Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки

Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки

Ранее уже отмечалось, что бумажные трудовые книжки перестанут заводить только с 1 января 2021 года. Но сам процесс перехода на новый формат ведения кадровой документации для работодателей начнется уже в 2020 году. Отметим основные этапы:

• с 2020 года передавать сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения должны будут в электронном виде;

• в 2020 году трудовые книжки будут вестись как в электронном виде (на площадке ПФР), так и бумажном;

• до 01.07.2020 года работодатель должен уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки;

• до 31.12.2020 года работодатель должен получить от сотрудников уведомления о принято решении. Таким образом, трудовые книжки могут вестись с решения работника только электронном виде, либо единовременно и в электронном, и в бумажном;

• осуществить переход работников на электронные трудовые книжки;

• с 01.01.2021 оформлять для впервые трудоустраивающихся работников электронные трудовые книжки.

Таким образом, в течение года работодатель должен провести ряд мероприятий:

• издать приказы о плане перехода на электронные трудовые книжки, о назначении ответственных за выполнение перехода;

• внести изменения в должностные инструкции;

• дополнить в соответствии с новым форматом работы локальные акты;

• скорректировать график документооборота;

• обеспечить техническую готовность;

• уведомить всех работников, а также получить заявления в произвольной форме о выборе формата ведения трудовой книжки;

• провести проверку бумажных трудовых книжек;

• подготовить отчет в ПФР;

• среди работников провести разъяснительную работу относительно особенностей электронных трудовых книжек, назначения и особенностей;

• выдать работникам, которые выбрали способ ведения трудовой книжки исключительно в электронном виде, бумажные трудовые книжки.