Тайменеджмент в рамках курса вожатского мастерства

Тема № 6 «Тайм-менеджмент»

Цель: научить эффективно управлять своим временем.

Задачи:

• Изучить понятие «тайм-менеджмент»;

• Познакомиться с несколькими методиками;

• Познакомиться с основными правилами тайм-менеджмента;

• Применить полученные знания на практике.

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Нам часто кажется, что всю нужную информацию мы можем удержать в голове. Это неправильно. В любом возрасте. Потому что так мы загружаем рабочую память и, если говорить совсем просто, нам становится сложнее думать и действовать. В нашей голове царит хаос из дел нерешенных, недодуманных, забытых, и он мешает осознать, чем мы занимаемся в данный момент.

Школьникам бороться с этим хаосом должен помогать дневник, но не все любят в него заглядывать. Дневник (особенно с двойками) вызывает неприятные ассоциации. Чтобы от них избавиться, можно попробовать завести дневник «Личных дел». Это может быть красивый блокнот или даже специальная программа вроде Todoist. В этой аналогии с рабочим ежедневником не будет двоек и будет приятное ощущение взрослости.

Но заполнять его пока рано. Для начала научимся понимать, что вообще нужно сделать в этот день/неделю/месяц. Для этого попробуем «разгружать рабочую память».

Два метода для этого мы подсмотрели у Максима Дорофеева, а он подсмотрел у других хороших авторов.

Первый – «Метод созерцания точки» – у Андрея Швецова. Все что нужно – это взять листок, ручку, расположиться поудобнее и попытаться сконцентрироваться на одной точке. Мозг быстро посчитает это занятие скучным и внимание начнет переключаться на что-то другое. Именно это нам и нужно. Записывать нужно все, что приходит в голову – так и получится список того, что имеет значение в данный момент.

Всплывать в процессе будут и невыученные уроки, и внеклассные занятия, и просто желания поиграть или встретиться с друзьями. На листке должно оказаться все – разбираться будем позже.

Второй метод – «Метод спусковых крючков» – придумал Дэвид Аллен. Он чуть сложнее, чем первый. Теперь мысли в голову посылает не наше рассеянное внимание, а список определенных слов. Во взрослом списке это «работа», «домашние дела», «спорт» и т.д. В подростковом мы собрали слова, подходящие по возрасту. Скачать такой список можно здесь.

Как им пользоваться?

• Сядьте в спокойном тихом месте, где вы сможете хотя бы десять минут побыть в тишине (лучше, если это место будет далеко от компьютера и смартфона).

• Положите перед собой белый лист бумаги — туда вы будете записывать все возникающее в голове.

• Возьмите список спусковых крючков и начинайте неспешно и вдумчиво читать пункт за пунктом.

• Если тот или иной спусковой крючок сработает, напомнив вам о потенциально забытом деле, запишите это дело на листке и продолжайте читать список дальше.

• Когда список спусковых крючков закончится, оставайтесь на месте в течение трех-пяти минут. В этот момент из вашего сознания может всплыть что-то еще.

Что это даст? После использования одного из методов, у подростка появится список актуальных дел.

Список дел есть, но брать первое попавшееся и делать – не продуктивно. Для начала нужно поделить дела из списка хотя бы на три категории: сегодня, в течение недели, в течение месяца. Как показывает практика, последняя группа обычно превращается в «когда-нибудь». Делить можно с помощью коробочек, программ или того же листа бумаги. Главное, чтобы к задачам легко можно было вернуться.

Список разделили, теперь оформляем список в нашем дневнике «Личных дел». Здесь существует масса советов. Кто-то говорит не дробить дела на слишком мелкие пункты, другие утверждают, что задачи должны быть максимально разделены на шаги.

Мы предлагаем делать так, как вам удобно. Но лучше всего, если глядя на пункт в списке, сразу будет понятно как начать выполнять задание. Например, не просто «встретиться с Сережей», а «прийти на встречу с Сережей в понедельник в 17.30» или    не просто «сделать ДЗ по математике», а «открыть учебник по математике на странице N и решить две задачи». Здесь можно обратиться к нелюбимому школьному дневнику.

Как составить такой список после разгрузки рабочей памяти – понятно. А что делать на следующий день? Можно опять разгрузить память и воспользоваться списком дел на неделю.

Что это даст? Подробный список дел на день с максимально понятными пунктами.

Но как понять, сколько вы можете сделать за день? Как не перегружать свой день, но и не давать излишне лениться? Нужно последить за продуктивностью с помощью таймера.

Попробуйте засечь сколько времени уходит на выполнение стандартных действий. Например, на решение одной задачи по математике, упражнения по русскому языку или дз по литературе. Понятно, что задания могут быть разной сложности, но можно измерить их примерную продолжительность. Это поможет осознать, что домашнее задание, на самом деле, занимает не весь день. Стоит лишь разбить его на небольшие блоки и отключить на это время мобильный.

Докажем это на простом примере. Как вы думаете, сколько времени вы будете мыть 10 тарелок и 10 стаканов? 15 минут? 20 минут? Может быть 30?

