Контроль как функция менеджмента. Этапы, технология и правила контроля

МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ ПМР

ГОУ СПО «Каменский политехнический техникум им. И.С.Солтыса»

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

ОТКРЫТОГО УРОКА

ДИСЦИПЛИНА: Менеджмент

ТЕМА: «Контроль как функция менеджмента. Этапы, технология и правила контроля»

РАЗРАБОТАЛ:

преподаватель спецдисциплин

Жуковский Геннадий Григорьевич

Дата проведения открытого урока: 24 мая 2016 г.

Каменка, 2016 г.

Содержание:

1. Пояснительная записка

2. Цели, задачи урока

3. Структура занятия

4. Лекционный материал

5. Приложения

2

Пояснительная записка

Учебная дисциплина "Менеджмент" является общепрофессиональной, устанавливающей базовые знания, необходимые для освоения специальных дисциплин.

Изучение дисциплины формирует понимание управления как области профессиональной деятельности, требующей глубоких теоретических знаний и применение на практике рекомендации теории менеджмента, а также усвоение общих закономерностей, принципов, функций и методов управления организациями.

Дисциплина "Менеджмент" базируется на знаниях и умениях, полученных студентами при изучении социально-экономических дисциплин, раскрывает практику управления во всех ее проявлениях, рассматривает проблему, как добиваться поставленной цели, используя труд, интеллект и мотивы поведения людей.

При изучении дисциплины необходимо постоянно обращать внимание студентов на ее прикладной характер, показывать, где и когда изучаемые теоретические положения и практические навыки могут быть использованы в будущей профессиональной деятельности. Изучение материала необходимо вести в форме, доступной пониманию студентов.

Управление - процесс бесконечный. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации удается определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации? Ответ прост. Все это достигается с помощью контроля. Контроль это процесс, с помощью которого руководство организации определяет, правильны ли управленческие решения и не нуждаются ли они в корректировке.

Контроль - третий основной компонент (функция) управления, процесс получения и переработки информации о ходе и результатах процесса и принятия на ее основе управленческого решения. Контроль включает в себя наблюдение, изучение, анализ, диагностику и оценку эффективности деятельности исполнителей.

В данной методической разработке рассмотрены сущность и виды контроля с применением информационно-коммуникационных технологий. Приведены варианты индивидуальных заданий, авторская презентация. Методическая разработка предназначена для студентов всех специальностей, изучающих дисциплину «Менеджмент».

Целью данной методической разработки является демонстрация методики преподавания по дисциплине «Менеджмент», направленной на оптимизацию учебного процесса и качественное усвоение изучаемого материала.

Представленный материал предназначен для оказания помощи преподавателю в подготовке к проведению теоретических занятий, в подборе и разработке авторских презентаций, а также знакомит с принципами, формами, методами организации учебного процесса. 3

Тема открытого урока:

«Контроль как функция менеджмента. Этапы, технология и правила контроля»

Методическая тема техникума: «Развитие профессиональной компетенции педагогов как условие повышения качества подготовки студентов в период перехода на новые образовательные стандарты»

Методическая тема ЦМК: «Компетентностный подход- основа формирования личности студента»

Индивидуальная тема: «Формирование информационно-коммуникативной компетентности будущих управленце среднего звена сферы сервиса»

Цели урока:

Методическая: - реализация основной методической темы техникума, темы ЦМК, индивидуальной темы преподавателя.

Обучающая:

• расширить и углубить знания студентов об особенностях управленческого цикла;

• сформировать знания о сущности и значении контроля в управленческой деятельности;

• раскрыть место контроля и взаимосвязь элементов управленческого цикла;

• сформировать знания об этапах и технологии контроля;

• рассмотреть и проанализировать основные правила эффективного контроля;

Развивающая:

– формирование и развитие навыков и умений логического мышления, увязывания практического жизненного опыта с теоретическим материалом дисциплины;

– развитие коммуникативных навыков в индивидуальной и групповой работе;

Воспитательная: – воспитание познавательной активности, развитие внимательности, приобщение к культуре управленческой деятельности

Тип урока: комбинированный

Вид занятия: урок систематизации и обобщения

Метод обучения: объяснительно-иллюстрационный, словесный, наглядный, видеометод

4

Внутрипредметные связи: Тема: «Цикл менеджмента-основа управленческой деятельности»

Межпредметные связи: 1) Техническое обслуживание автомобилей. Темы: «Методы и процесс диагностирования», «Основные нормативы технического обслуживания и ремонта автомобилей»

2) Метрология, стандартизация. Тема: «Организация работ по стандартизации»

3) Информационные технологии. Тема: «Прикладное программное обеспечение в профессиональной сфере»

Комплексно-методическое обеспечение урока:

ПК, ММ-монитор, ММ-сообщения-презентации студентов по заданным темам: «Теории мотивации», «Содержательная теория мотивации Абрахама Маслоу», ММ-презентация лекции «Контроль как функция менеджмента. Этапы, технология и правила контроля», видеофайл-презентация «Системы мониторинга автомобильного транспорта», тестовый материал.

