Технология хранения, поиска и сортировки информации средствами MS Access

Методическая разработка включает:

1.     Теоретический материал содержащий сведения о классах баз данных, современных системах управления данными и описанием основных типов полей и их свойств в СУБД Access.

2.     Лабораторный практикум по теме: «Системы управления базами данных MS Access»

2.1. Практическая работа 1. Создание и заполнение таблиц в базе данных, мастер подстановок.

2.2. Практическая работа 2. Ведение таблиц в базе данных, ключи, связывание таблиц.

2.3. Практическая работа 3. Запросы. Сложные запросы. Построитель выражений.

2.4. Практическая работа 4. Формы. Мастер форм. Отчеты. Мастер отчетов. Группировка. Итоги.

3.     Приложение в виде спроектированных реляционных баз данных из различных областей человеческой деятельности, предлагаемых для самостоятельной работы.

Разработка материала
для лабораторно – практических занятий
по дисциплине «Информатика и ИКТ» на
тему: «Технология хранения, поиска и сортировки информации»

Разработала Мирзаханова Р.М.

Теоретический материал.

База данных –это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных. Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса: табличные (реляционные), сетевые, иерархические.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнением содержимым, редактирования содержимого и отображаемых данных в соответствии с заданных критерием , упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передача по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper, Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основанных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access. База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы, состоящие из однотипных строк-записей. Каждая строка, в свою очередь, составлена из полей и называется записью. Если записей в таблице нет, то это значит, что структура базы данных образованна только набором полей. Изменяя состав

полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или несколько полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.

Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовка столбцов таблиц);

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю (напр.:№ телефона через разделитель);

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля, ( если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойства Имя поля);

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически ( средство автоматизации ввода данных);

Сообщения об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

Пустые строки – свойство, разрешающее ввода пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных );

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются . По этому полю также проверяются значения записей на наличие повторов.

Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

Текстовый –тип данных , используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

Поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста ( до 65 535 символов).Физически в хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;

Числовой –тип данных для хранения действительных чисел ;

Дата/время-тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;

Логический-тип для хранения логических данных(могут принимать только два значения, например: Да или Нет);

Поле объекта OLE- специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных;

Гиперссылка –специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы –состав таблиц, их структура и межтабличные связи. Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных.

В запросе данные можно упорядочивать, фильтровать, объединять и производить с ними необходимые итоговые вычисления. Запрос может формироваться с помощью – запросов по образцу (QBE) или с помощью языка структурированных запросов (SQL).

Формы служат для организации внесения информации в таблицы различными пользователями ,их использование позволяет легко автоматизировать ввод данных и исключить ошибки ввода . Формы могут также использоваться для просмотра запросов и таблиц на экране.

Отчет формируется для создания бумажного документа, т.е. для распечатки данных.

Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования : язык макрокоманд и язык Visual Basic for Application (VBA). Макросы позволяют автоматизировать повторяющиеся операции. Модули можно использовать для сложных вычислений. Макросы и модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access –формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедрение объекты- могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата .mdb .

Методическая разработка включает:

1. Теоретический материал содержащий сведения о классах баз данных, современных системах управления данными и описанием основных типов полей и их свойств в СУБД Access.

2. Лабораторный практикум по теме: «Системы управления базами данных MS Access»

   1. Практическая работа 1. Создание и заполнение таблиц в базе данных, мастер подстановок.

   2. Практическая работа 2. Ведение таблиц в базе данных, ключи, связывание таблиц.

   3. Практическая работа 3. Запросы. Сложные запросы. Построитель выражений.

   4. Практическая работа 4. Формы. Мастер форм. Отчеты. Мастер отчетов. Группировка. Итоги.

3. Приложение в виде спроектированных реляционных баз данных из различных областей человеческой деятельности, предлагаемых для самостоятельной работы

База данных «Работники предприятия».

Практическая работа 1 Создание и заполнение таблиц в реляционной базе данных, мастер подстановок.

Цели и задачи: проектирование и реализация информационной модели на примере кадровой службы работников предприятия. Конструирование и заполнение объектов базы данных.

Задание. Создать структуру базы данных в программе Microsoft Office Access, содержащую сведения о работниках предприятия и включающую несколько взаимосвязанных по ключу и мастером подстановки таблиц.

Методика выполнения работы

1. Пуск – программы – MS Office-Microsoft Office Access. Создание новой базы: в диалоговом окне (д/о) набрать имя папки и имя базы данных.

2. В (д/о) базы данных – выбрать «создание таблицы в режиме конструктора».

