Лекция 3. Пакет MS Office. Использование Microsoft Excel

Лекция 3. Office 2010. Microsoft Excel.

Ключевым моментом успешной деятельности в любой бизнес-среде является понятное представление информации, будь то слова, числа, изображения или мультимедийное содержимое. Теперь в Microsoft Excel 2010 входят новые возможности, с помощью которых другие пользователи могут легко разобраться с данными. Спарклайны — это небольшие диаграммы в ячейке, которые можно добавить в лист и использовать для наглядного обобщения данных выбранных диапазонов. Благодаря новым наборам значков и улучшениям визуального представления данных информацию можно выводить различными способами.

Для работы с современными электронными таблицами в Excel 2010 представлен ряд новых возможностей: новые формулы, поддержка таблиц с миллионами (да-да, с миллионами) строк и интеграция SharePoint 2010 и служб Excel для публикации листов и панелей мониторинга в интрасети и Интернете.

1. Начало работы в Excel 2010

Окно Excel 2010 представляет собой открытую, визуально привлекательную рабочую область, в которой находятся все необходимые средства и функции для работы с несколькими листами, ввода формул и значений для ячеек. Здесь также можно изменить способ отображения информации на экране. На рис. 1 представлены различные элементы окна Excel 2010.

Совет. Чтобы максимально увеличить пространство экрана, ленту можно скрыть. Для этого в правой верхней части окна Excel 2010 можно нажать кнопку «Свернуть ленту».

На ленте Office 2010 находится восемь вкладок, в каждую из которых входят наборы средств для выполнения определенных задач: «Файл», «Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Формулы», «Данные», «Рецензирование» и «Вид». Например, чтобы в текущий лист добавить схему SmartArt, следует перейти на вкладку «Вставка» и в группе «Иллюстрации» выбрать пункт «SmartArt». На контекстной вкладке ленты появится группа «Средства SmartArt» с инструментами для создания и настройки рисунков SmartArt (см. рис. 2).

На вкладке «Вставка» в Excel 2010 представлено много новых средств и улучшений. Особое внимание следует обратить на такие новшества, как средство «Снимок экрана» в группе «Иллюстрации», группу «Спарклайны» и средство «Срез» в группе «Фильтр».

1. Простое обобщение данных.

В рабочих листах можно упорядочивать, отслеживать и вычислять финансовые данные с течением времени. Важной частью процесса эффективного использования собранных данных и предоставления к ним общего доступа является представление результатов понятным другим пользователям способом. Инфокривые — это небольшие диаграммы в ячейке листа, благодаря которым у читателя быстро формируется общее представление о значении чисел в таблице. Поскольку инфокривые тесно связаны с данными (в отличие от диаграммы, которая может отображаться на некотором расстоянии от представляемых на ней данных), они четко показывают отношения между значениями данных, использованных для их создания.

• В Excel 2010 можно создать три вида инфокривых: строка, столбец или выигрыш/проигрыш.

• Инфокривые-строки иллюстрируют тенденции и изменения значений с течением времени.

• Инфокривые-столбцы позволяют сравнивать значения.

• Инфокривые выигрыша/проигрыша позволяют анализировать значения относительно стандарта.

Добавление инфокривых на лист.

Инфокривые добавляются в любое место листа, где требуется показать тенденции данных, сравнения или сводки. Чтобы добавить инфокривые и настроить их в соответствии со своими потребностями, выполните следующие действия.

1. Откройте или создайте лист в Excel 2010. При создании листа введите данные, которые будут служить основой для инфокривых.

2. Выделите ячейки с данными, которые следует отобразить на инфокривой.

3. На вкладке «Вставка» выберите тип создаваемой инфокривой: строка, столбец или выигрыш/проигрыш.

4. В диалоговом окне «Создание инфокривых» отображается диапазон ячеек, выбранных в верхнем поле данных;

1. В диалоговом окне «Создание инфокривых» выберите поле

2. «Диапазон расположения», а затем в листе щелкните ячейку, где будет отображена инфокривая.

3. Нажмите кнопку «ОК». Инфокривая добавлена в документ.

4. Чтобы настроить вид добавленной инфокривой, щелкните элементы в группе «Отображение/скрытие» на вкладке «Работа со спарклайнами. Макет». По мере выбора на примеры в коллекции «Стиль» добавляются новые точки, как показано на рисунке.

1. Чтобы выбрать цвет маркеров, отображаемых на инфокривой, нажмите стрелку «Цвет маркера».

2. Задав необходимые параметры форматирования спарклайнов, их можно скопировать и вставить в другие ячейки листа. Excel выполнит обновление ссылок, требуемое для правильного представления инфокривых в ячейке

Примечание. Параметры форматирования для инфокривых являются групповыми, что означает, что изменения одной инфокривой повлияют на формат всех инфокривых группы. Чтобы изменить отдельную инфокривую (например, выделить ее цветом), удалите ее из группы, щелкнув ее и выбрав на вкладке «Работа с инфокривыми» в области «Группа» вариант «Разгруппировать».

