Методическое пособие по MS Access

Введение:

Несмотря на появление новых технологий в области управления базами данных и новых систем управления базами данных, Microsoft Access остается одним из наиболее популярных продуктов в этой области. Это, прежде всего, связано с тем, что Microsoft при создании новых версий сохраняет совместимость с предыдущими версиями. Вы можете быть уверены, что созданные вами ранее приложения можно будет использовать и в дальнейшем.

MS Access является системой управления реляционными базами данных, которые в настоящее время являются наиболее распространенными и фактически стали промышленным стандартом. MS Access входит в состав Microsoft Office. В настоящем  учебном пособии  рассматривается работа с русифицированной версией этого продукта.

Настоящее пособие представляет интерес для учащихся специализированных школ, лицеев, колледжей и высших учебных заведений, которые изучают обработку информации с помощью ЭВМ.  Учебное пособие содержит большое количество иллюстраций, которые помогут вам эффективно знакомиться с изложенным в нем материалом. Для закрепления полученных новых знаний в пособии предусмотрены «Вопросы-задания» и «Практические задания», которые позволят произвести тренировку в теории и практике по мере усвоения. После изучения каждой главы вам будет предложено выполнить тестовые задания, которые позволят оценить ваши знания по изучению данной главы. В учебном пособии описаны основные аспекты данного продукта, используются обобщающие таблицы для систематизации знаний и выделения главных и ключевых понятий темы. После изучения материала вам предлагается сделать лабораторный практикум по СУБД Access, для оценки своих возможностей.

Учебное пособие начинается с азов использования программы MS Access до публикации готовых баз данных в Интернете.

Данным учебным пособием необходимо пользоваться учащимся, которые уже изучили азы компьютера  или изучают их параллельно с данной программой.

Глава I. Знакомство с базой данных MS Access.

1. Что такое MS Access.

В настоящее время термины база данных и система управления базами данных используются исключительно как относящиеся к компьютерам.

Для того чтобы найти базу данных MS Access воспользуйтесь кнопкой Пуск или программой нахождения файлов и папок. Любая база данных созданная в MS Access имеет особый значок в виде ключа (смотри рисунок 1 на кнопку системного меню). Но можно воспользоваться и другими известными вам способами нахождения нужной программы.

Большинство баз данных, независимо от того, реализованы ли они на компьютере или нет, для хранения данных используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями.

Для начала необходимо познакомиться с некоторыми основными элементами главного окна MS Access.

Кнопка системного меню. Для открытия системного меню щелкните на расположенной в левом верхнем углу пиктограмме в виде ключика – визитной карточки MS Access.

Главное меню. Между строкой заголовка и панелью инструментов располагается главное меню. Помимо того, что оно разделяет две панели, это меню будет объектом нашего пристального внимания при знакомстве с командами и функциями.

Панель инструментов. Здесь расположены наиболее часто используемые кнопки для операций в окне MS Access.

Служебные кнопки. Это кнопки, расположенные в правом верхнем углу любого окна. Если перечислять слева направо, эти кнопки отвечают за следующие действия:

первая кнопка – Свернуть – сворачивает активную программу на панели задач;

вторая - Восстановить – заставляет активную программу занимать либо часть экрана, либо полный экран;

третья - Закрыть – закрывает окно.

Строка состояния. Все, что программа хочет сообщить пользователю, появляется в виде сообщения в строке состояния.

Окно базы данных. В самой середине расположилось окно базы данных, которое будем подробно рассматривать позднее.

Панель задач. Вдоль нижнего края экрана расположена панель задач, представляющая собой очень простое и удобное средство для быстрого переключения между программами. Каждая загруженная в текущий момент программа представлена здесь соответствующей кнопкой. Для того чтобы перейти к другой программе, достаточно просто щелкнуть на нужной кнопке.

Вызов справки. Данная кнопка вызывает помощника для дальнейшей работы с ним. Если у вас возник вопрос или требуется помощь (консультация) по работе с MS Access, щелкните по данной кнопке и задайте вопрос.

Кнопки панели Объекты в левой части окна соответствуют объектам, составляющим базу данных. В верхней части окна базы данных расположены четыре кнопки для работы с этими объектами:

Открыть – выводит на экран текущий объект;

Конструктор – позволяет изменить объект;

Создать – создает новый объект;

Х – удаляет текущий объект.

Остальные кнопки, расположенные правее, определяют, в каком виде будет представлен список объектов базы данных:

Таблица 1. Назначение кнопок в окне базы данных на панели инструментов – смотрите документ.

