Система управления базами данных. Microsoft Office Access

Вопросы:

·      Что такое СУБД?

·      Элементы баз данных, такие как таблица, форма, запрос и многое другое.

СУБД – система управления базами данных – это программное обеспечение, которое предназначено для создания, хранения и обработки баз данных. Системы управления базами данных позволяют создавать структуру базы данных, заполнять ее информацией, редактировать структуру и содержание, выполнять сортировку данных, осуществлять поиск информации в базе данных, выводить нужную информацию на экран монитора, в файл и на бумажный носитель, устанавливать защиту баз данных. СУБД помогает работать с большими объёмами информации, собирая все данные в большую справочную систему, при помощи которой можно быстро искать и выбирать нужную информацию.

В настоящее время существует большое количество различных СУБД. По способу доступа к базам данных их можно разделить на две группы: настольные и серверные.

Настольные СУБД ориентированы на обслуживание одного пользователя, работающего на определённом компьютере с базами данных в любой момент времени. К настольным СУБД относятся:

·      Microsoft Access;

·      Paradox;

·      OpenOffice.org Base;

·      FoxPro.

Недостатки настольных СУБД стали очевидными, когда возникла необходимость одновременной работы с ними большого числа пользователей. Поэтому следующим этапом развития СУБД стало создание серверных СУБД.

Серверные СУБД используют принцип централизованного хранения и обработки данных, который основан на архитектуре клиент-сервер.

СУБД, хранящая данные, и прикладная программа, интерпретирующая эти данные, являются разными приложениями, то есть существуют приложение-сервер и приложение-клиент. К серверным СУБД относятся:

·      Microsoft SQL;

·      Informix;

·      Sybase.

Итак, более простыми и распространёнными настольными базами данных являются Microsoft Access и OpenOffice.org Base. На данном уроке мы с вами познакомимся с программой создания баз данных OpenOffice.org Base.

Для начала запустим эту программу и познакомимся с её интерфейсом.

Открываем приложение OpenOffice Base. В появившемся окне выбираем пункт “Создать новую базу данных”. Нажимаем кнопку готово и в появившемся окне указываем имя базы данных и путь для сохранения. В нашем случае назовём базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся» и укажем путь к своей рабочей папке.

Появится окно программы. Вверху находится строка заголовка, где указано название нашей базы данных и программы, в которой оно открыто. Чуть ниже находится строка меню, панель инструментов, рабочая область и строка состояния.

Основными объектами базы данных являются таблицы, формы, запросы и отчёты.

Таблицы - главный объект базы данных. Он предназначен для хранения данных. На основе таблицы создаются остальные объекты базы данных. Реляционная база данных может состоять из множества взаимосвязанных таблиц.

Следующий объект – формы. Формы являются вспомогательными объектами. Их создают для того, чтобы работа пользователя при вводе, просмотре и редактировании данных в таблице была более удобной.

Запросы – это команды и их параметры, с которыми пользователь обращается к СУБД для поиска данных, сортировки, добавления, удаления и обновления записей.

Отчёты – это документы, которые формируются на основе таблиц и запросов. Они предназначены для вывода на печать.

Давайте создадим базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся», которая будет содержать сведения об учащихся: номер, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения и класс; и оценки за первую четверть по учебным предметам: математика, русский язык, биология, химия, физика и английский язык.

Данная база данных будет состоять из двух таблиц. Первая таблица будет содержать поля: номер, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и класс. Вторая: номер, оценки по математике, русскому языку, биологии, химии, физике и английскому языку за первую четверть.

Итак, создадим первую таблицу и назовём ее «Сведения об учащихся». Для этого в рабочей области слева выберем объект Таблицы и справа Создать таблицу в режиме дизайна. В появившемся окне в столбце имя поля укажем название первого поля: номер и укажем его тип: числовой. Далее имена второго, третьего, четвёртого и пятого полей будут фамилия, имя, отчество, пол, а их тип будет текстовым. Поле дата рождения будет типа дата, а класс – числовой.

Прежде чем сохранить таблицу, необходимо указать поле – ключ. Вспомним, что ключ – это поле или совокупность полей, значения которых в записях не повторяются, то есть являются уникальными. В нашем случае это будет поле с именем «Номер». Для этого нажмём на ячейке рядом с названием поля правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберем первичный ключ.