• Литература: основная: Е.Л. Драчёва, Л.И. Юликов Менеджмент.

-М:Академия, 2008

• дополнительная: Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс Учебник.-М.: МТУ,1995

Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. -М.: Банки и Биржи, 1995

5

Структура занятия:

1. Организационный момент:

   1. Проверка посещаемости студентов

   2. Проверка готовности к занятию

1. Актуализация опорных знаний

   1. Фронтальный блиц-опрос

Ответить на вопросы:

1. Дайте определение понятию «менеджмент»?

2. Дайте определение понятию «менеджер»

3. Какие уровни менеджеров существуют?

4. Кто относится к менеджерам высшего, среднего, низового звена?(примеры)

5. Что понимается под термином «управлением»?

6. Распределением каких ресурсов предприятия занимаются менеджеры различных уровней?

7. Что такое «среда существования предприятия»?

8. Какие элементы составляют внешнюю среду предприятия?(прямого и косвенного воздействия)

9. Назовите основные элементы управленческого цикла

10. Что понимают под термином «планирование»?

11. Что понимают под термином «организация»?

12. Раскройте содержание терминов «мотив» и «мотивация»?

13. Что лежит в основе мотивации по Маслоу?

14. Каким общим действием объединены элементы цикла управления?

1. Индивидуальное решение ситуационных заданий по теме «Мотивация» (Приложение 1)

6

1. ММ-сообщения-презентации студентов по заданным темам: «Теории мотивации», «Пирамида потребностей А. Маслоу»,

1. Постановка цели и задач, сообщение темы занятия. Мотивация учебной деятельности

1. Усвоение новых понятий и способов действий

   1. Сущность понятия контроль, его место в управленческом цикле

   2. Цели и задачи контроля

   3. Процесс и этапы контроля

   4. Технология и правила контроля

   5. Правила (рекомендации) эффективного контроля (по Г. Шрёдеру)

   6. Применение программного обеспечения в системе контроля и учёта автотранспортного предприятия (просмотр видеофайла «Системы мониторинга автомобильного транспорта»)

1. Закрепление новых знаний

1. Фронтальный устный опрос

2. Решение ситуационных заданий по правилам эффективного контроля

1. Подведение итогов урока

1. Выставление оценок и их комментирование

1. Информация о домашнем задании

7.1 Изучение нового материала по опорному конспекту и учебнику (Е.Л. Драчёва, Л.И. Юликов Менеджмент.-М:Академия, 2008 стр.81-85)

7.2 Подготовка к итоговому тестированию по ранее изученным темам дисциплины

1. Внеаудиторная самостоятельная работа

1. Подготовить доклад-презентацию по теме «Управляющая пятерня»

1. Рефлексия (заполнение ментальных карточек)

7

Приложения

Ситуационные задачи по теме домашнего задания («Мотивация и теория потребностей»)

Задача № 1. Вы- мастер в автосервисном предприятии. К Вам приходит рабочий и требует повышения заработной платы. При этом он ссылается на то, что на другом предприятии он может получать больше и уволиться, если ему не повысят заработную плату.

Вопросы:

1. Считаете ли Вы поведение работника правильным?

2. Как Вы построите свою беседу с ним?

3. Что Вы предпримите в отношении работника?

Задача №2. Вы -мастер в автотранспортном предприятии. В Вашем коллективе работают следующие сотрудники:

1. Иван Иванович –электрик, 21 год. Очень подвижный мужчина, который постоянно куда-то торопится, бежит, появляется то там, то здесь. Когда он беседует с кем-то, то постоянно меняет позу, вертит что-то в руках, отвлекается, разговаривает сразу с несколькими людьми. Его легко заинтересовать всем новым, но он сравнительно быстро остывает. Преобладающее настроение – веселое, бодрое. На вопрос: «Как дела?» – отвечает с улыбкой: «Очень хорошо», - хотя иногда оказывается, что дела и на работе и в личной жизни не так уж хороши. Огорчений не скрывает, рассказывает о них, но всегда бодро добавляет: «Это как-то случайно получилось…»; «Это можно исправить». Иногда огорчается, но недолго. Быстро успокаивается и снова смеется. В делах, особенно в трудных, проявляет большую энергию и заинтересованность, крайне работоспособен. Легко сходится с новыми людьми. Быстро привыкает к новым требованиям.