1) В (д/о) структуры таблицы заполнить столбцы: «Имя поля» - должность. «Тип поля» - текстовый. В «общих свойствах» (в нижней части окна) заполнить «размер поля» - 15 байтов.

2) Закрыть последнее д/о; сохранить, дать имя «должность» ; ключи не давать.

3) Щелкнуть дважды л/к/м по «должности», в д/о набрать 5-6 должностей. Закрыть.

1. Спроектировать таблицу, содержащую список основных полей, типы полей и свойства полей при поступлении работника на предприятие:

В д/о базы данных – выбрать «создание таблицы в режиме конструктора» и оформить таблицу следующим образом.

1) В д/о структуры таблицы заполнить столбцы: «Имя поля», «Тип поля», В «общих свойствах» ( в нижней части окна ) заполнить «размер поля» или формат поля (щелкнуть л/к/м в первой строке «общих свойств» и войти мышкой (щелкнуть л/к/м) в появившуюся стрелку. Так оформить вторую таблицу.

2) Закрыть последнее д/о; сохранить, дать имя «работники»;ключи не давать.

3) Для создания связи «таблица в таблице» использовать мастер подстановок.

Для этого щелкнуть п/к/м по последнему объекту, вызвать конструктор. В поле «должность», тип «текстовый» войти мышкой (щелкнуть л/к/м) в стрелку рядом со словом «текстовый», в появившемся списке выбрать «мастер подстановок» (щелкнуть л/к/м). В появившемся д/о выбрать готовый столбец подстановки, далее по пунктам соглашаться с д/о (на 3-ем шаге в окошечке «выбранные поля» стрелкой перебросить поле «должность» и всегда нажимать «далее». В конце «готово». Сохранить, закрыть .

4) Щелкнуть п/к/м по «работникам», вызвать конструктор; выделить «табельный №», на п/и главного меню нажать желтый ключик. Сохранить, закрыть д/о.

IV. Щелкнуть дважды л/к/м по «работникам», в открывшемся окне таблицы ввести 30 человек, заполнить все столбцы. Табельные номера давать следующие 101-130. Закрыть, сохранить.

Практическая работа 2. Ведение таблиц в базе данных, ключи, связные таблицы.

Цели и задачи: проектирование и реализация информационной модели на примере кадровой службы работников предприятия. Конструирование и заполнение объектов базы данных.

Задание. Дальнейшее проектирование таблиц, содержащих различного типа данные о работниках предприятия и связывание.

Методика выполнения работы

I. Продумать структуру другой таблицы

В д/о базы данных – выбрать «создание таблицы в режиме конструктора».

1) В д/о структуры таблицы заполнить столбцы: «Имя поля», «Тип поля», в «общих свойствах» (в нижней части окна) заполнить «размер поля» или формат поля (щелкнуть л/к/м в первой строке «общих свойств») и войти мышкой (щелкнуть л/к/м в появившуюся стрелку). Так организовать третью таблицу.

2) Закрыть последнее д/о; сохранить, дать имя «уволенные»; ключи не давать.

3) Щелкнуть п/к/м по уволенным», вызвать конструктор; выделить «табельный №», на п/и главного меню нажать желтый ключик. Сохранить, закрыть д/о.

II. Щелкнуть дважды л/к/м по «уволенным», в открывшемся окне таблицы ввести 30 человек, заполнить все столбцы. Табельные номера давать те же 101-130. Закрыть, сохранить.

III. В д/о базы данных в левой части окна выбрать «запросы». Выбрать «создание запроса в режиме конструктора». Далее:

1) Выделить «работники» - «добавить»;

2)Выделить «уволенные» - «добавить»; закрыть.

IV. В д/о бланка запроса щелкнуть дважды л/к/м по заголовку таблицы «работники». Выделенные строки под заголовком таблицы перенести в строку «поле» в заголовок пустого столбца (в нижней части таблицы). В д/о бланка запроса щелкнуть дважды л/к/м по заголовку таблицы «уволенные». Выделенные строки под заголовком таблицы перенести в строку «поле» в заголовок ближайшего пустого столбца (в нижней части таблицы). На п/и главного меню программы щелкнуть запуск (красный восклицательный знак). Проверить содержимое таблицы. Должно быть 30 строк. Закрыть, сохранить, дать имя.

Практическая работа 3 Запросы. Сложные запросы. Построитель выражений.

Цели и задачи: Использование встроенного языка запросов, умение конструировать сложные запросы к нескольким полям, используя логические связки «и», «или».

Задание. Показать связанные таблицы в. бланке запросов, умение выбирать нужные поля и ставить различные запросы, пользуясь встроенным языком запросов и построителем выражений.

Методика выполнения работы.