Теперь сохраним нашу таблицу при помощи команды Файл далее сохранить как. Указываем имя таблицы «Сведения об учащихся» и нажимаем окей. Закрываем нашу таблицу.

Обратите внимание, что в рабочей области Таблицы появилась наша сохранённая таблица. Для редактирования/изменения данной таблицы необходимо выделить её левой кнопкой мыши и на панели инструментов нажать кнопку «редактировать». Снова откроется наша таблица в режиме дизайна. Здесь мы можем добавлять и удалять поля, изменять их тип и многое другое.

Аналогичным образом создаём и сохраняем ещё одну таблицу с именем «Оценки первая четверть».

Полем-ключом в этой таблице будет поле с именем «Номер». Поля с именами номер и Оценки по математике, русскому языку, биологии, химии, физике и английскому языку в данной таблице будут относится к числовому типу.

Для заполнения таблицы можно использовать несколько способов: первый непосредственно вводить данные в таблицу – и второй создать форму для ввода информации.

Давайте таблицу «Сведения об учащихся» заполним методом ввода данных в неё. Для этого откроем её двойным щелчком мыши по ней. И введём необходимые данные. Первая запись будет содержать следующее: Номер: 1; Фамилия: Иванов, Имя: Андрей; Отчество: Игоревич; Пол будем обозначать буквами м или ж. В данном случае м. Дата рождения 3.06.2000. Класс 11.

Для перехода к следующей ячейке можно использовать клавишу Tab или стрелку на клавиатуре «Вправо». Аналогично заполним все ячейки данной таблицы.

Есть ячейки, в которых данные отображаются не полностью, то есть не вмещаются в размер поля. Для того, чтобы расширить размер поля необходимо подвести курсор к правой границе названия поля, курсор изменится на стрелку. Теперь нажимаем левую кнопку мыши и растягиваем поле до нужного размера. После заполнения нажимаем кнопку cохранить и закрываем нашу таблицу.

Вторую таблицу «Оценки первая четверть» заполним с помощью форм. Для этого в объектах таблицы выберем формы, затем будем использовать мастер для создания форм. В появившемся окне выбираем необходимую таблицу, затем выбираем нужные для заполнения поля путём перемещения из левого окна в правое. Одинарная стрелка для перемещения по одному полю, двойная – для перемещения всех полей сразу. Так как нам нужно заполнить всю таблицу – выберем все.

Нажимаем дважды кнопку дальше. На пятом шаге выбираем оформление нашей формы. Обратите внимание, что при выборе формы можно просмотреть, что в итоге получится. Выберем первую. Можно выбрать расположение текста по отношению к ячейкам для заполнения: слева или справа. Переходим к седьмому шагу путем нажатия на кнопку дальше дважды. На данном шаге выбираем цвет оформления формы. Например, светло-синий. И на последнем, восьмом шаге зададим имя форме «Первая четверть». Нажимаем кнопку готово.

Откроется форма для заполнения. Вводим необходимые данные о первом учащемся. Номер - 1. Для перехода к следующей ячейке можно использовать левую кнопку мыши, щелкнув в нужном месте или клавишу Tab. Далее математика – 5, русский язык – 4, биология – 4, химия – 5, физика – 4 и английский язык – 5.

Чтобы перейти к заполнению данных о втором учащемся необходимо нажать на кнопку следующий или клавишу Tab. Заполняем сведения о данном учащемся и остальных аналогичным образом.

После заполнения данной формы просто ее закрываем. Для просмотра данных таблицы можно перейти к объектам таблицы и открыть «Оценки первая четверть».

Данная база данных может быть в дальнейшем изменена путём редактирования (исправление, удаление) старых или внесения новых данных, изменения содержимых отдельных полей и структуры всей таблицы.

К таблице можно применять такое действие как сортировка. Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию. Давайте отсортируем данные в таблице сведения об учащихся. Будем сортировать поле фамилия в алфавитном порядке, то есть по возрастанию. Для этого откроем таблицу, поставим курсор в поле – фамилия и нажмем на кнопку сортировка на панели инструментов. Обратите внимание, что все фамилии упорядочились по алфавиту.