2. Пётр Петрович –механик,40 лет. Спокоен, малоразговорчив. Окружающие говорят, что он глуповат, но работает хорошо: никогда не делает ошибок в расчетах. Обычно не ссорится. Коллеги считают, что он очень увлечен работой, так как забывает об обеде и не ходит в столовую. Его уважают за аккуратность и добросовестность в работе, но говорят, что Пётр Петрович необыкновенно упрям, и заставить его выполнить работу, которую он не хочет делать, невозможно.

Вопросы:

1. Какие основные потребности этих людей согласно пирамиде Маслоу?

2. Какими способами Вам следует удовлетворять их потребности?

3адача № 3. Старшего мастера автотранспортного предприятия Сорокина Ивана Петровича как хорошего специалиста повысили в должности. Теперь он стал заместителем начальника цеха, однако через некоторое время стало ясно, что он не справляется со своими обязанностями и его повышение оказалось преждевременным. Таким образом, он получил сообщение, что понижен в должности (до мастера). Иван Петрович расценил это как личное оскорбление и уволился с работы.

Вопросы:

1. Правильно ли он поступил?

2. Какая потребность Сорокина была не удовлетворена?

3. Как следовало поступить, чтобы избежать такой ситуации?

8

Лекционный материал: «Контроль как функция менеджмента. Этапы, технология и правила эффективного контроля»

+ (Презентация)

Слайд 2. Слово «контроль» как и слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе - это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Слайд 3 Контроль является фундаментальным элементом процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Слайд 4. Существуют следующие определения понятия контроль. Они взаимно дополняю друг друга и помогают лучше понять сущность термина.

Слайд 5. Элементы контроля:

Субъект контроля — тот, кто осуществляет контроль,

Объект контроля — то, что подлежит контролю,

Предмет контроля — набор вопросов и критериев, согласно которым организуется контроль,

Цель контроля,

Задачи контроля, 9

Принципы контроля,

Технология контроля,

Процесс контроля

Слайд 6 Цели контроля:

1. Своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений;

2. Наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучения работников оказать им реальную практическую помощь;

3. Обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности и системы управления.

Слайд 7 Задачи контроля:

1. Диагностика состояния дел на предприятии;

2. Обратная связь с работниками;

3. Информирование работников;

4. Ориентирование деятельности;

5. Побуждение или мотивация;

6. Организация деятельности подчиненных;

7. Изучение и распространение передового опыта

Слайд 8 Инструменты контроля:

1. Учёт

2. Анализ

3. Наблюдение

4. Проверка

Слайд 9 Процесс контроля

Процесс контроля включает три этапа:

1. выработку стандартов и критериев;

2. измерение достигнутых результатов и их сопоставление с установленными стандартами;

10

3. принятие необходимых корректирующих действий, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов

Слайд 10-11-12-13 Выработка стандартов и критериев

Этот этап процедуры контроля предусматривает определение:

• показателей результативности;

• масштаба допустимых отклонений.

Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования.

Показатели результативности – это совокупность конкретных критериев (в данном случае - прибыль 1 млн. долл. и период времени один год), анализ значений которых позволяет оценить степень выполнения работы.

Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению.

Измерение достигнутых результатов и их сопоставление с установленными стандартами

Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, включает:

а) измерение результатов и сравнение отклонений от плановых показателей с их допустимыми значениями;

б) передачу и распространение информации;

в) оценку информации.

Измерение результатов

Важной задачей является обеспечение согласованности скорости, частоты и точности измерений с деятельностью, подлежащей контролю. В коммерческой деятельности цель проведения измерений состоит в увеличении прибыли, а не в том, чтобы точно установить, что же происходит на самом деле.

Передача и распространение информации. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

За последние годы достигнуты очень большие успехи по распространению информации, имеющей исключительно количественный характер. Сейчас менеджер имеет возможность получить важную информацию в синтезированном виде с уже проведенными необходимыми сопоставлениями почти в момент поступления исходных данных. 11

Оценка информации о результатах. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как.

Действия

На этом этапе процесса контроля менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:

1. ничего не предпринимать (если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются);

2. устранить отклонение .

3. - пересмотреть стандарт (иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты).

Слайд 14 Технология контроля

Слайд 15. Первая группа

(Выбор концепции контроля)

Включает:

Система, процесс или частные проверки

Определение предмета и цели контроля

Определение контролирующего органа

Слайд 16. Вторая группа

Процесс определения норм контроля)

Содержит этические, правовые, производственные и другие нормы контроля

Слайд 17. Третья группа

Процесс определения объема и области контроля

(полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и т.п.)

