Табличный процессор MS Excel 2007

Цель: Ознакомиться с интерфейсом Excel, получить  навыки работы с программой Excel. Научиться вводить формулы, строить диаграммы, проводить элементарную статистическую обработку данных.

Задачи обучения: Формирование умений и навыков  работы с блоками, ввода формул, построения диаграммы,  проведения  элементарных статистических обработок данных  с помощью  табличного процессора MS Excel.

Основные вопросы темы:

Пользовательский интерфейс.

Работа с блоками.

Работа с Мастером функций.

Работа с Мастером диаграмм.

Проведение статистической обработки данных: определение среднего значения, дисперсии.

Построение полигонов и гистограмм.

Математическая модель корреляционной зависимости и построение графика.

Переход от одного листа к другому. Создание заголовков листов.

Вставка в формулы ссылок на данные других листов. Консолидация данных на листе.

Присвоение имен ячейкам. Использование имен. Проверка книг.

Ошибки при работе с таблицами.

Ограничение доступа к документам. Открытие доступа к документам Excel и объединение книг.

Теоретический блок

Интерфейс Excel 2007 построен по аналогии с интерфейсом Word 2007 и кардинально отличается от предыдущих классических версий 1997-2003.

Все, что создавалось в рабочей среде Word 2007, называлось документами. В силу специфики создаваемых в Excel 2007 «документов» (по сути это электронные таблицы) они получили название рабочая книга. Каждая рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов, названия которых отображаются в нижней части рабочего экрана (по умолчанию Лист1, Лист2 и т.д.). Если требуется создать новый рабочий лист, то щелкните мышью по пиктограмме Вставить лист, которая находится справа от названия последнего рабочего листа.

Каждый рабочий лист представляет собой сетку, состоящую из столбцов и строк. В месте пересечения строки и столбца образуются ячейки, для каждой из которых определяется уникальный адрес, который называется ссылкой. Так, например, в месте пересечения столбца с А и строки с номером 3 образуется ячейка, адрес которой определен в виде А3. Адреса используются при записи формул или обращении к ячейкам.

Стартовое окно программы содержит три пустых листа рабочей книги.

Вверху находятся семь лент с инструментами: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Каждая лента состоит из панелей, на которых, собственно, и расположены инструменты для работы с электронными таблицами. Как правило, на панель вынесены наиболее часто используемые инструменты. Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.В левом верхнем углу окна программы находится главная кнопка программы "Office".

По умолчанию программа сохраняет файл с расширением xlsx, который не смогут прочитать предыдущие версии Excel. Для того чтобы документ был совместим с ранними версиями электронных таблиц, необходимо во время сохранения файла выбрать соответствующую опцию.

Лента — это новый центр управления.

Вместо трех десятков скрытых панелей инструментов и команд, находящихся внутри меню, теперь появился единый центр управления — лента. На ней объединены и визуализированы все важные инструменты.

Лента состоит из объектов трех типов: вкладок, групп и команд.

Лента содержит три основных типа объектов:

Вкладки. Вкладок всего семь, и они находятся в верхней части окна. Каждая из них предоставляет возможность выполнять основные задачи, предусмотренные в Excel.

Группы. Каждая вкладка состоит из групп, объединяющих связанные друг с другом элементы.

Команды. Команда — это кнопка, поле для ввода данных или меню.

Основные команды Excel собраны на первой вкладке — Главная. По мнению, корпорации Майкрософт, эти команды являются наиболее часто используемыми при выполнении основных задач с листами.

Например, команды Вставить, Вырезать и Копировать расположены первыми на вкладке Главная в группе Буфер обмена. Далее в группе Шрифт находятся команды форматирования шрифта. Команды для центрирования или выравнивания текста по левому или правому краю расположены в группе Выравнивание, а команды для вставки и удаления ячеек, строк, столбцов и листов находятся в группе Ячейки.

В группах собраны все команды, которые могут понадобиться для выполнения конкретной задачи, и в процессе ее выполнения они всегда находятся в поле зрения, готовые к использованию, а не скрытые в меню. Эти важные команды отображены над рабочей областью.

Приведем пример удобства работы с ними. Если в ячейке нужно отобразить текст в несколько строк, не нужно выбирать команду меню, вкладку диалогового окна, а затем — параметр в диалоговом окне. Вместо этого можно просто нажать кнопку Переносить по словам в группе Выравнивание на вкладке Главная.

При этом откроется соответствующее окно с инструментами.

Проверка вводимых данных

Очень часто при вводе данных в ячейки электронной таблицы совершаются ошибки.

Если четко знать каким условиям должны удовлетворять вводимые данные, то ошибок можно избежать. Для этого надо задать условия проверки вводимых значений. Чтобы не допустить вышеуказанные ошибки, необходимо выделить диапазон ячеек, в которые будут вводиться данные. Затем выбрать инструмент "Проверка данных" на панели "Работа с данными" ленты "Данные". Из выпадающего списка выберите значение "Проверка данных".

В появившемся окне "Проверка вводимых значений" на вкладке "Параметры" задайте условия проверки.

На вкладке "Сообщение для ввода" введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда ячейка выбрана.

На вкладке "Сообщение об ошибке" введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда в ячейку введено ошибочное значение.

Вот как это будет выглядеть в процессе работы.

Если в окне "Проверка вводимых значений" на вкладке "Параметры" установить в поле "Тип данных" значение "Список", то можно упростить ввод повторяющихся данных.

Для этого надо предварительно ввести все допустимые значения из списка. Затем в поле "Источник" указать диапазон ячеек, где расположены допустимые списочные значения:

нажмите изображение таблицы, расположенной справа поля;

выделите диапазон ячеек;

повторно нажмите на изображение таблицы.

После этого, при выборе ячейки будет появляться стрелочка, нажав на которую можно выбрать нужное значение из списка.

Редактирование данных

Редактировать содержимое ячейки можно в строке формул или непосредственно в ячейке. Для редактирования на месте сделайте двойной щелчок на ячейке или, выделив ее, нажмите клавишу .

Для удаления данных из ячейки выделите ее и нажмите клавишу . При использовании клавиши очищается только содержимое ячейки, форматирование ее не изменяется. Команда Правка/Очистить позволяет выбрать, что именно очистить:

Все  - очистить все в ячейке, включая форматирование и примечания.

Форматы – очистить формат выделенных ячеек, т.е. заменить формат на Общий.

Содержимое – очистить только содержимое ячеек, без изменения формата и примечаний

Примечания – очистить примечания выделенных ячеек.

Условное форматирование

Excel 2007 предоставляет еще более мощные и удобные инструменты условного форматирования. Такое форматирование является удобным для анализа данных - можно раскрасить рабочий лист так, что каждый цвет будет соответствовать определенным данным. В таком случае хватит даже беглого взгляда на лист документа, чтобы оценить проблемные места.

Для применения условного форматирования служит кнопка "Условное форматирование" на панели "Стили" ленты "Главная".

По умолчанию программа автоматически определяет минимальное и максимальное значение в выделенном диапазоне и затем форматирует в равных процентных соотношениях.

Если вас не устраивают параметры форматирования по умолчанию, воспользуйтесь пунктом "Другие правила" для формирования нужных правил форматирования.

Следует обратить внимание на возможность условного форматирования одной ячейки, содержащей текст, число или дату. Данный способ позволяет быстро найти ячейки с определенным значением. Для применения такого вида форматирования, необходимо выделить ячейку, нажать кнопку "Условное форматирование" и выбрать пункт "Правила выделения ячеек".

Весь материал - в документе.