Если засечь время с помощью таймера, то мы узнаем, что на мытье одной тарелки уходит 30 секунд, а стакана – примерно 40. Итого на такое количество посуды мы потратим около 12 минут.

Что нам дает эта информация? Теперь, когда мы увидим, что у нас есть свободные 12 минут. Например, перед приходом курьера или началом любимого сериала, мы сможем потратить их именно на мытье посуды, так как точно знаем сколько нам нужно времени.

Что кажется наиболее выполнимым «прочитать параграф» или «прочитать параграф за 10 минут»?

10 правил тайм-менеджмента

Планировать заранее

Приучитесь вести списки в блокноте или приложении. Этот процесс можно организовать, например, так: в один файл записываете все задачи и планы, в том числе «домашку», подготовку к экзаменампоездки, семейные походы и так далее. Затем в блокноте эти задачи разбиваются по дням. Такой метод позволяет не держать важное в голове и при этом иметь представление, к какому сроку и что нужно сделать.

Буферные зоны

При ежедневном планировании обязательно оставляйте значительный запас между задачами, никогда не планируйте их впритык, даже если кажется, что ребенок успеет прийти со школы, пообедать и приступить к урокам в течение часа. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу, сборы и так далее. Мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время, а любая задержка приводит к смещению всего расписания.

Порядок

Сколько времени можно потратить зря, перебирая кипы бумаг в поисках нужной! Чтобы этого избежать, необходимо привести всё в систему и постепенно ее совершенствовать. Организуйте пространство на столе, в учебниках и в ноутбуке. Складывайте конспекты и заметки в папки (используя разделители для выделения конкретных тем). Маркируйте темы цветом, используя, например, разноцветные разделители или наклейки. А также держите рабочий стол в порядке.

Начинать с самой сложной задачи

Психология человека такова, что он лучше возьмется за легкую задачу, а тяжелую оставит на потом. Кажется, что такой подход помогает «раскачаться», но получается, что к самой важной задаче (как правило, это и есть самая сложная) человек приступает уставшим. Неразумно тратить силы на ерунду, а к важному относиться по остаточному принципу. Как приступить к делу с энтузиазмом, читайте ниже.

Разбивать большие задачи на маленькие

Можно не просто на маленькие, а на крошечные. Вот как мог бы выглядеть список задач для подготовки к экзамену: открыть учебник → прочитать главу → ответить на вопросы → решить примеры из тетради.
Напоминалки

Школьникам следует установить в телефоне или на компьютере напоминания о ключевых датах и сроках. Выбирайте вариант, который вам по душе. Одному подойдет распечатка расписания для планирования занятий, а другому — мобильник с напоминанием о важных датах и времени.

Обратный отсчет

Нужно научиться планировать работу с конца, от срока сдачи. Основываясь на опыте выполнения предыдущих заданий, вы будете в состоянии прикинуть время, необходимое для каждого этапа. Понятно, что эти расчеты приблизительны, но всё же это лучше, чем полагаться на авось. Нужно записать все этапы работы в обратном порядке и для каждого указать примерные сроки выполнения.

Обратный отсчет в планировании

Нужно предусмотреть запас времени между завершением задания и сроком сдачи на случай непредвиденных обстоятельств, например болезни (буферные зоны нужны не только в ежедневном планировании).

Повторение

Полезная привычка — каждую неделю и каждый месяц повторять пройденный материал. Ученики, которые не жалеют на это времени в течение года, оказываются в выигрыше. Им требуется меньше времени на подготовку к экзаменам.

Выделить время на повторение сложно. Всегда есть более срочные задачи, поэтому нужно заранее планировать время для этого. Например, в субботу выделить часа два на повторение пройденного материала. Бывает, что достаточно пробежаться глазами по темам. Иногда приходит понимание, что какая-то тема буквально вылетела из головы, и ее нужно просмотреть более подробно.

Нет отвлекающим факторам

Следуйте правилу: во время работы нельзя отвлекаться. Помехи мешают мозгу обрабатывать информацию — в результате ее сложнее усвоить и труднее потом вспомнить. Чтобы не отвлекаться во время занятий, нужно как минимум отключить электронные устройства и сосредоточиться на поставленной цели.

Сохранять внимание на протяжении нескольких часов очень сложно, поэтому необходимы перерывы, во время которых вы сможете ответить на сообщение или позвонить.

Вечерний обзор

Анализируйте прошедший день. Каждый вечер можно посвятить 5–7 минут тому, чтобы оценить прошедший день, посмотреть календарь на следующий, актуализировать его, сделать то же самое со списком задач и настроиться на завтрашние дела. В конце выходных можно посвятить этому 10–15 минут.

Это очень простая практика, которая делает человека намного продуктивнее и снижает долю хаоса в жизни. А чем меньше хаоса, тем меньше энергии тратится вхолостую.

Задание:

1. Завести планер своей команды (можно виртуальный);

2. Распланировать свою неделю