Слайд 18. Четвертая группа

Объединяет в себе методы или виды контроля, например,

1. предварительный (диагностический, терапевтический),

2. текущий,

3. заключительный и др.

Слайд 19. Пятая группа

Процесс определения цели контроля, в который входят:

1. целесообразность

2. правильность

3. регулярность

4. эффективность контроля

12

Слайд 20. Характеристики эффективного контроля

1. Стратегическая направленность (целеустремлённость)

2. Ориентация на результаты

3. Соответствие делу

4. Своевременность

5. Гибкость

6. Простота

7. Экономичность

Слайд 21. Типичные ошибки контроля

Слайд 22. Правила (рекомендации), при проведении контроля, для уменьшения его возможных негативных проявлений
(по Г.Шредеру) :

1. Сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс;

2. Сотрудник должен знать, что именно контролируется;

3. Контролировать следует открыто;

4. Осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;

5. Осуществляя контроль, необходимо придерживаться товарищеского тона при общении;

6. При доведении рабочих указаний особое внимание следует уделять изложению признаков контроля.

7. Контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса;

8. Необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель;
   
   

Слайд 23-24. Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий:

1. Самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков

2. Постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения).

3. Контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т.п.

13

1. Менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.

2. Контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности

Вопросы для контроля качества усвоения нового материала

1. Что такое «контроль» в управленческом цикле?

2. В чём состоит необходимость контроля?

3. Перечислите цели, задачи элементы и инструменты контроля

4. Перечислите этапы контроля, дайте характеристику каждого из них

5. Перечислите группы технологии контроля

6. Перечислите характеристики эффективного контроля

7. Назовите типичные ошибки контроля и их последствия

8. Как можно снизить негативный эффект проведения контроля?

9. Перечислите условия, соблюдение которых поможет менеджеру проводить контроль эффективно

Вопросы для контроля качества усвоения просмотренного видеофайла:

Каким образом программное обеспечение помогает проводить контроль в системе учёта автотранспортного предприятия?

Какие системы АТП подвергаются контролю?

Какие инструменты контроля в деятельности АТП используются?

В чём эффективность проведения мониторинга АТ?

14

Разноуровневые письменные тестовые задания

Лёгкий:

1. В чем основное отличие предварительного, текущего и заключительного контроля?

а. в объеме

б. во времени осуществления

в. в методах

г. в объеме и методах

2. Кто должен осуществлять контроль за выполнением поставленных задач перед коллективом?

1. Специалисты;

2. Работники;

3. Руководители;

4. Отдельные руководители;

5. Министерства.

3. Контроль-это…

1. Вид управленческой деятельности по обеспечению выполнения определенных задач и достижения целей организации;

2. Вид человеческой деятельности;

3. Наблюдение за работой персонала организации;

4. Наблюдение за выполнением персоналом отдельных заданий;

5. Постоянная проверка того, как организация осуществляет свои цели и корректирует свои действия

Средний:

1. Собственниками, менеджментом и назначенными сотрудниками организации осуществляется ... кон-троль.

а. тотальный

б. внутренний

в. предварительный

г. наглядный

2. Сущностью контроля как функции менеджмента является…

а. -постоянный процесс согласования направлений деятельности подразделений организации

б. -учет, количественная и качественная оценка результатов работы

в. -постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения проблем во внутренней и внешней среде

г. -определение целей и показателей эффективности деятельности

3.К педагогическим качествам, которыми должен обладать руководитель, относятся:

а. -умение анализировать собственную деятельность;

б. -способность к изучению иностранных языков;

в. -способность принимать интуитивные решения;

Трудный: 1. Формируя систему эффективного контроля, менеджмент должен устанавливать ... стандарты и нормы.

а. разнообразные и необязательно реалистичные

б. удобные и выгодные работникам

в. как можно более жесткие

г. адекватные и понятные сотрудникам

2. Эффективность системы контроля должна:

а. удовлетворять работников компании

б. быть минимальной

в. выбираться исходя из личных предпочтений менеджеров

г. превышать затраты на его обеспечение

3. В тех случаях, когда цель не может быть достигнута из-за ошибочно завышенных требований, руководители прибегают к:

а. увольнению виновных сотрудников

б. непопулярным способам стимулирования работников, вплоть до угроз и наказаний

в. пересмотру первоначальных стандартов

г. снижению заработной платы ответственных менеджеров

15