На данном уроке нам также необходимо познакомиться с таким объектом как запросы.

Запрос (справка) – это таблица, которая содержит интересующие пользователя сведения, извлечённые из базы данных. Таблица содержит записи и поля, которые содержатся в запросах на выборку данных, удовлетворяющих заданным условиям (условиям выбора).

Условия выбора записываются в форме логических выражений, сформированных из высказываний на естественном языке. Для задания условий выбора используются простые и сложные логические выражения.

В данной таблице приведены простые логические выражения и их значения.

К сложным относятся следующие логические операции: и, или, не. И говорит о том, что должны выполняться оба условия, или – хотя бы одно из двух, не означает отрицание условия.

Давайте разберёмся на примере. Необходимо создать запрос, который выведет на экран номер, фамилию и имя учащихся, оценки которых выше 3 по математике и выше 4 по биологии.

Для этого откроем нашу базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся».

Прежде чем создавать запросы, давайте свяжем наши таблицы между собой.  В реляционной базе данных связи создаются для сохранения синхронизации. Они позволяют избежать избыточности данных, то есть, например, при создании нашего запроса, если мы не свяжем таблицы между собой, то оценки выше трёх по математике и выше четырёх по биологии будут повторяться для каждого учащегося. Связи с обеспечением целостности данных позволяют следить за тем, чтобы данные в одной таблице соответствовали данным в другой.

Для этого в строке меню выбираем сервис  в появившемся окне связи. У нас отображаются две наших таблицы. Будем связывать два поля с именами номер в первой и второй таблицах. Связать таблицы очень просто. Подведём курсор к названию поля «Номер» в таблице «Оценки первая четверть», нажимаем и удерживаем левую кнопку мыши и переносим ее к полю «Номер» в таблице «Сведения об учащихся» и отпускаем левую кнопку мыши. В результате связь отобразится в виде линии между полями.

Нажимаем кнопку сохранить и закрываем окно «Связи».

Теперь мы можем создать запрос. Для этого выбираем объект запросы и создание запроса в режиме дизайна. В появившемся окне выбираем таблицу «Сведения об учащихся» и нажимаем кнопку добавить, затем аналогичным образом добавляем таблицу «Оценки первая четверть». Закрываем окно. Теперь в поле таблица выбираем название таблицы из которой будут взяты данные, а в строке поле выбираем название поля. Например, нам нужен номер. В поле таблица выбираем имя таблицы «Оценки первая четверть», а в имени поля выбираем номер. Далее выбираем имя таблицы «Сведения об учащихся» и имя поля – фамилия. Все остальные поля выбираем аналогичным образом.

Теперь нам необходимо осуществить выборку данных по полям математика и биология. Для этого в строке критерий поля математика ставим знак больше и цифру 3, а в поле биология больше 4.

Сохраняем данный запрос под именем «Оценки по математике и биологии». Закрываем запрос.

Для просмотра результатов открываем наш запрос двойным нажатием левой кнопки мыши на нём. Перед нами сформировалась таблица, в которой указаны учащиеся с оценками выше трёх по математике и выше четырёх по биологии.

При помощи запросов пользователь может быстро найти в базе данных и вывести на экран компьютера необходимую информацию. Но в некоторых случаях найденную информацию необходимо представить в определённой форме и подготовить к выводу на печать. Данный этап работы называется подготовкой отчётов.

Важно запомнить:

·      СУБД – это программное обеспечение, которое предназначено для создания, хранения и обработки баз данных.

·      По способу доступа к базам данных СУБД можно разделить на две группы: настольные и серверные.

·      Таблицы – главный объект базы данных. Он предназначен для хранения данных.

·      Формы являются вспомогательными объектами. Их создают для того, чтобы работа пользователя при вводе, просмотре и редактировании данных в таблице была более удобной.

·      Запросы – это команды и их параметры, с которыми пользователь обращается к СУБД для поиска данных, сортировки, добавления, удаления и обновления записей.

·      Отчёты – это документы, которые формируются на основе таблиц и запросов. Они предназначены для вывода на печать.

·      Рассмотрели интерфейс программы OpenOffice Base и научились создавать такие объекты как таблицы, формы и запросы.