилия», (контекстное меню названия столбца – удалить). Добавьте столбцы Математика, Русский, Литература Экономика, Право, Физкультура после столбца «Фамилия». Заполните столбцы оценками. Сохраните файл.

18. В программе Access в контекстном меню таблицы «Список группы ТО-20» выберите «импорт», в обзоре файлов найдите вашу папку и выберите файл «список», нажмите «ок», выберите лист «оценки», жмите несколько раз «далее». Перед тем, как нажать «готово», назовите таблицу «Оценки группы ТО-20». Откройте и посмотрите таблицу «Оценки группы ТО-20».

19. Нажмите правой клавишей на таблицу «Список группы ДБ-20», выберите «копировать», правой клавишей на пустом месте в списке таблиц – «вставить». В появившемся диалоговом окне назовите копию «Список группы ТО-22» и выберите «только структура». Откройте и посмотрите пустую таблицу с той же структурой, что и «Список группы ТО-20».

20. Закройте таблицу. Убедитесь, что у вас выделена таблица «Список группы ТО-22». Перейдите на вкладку «Создать», выберите «Форма». Появится форма ввода для таблицы.

21. Закройте ее, ответьте «да» для сохранения, назовите форму «Для группы ТО-22», и нажмите ОК.

22. Откройте двойным щелчком форму «Для группы ТО-22». Заполните 5 записей для таблицы «Список группы ТО-22» через форму самостоятельно. (переход от записи к записи по стрелочкам)

23. Создать копию таблицы «оценки группы ТО-20» для группы ТО-22 - только структура. Открыть таблицу.

24. Открыть таблицу «Список группы ТО-22», выделить 2,3,4 столбцы, скопировать. Выделить 2,3,4 столбцы в таблице «оценки группы «ТО-22». В контекстном меню этих столбцов выбрать «вставить».

Задание 2. Связать таблицы Список группы ТО-20 и Оценки ТО-20 по ключевому полю - КОД.

1. На вкладке Работа с базами данных нажать кнопку Схема данных .

2. В появившемся окне выбрать нужные таблицы двойным щелчком.

3. Закрыть окно. Появится изображение.

4. Нажать левой клавишей мыши на поле «код» в левой таблице и, не отпуская, потянуть на поле «код» в правой. Появится окно «Изменение связей». Поставить галку в поле «обеспечение целостности данных». Нажать кнопку «создать». Появится схема данных. Закрыть объект схема данных и сохранить его.

5. Связать также таблицы Список группы ТО-20 и Оценки ТО-20.

Задание 3. При помощи мастера запросов создать запрос – Оценки по математике группы ТО-20. Создать отчет по созданному запросу.

1. Вкладка Создание – кнопка Мастер запросов – выбрать Простой запрос – ОК. Появится окно.

2. Выбрать таблицу «Оценки группы ТО-20».

3. Выбрать поля Имя, Фамилия, Математика. (Щелчок по нужному полю – щелчок по одинарной галочке).

4. Нажать кнопку Далее, назвать Запрос «Оценки по математике группы ТО-20». Нажать Готово. Закрыть запрос.

5. В списке объектов выделить объект Запрос «Оценки по математике группы ТО-20». Вкладка Создание – Отчет. Закрыть и сохранить появившийся отчет.

6. Зайти в конструктор Отчета «Оценки по математике группы ТО-20». Правой клавишей по объекту – выбрать Конструктор.

1. Сузить поля Фамилия и Имя, чтобы отчет выглядел лучше. (Выделить поле, навести курсор на границу поля, чтобы стрелка стала двунаправленной, изменить размер поля.)

2. Щелкаем по кнопке Страница свойств, выделяем область данных в макете отчета и меняем свойство цвет фона в окне свойств. Выделяем с клавишей shift поля фамилия, имя, мобильный телефон в верхнем колонтитуле, меняем свойство фона и размер шрифта в окне свойств.

3. Смотрим, как выглядит наш отчет, щелкнув на кнопке Режим (под кнопкой Файл) – выбрать Предварительный просмотр. Закрыть просмотр, сохранить отчет.

Задание 4. Создать запросы с условием.

1-й запрос. Все друзья из ТО-20.

1. Вкладка Создать. Выбрать Конструктор запросов. Добавить таблицу «Список группы ТО-20».

2. Из Списка группы ТО-20 выбрать поля Имя, Фамилия, Друг или нет. В условии отбора поля Друг или нет написать «Да». Закрыть и сохранить Запрос под именем Друзья из ТО-20. Посмотреть результат запроса - открыть запрос двойным щелчком.

2-й запрос. Мобильные телефоны друзей, у кого 4 или 5 по математике из ТО-20.

Ход работы: Создаем новый запрос в режиме конструктора. Выбираем 2 таблицы «Список группы ТО-20» и «Оценки группы ТО-20». Выбираем поля Фамилия, Имя, Мобильный телефон, Друг или нет, Математика. В условии отбора пишем Да в поле Друг или нет, в поле Математика =4. Поле друг или нет нам нужно для условия, а в запросе оно отражаться не должно, поэтому снимаем галочку. Сохраняем запрос под именем «У кого списать математику».

3-й запрос. Выбрать всех мальчиков, у кого телефон начинается на 8-915…

Ход работы: Создать запрос. Выбрать поля Фамилия, Имя, Пол, Мобильный телефон. В строке условие в поле Пол написать «м», в поле Мобильный телефон написать “8-915*” (* - означает, что после 8-915 в поле могут быть любые симолы). Поле Пол сделать невидимым. Сохранить запрос, назвать «Парни с номером МТС».

4-й запрос. Выбрать девочек выше 170 см, вес меньше 60 кг. Назвать запрос «Стройные».

5-й запрос. Выбрать мальчиков весом больше 80 кг. Назвать запрос «Солидные».

6-й запрос. Отобрать всех, чья фамилия начинается на К или на М. Назвать запрос «На К или на М»

7-й запрос. Отобрать всех, кто родился до 1.06.93 года и у них по Русскому

8-й запрос. Отобрать всех, кто родился после 1.06.93 года и у них по Русскому =4 Назвать запрос «Юные и умные»

9-й запрос. Отобрать всех, чье имя заканчивается на «я». Назвать запрос «на я».

?Контрольные вопросы:

1.        Как создать форму в базе данных?

2.        Как создать запрос в базе данных?

3. Настройка формы.

4.     Сортировка данных в базе.