I. Щелкнуть дважды п/к/м по последнему запросу, копировать. Отвести мышку в сторонку, в белом, чистом поле д/о нажать п/к/м, выбрать команду «вставить», дать имя ( при выборе имени давать осмысленное название, относящееся по сути к теме запроса). Повторить операцию вставки; для всех запросов пользуясь языком запросов поставить условие в каждом заготовленном для запроса наборе данных. Для этого п/к/м щелкнуть по нужному запросу, вызвать конструктор, на пересечении строки «условие отбора» и столбца с нужной информацией вписать условие:

1) Для текстовых полей использовать команды Like, Between пользуясь приведенным синтаксисом:Like “a*” ; Beetween “b*” and “м*” (ключевые слова отделяются пробелами; значения заключаются в кавычки; можно использовать маски – “*”; либо логические операции – and, or ).

2) Для числовых, денежных типов, даты можно использовать знаки , =, и обращаться как с числами, пользуясь приведенным синтаксисом.

3) Для 7-го запроса – поставить курсор в столбце «дата рождения», в строке «условие отбора», вызвать на п/и главного меню построитель выражений . Изучить диалоговое окно построителя выражений, развернуть папку «функции», найти «встроенные функции», найти в среднем окошке функцию «дата/время», в последнем окошке функцию “year”, найти в левом окошке исходящую папку, найти в ней «дату рождения», - вставить. Дописать арифметическое выражение: + число=2008; ОК. Нажать кнопку запуска (!). Проверить данные.

4) Для 10-го запроса поставить курсор в заголовке столбца «зарплата». Выполнить вставка – столбца. Поставить курсор в заголовок получившегося столбца. Вызвать построитель выражений. Выделить в среднем окошке «зарплату» - вставить, дописать *2. ОК. Нажать кнопку запуска (!). Проверить данные.

Практическая работа 4 Формы. Мастер форм. Отчеты. Мастер отчетов. Группировка. Итоги.

Цели и задачи: научиться создавать различные формы и отчетности.

Задание. Организовать формы для дополнения, редактирования и удаления информации в информационной модели на примере кадровой службы работников предприятия. Конструировать и выводить различные виды отчетности используя встроенные возможности группировки по характерным признакам и значениям различных полей базы данных. Уметь выводить промежуточные и конечные итоги по признакам группировки.

Методика выполнения работы

I. Формы – построить в режиме мастера. Выбрать в «таблицах и запросах» наиболее полный документ. Далее выбрать все доступные поля стрелкой «» в выбранные. Далее в диалоговом окне пошагово создать форму. На последнем шаге изучить д/о, нажать «*», добавить одну, несколько записей. Закрыть д/о. Вернуться в Таблицы. Открыть «работников» ( в режиме таблицы); проверить добавленных. Открыть «уволенных» ( в режиме таблицы); проверить добавленных.

II. Отчеты- построить в режиме мастера. Выбрать в «таблицах и запросах» наиболее полный документ. Далее выбрать все доступные поля стрелкой «» в выбранные. Вернуть стрелкой «

код.работники, табельный.работники, табельный.уволенные. Далее. Уровни группировки выбрать семейное положение и выбрать уволенные.

Далее, сделать сортировку по должностям и по зарплате. Далее, итоги – выбрать Min, Max, Avg, Sum; выбрать посчитать проценты.

Далее, в диалоговом режиме выбрать оформление отчета. На последнем шаге дать имя и сохранить.

Закрыть сохранить все результаты

Выполнение задания по «Базам данных» (по дисциплинам «Информационные системы в профессиональной деятельности», «Информационные системы в профессиональной деятельности»)

Критерий оценки:

1. Итоговая работа по теме позволяет оценить умение проектировать объекты в различных областях человеческой деятельности, моделировать информационную систему, знания и данные, реализовать модель на на компьютере посредством построения реляционной базы данных, умения работать с различными типами данных, связывать таблицы, следить за достоверностью информации при ведении базы данных, выполнять выборки по различным критериям, пользоваться построителем выражений для вычислений и различными надстройками, модифицировать базу данных, редактировать информацию, выводить различные отчеты используя группировку и итоги. Итоговая работа позволяет оценить качество выполнения .

2. Оценка выводится следующим образом:

   1. За полное и правильное выполнение задания ставится «5»;

   2. 1 незначительная ошибка - оценка не снижается;

   3. 2-3 незначительные ошибки – оценка снижается на 1 балл; - «4»

   4. 4-5 ошибок оценка снижается на два балла. – «3»

   5. Неправильные вычисления и неправильное оформление – работа выполнена неудовлетворительно. – «2»