Вопросы - задания:

1. Дайте определение базы данных.
2. Что такое поля и записи?
3. Для чего нужны служебные кнопки?
4. Из чего состоит главное меню?
5. Зачем нужна кнопка системного меню?
6. Из чего состоит панель объектов?
7. Зачем нужна строка состояния?
8. Из чего состоит окно базы данных?
9. Перечислите кнопки на панели инструментов в базе данных.
10.  Какие функции закреплены за кнопками на панели инструментов в базе данных?

Практическое задание:

1. Откройте любую готовую базу данных.
2. Внимательно рассмотрите окно базы данных.
3. Попробуйте выбрать несколько элементов на панели объектов.

2. Краткий обзор меню MS Access.

      Взаимодействие с MS Access осуществляется посредством выбора команд из текущего меню. Большинство команд является иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.

Аналогично другим программам, функционирующим под Windows, меню MS Access изменяется в зависимости от конкретной ситуации. Окну каждого типа соответствует свой собственный набор команд и функций, применимых только к объекту данного типа.

Выбор команд меню. Для выбора команды из строки меню вы можете воспользоваться любым из следующих способов:

Наиболее простой способ предполагает использование мыши. Для выполнения команды поместите курсор мыши на требуемую команду и нажмите кнопку мыши.

Если вы предпочитаете пользоваться клавиатурой, вначале переместите курсор в строку меню. Для этого нажмите клавишу F10 или Alt. Затем поместите световой указатель на требуемую команду и нажмите Enter.

В качестве альтернативного способа выбора команды меню с помощью клавиатуры вы можете нажать Alt+подчеркнутый символ ее имени. При таком выборе команда будет выполняться сразу же после нажатия без последующего нажатия клавиши Enter.

На рис. 2 показан результат выбора команды Сервис. Отметьте, что команды настроенного меню имеют более интенсивную окраску.

Команды меню Файл. Команды Создать и Открыть этого меню предназначены для создания новой или открытия уже существующей базы данных. Кроме команд печати, предварительного просмотра, закрытия окон, с которыми вы уже знакомы, меню содержит команды экспорта и импорта данных, а также установления связи с внешними таблицами.

В нижней части меню находятся имена баз данных, с которыми вы недавно работали. Если вы хотите открыть базу данных, сначала просмотрите данный список. Если она находится в этом списке, вам нет нужды искать ее в окне диалога «Открытие файла базы данных». Просто выберите пункт меню с именем базы данных или введите ее номер, и база данных откроется.

В нижней части меню Файл находится команда Выход. Она означает выход из Access вообще, а не из текущего окна. Если вы хотите просто закрыть окно, выберите команду Закрыть.

Меню Правка. В окне базы данных меню Правка содержит команды Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить, Переименовать, известные по другим приложениям, работающим под Windows. Команда Создать ярлык позволяет создавать ярлыки для выбранных объектов.

В других режимах работы в этом меню появляются новые команды для редактирования активных объектов.

Меню Вид. Команды Таблица и Список определяют способ отображения объектов в окне базы данных. При выборе Таблица в окне базы данных выводится подробная информация об объектах базы данных в виде таблицы. Если вы не нуждаетесь в этой информации, выберите команду меню Список и подробная информация исчезнет. Вы также можете выбрать команду Крупные значки для окна базы данных, как показано на рис. 4.

Команда Объекты базы данных обеспечивает допуск к объектам определенной категории аналогично панели управления объектами. Команда Свойства выводит на экран дополнительную информацию о выбранном объекте базы данных, такую как дата и время его создания.

Команда Упорядочить значки представляет в ваше распоряжение стандартные средства упорядочения объектов. Кроме того, вы можете воспользоваться командой Выстроить значки.

Команда Панели инструментов обеспечивает средства для настройки меню и панели инструментов.

Меню Вставка. Меню Вставка в окне базы данных используется для добавления новых объектов – таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным – в окне базы данных. Быстрее и проще это сделать с помощью кнопки Создать, находящейся на панели инструментов окна диалога. Альтернативную возможность добавления объектов в базу данных представляют команды меню Вставка.

Меню Сервис. Если вы ранее работали с приложениями Microsoft Office, то в меню Сервис вы обнаружите уже знакомые команды Орфография и Автозамена. Кроме того, в этом меню присутствуют команды управления базой данных. Со многими из них мы познакомимся в дальнейшем, а сейчас рассмотрим команду Параметры. При выборе этой команды на экране откроется окно диалога, представленное на рис. 5. Нажимая мышью ярлыки, вы сможете выбирать вкладки, каждая из которых содержит логически сгруппированные параметры системы.

Вопросы – задания:

1. Какие существуют способы выбора команд меню?
2. Какие команды входят в меню Файл? Для чего они нужны?
3. Какие команды содержатся в меню Правка, Вид, Вставка и Сервис?

Практическое задание:

1. Откройте любую базу данных.
2. Попробуйте открыть все окна описанные в этом параграфе.

Весь материал - смотрите документ.