Совет. Чтобы удалить ненужную инфокривую из листа, выделите ее, щелкните «Очистить», а затем щелкните «Очистить выбранные инфокривые» в области «Группа» на вкладке «Работа с инфокривыми».

1. Эффективное представление идей

Просматривая большие рабочие листы, пользователи, не знакомые с представляемыми данными, могут пропустить основные моменты, с которыми им нужно разобраться. Для выделения важных элементов данных в листах в приложение Excel 2010 включен ряд функций условного форматирования. Далее перечислены некоторые элементы, привлекающие внимание пользователя к важным данным и объясняющие их значение.

Наборы значков используются для отображения в ячейках небольших значков, которые, например, обозначают максимальные, средние и минимальные значения.

Гистограммы используются для сравнения значений в диапазоне ячеек

Привлечение внимания к данным с помощью наборов значков

Если необходимо обратить внимание на определенный диапазон ячеек в листе, рекомендуется воспользоваться наборами значков. Наборы значков представляют собой небольшие изображения, отображаемые с данными в ячейке и помогающие пользователю понять их значение. Например, в ячейке, где указан низкий объем продаж, может стоять красный флажок, а в ячейке с максимальным значением объема продаж — зеленый флажок.

Excel 2010 представляет новые функции, которые расширяют возможности наборов значков. В новые наборы значков включены новые наборы оценок, такие как звездочки и прямоугольники. Для создания собственных вариантов отображения наборов значков применяется настройка параметров форматирования.

Использование улучшенных наборов значков для выделения данных

С помощью наборов значков можно легко выделить ключевые значения данных.

Excel 2010 содержит 20 наборов значков, упорядоченных в четыре категории: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Теперь можно без труда отформатировать и настроить наборы значков так, чтобы пользователи, просматривающие лист, обращали внимание на самые важные данные. В гистограммах присутствуют градиенты, связанные с отображаемыми на них значениями, поэтому там можно отмечать как положительные, так и отрицательные значения. Одним словом, эти возможности позволяют лучше контролировать зрительные образы, выбранные для представления данных на листе. Для использования набора данных для отображения значений выполните следующие действия.

1. Откройте нужный лист Excel.

2. Выберите отдельную ячейку или диапазон ячеек, куда следует добавить наборы значков.

3. На вкладке «Главная» в группе «Стили» выберите пункт «Условное форматирование».

4. Щелкните «Наборы значков», после чего откроется список наборов значков, как показано на рисунке

5. В
   ыберите набор значков, который нужно применить к выделенным ячейкам.

6. Чтобы настроить набор значков, выделите ячейки, на вкладке «Главная» в группе «Стили» выберите пункт «Условное форматирование» и щелкните «Управление правилами».

7. В диспетчере правил условного форматирования нажмите кнопку «Изменить правило». Откроется диалоговое окно «Изменение правила форматирования», как показано на рисунке.

1. Чтобы изменить внешний вид отдельного значка, щелкните стрелку вниз справа от нужного значка и выберите новый значок.

2. Измените диапазон значений, представленный значком, изменив параметры «Значение» и «Тип» каждого значка.

3. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку «ОК». Обновления автоматически отобразятся на листе.

1. Новые возможности гистограммы

Гистограммы предлагают еще один тип элемента условного форматирования в Excel 2010, позволяющий анализировать значения данных в диапазоне ячеек. Благодаря улучшениям в гистограммы можно включать отрицательные значения и применять форматы для более простого понимания (см. рис. 3).

Сравнение и анализ значений с помощью гистограмм

С помощью гистограмм можно быстро сравнить значения данных. Гистограммы используются для отображения диапазона значений, в который могут входить положительные и отрицательные числа.

1. Выберите диапазон ячеек, куда следует добавить гистограммы.

2. На вкладке «Главная» в группе «Стили» выберите пункт «Условное форматирование».

3. Щ
   елкните «Гистограммы», чтобы открыть список стилей гистограмм для применения к выбранным ячейкам, как показано на рисунке. При наведении указателя мыши на каждый стиль выводится вариант предварительного просмотра. Выберите подходящий стиль

4. 4.

   Б.

   е.

   Чтобы активировать функцию добавления отрицательных значений, еще раз щелкните «Условное форматирование», а затем — «Управление правилами».

5. В диспетчере правил условного форматирования нажмите кнопку «Изменить правило». В диалоговом окне «Изменение правила форматирования» нажмите кнопку «Отрицательные значения и ось».

6. В
   диалоговом окне «Настройка отрицательных значений и оси» выберите цвет заливки и параметры оси, которые будут применены к отображению отрицательного значения. Можно также задать цвет оси.

7. Чтобы применить изменения, нажмите кнопку «ОК». В выделенных ячейках появится гистограмма с выбранными отрицательными значениями.

Совет. Чтобы изменить внешний вид гистограмм, отображаемых в ячейках, выберите либо градиентную заливку, либо сплошную заливку. Кроме того, для более привлекательного вида данных на листе можно настроить заливку и границы.